Pourquoi les projets de transformation échouent-ils ?

Les projets échouent, les planifications budgétaires ne correspondent pas aux dépenses réellement nécessaires et les collaborateurs sont frustrés parce que les progrès promis ne sont pas au rendez-vous. Des scénarios qui se produisent quotidiennement dans de nombreuses entreprises. Mais quelles en sont les raisons exactes ? Et comment les entreprises peuvent-elles s'assurer que leur transformation ne devienne pas une pierre d'achoppement, mais un succès durable ?

Raisons de l'échec

La raison toujours centrale est la sous-estimation de la complexité d'une transformation. Souvent, les responsables lancent leurs projets de transformation sans avoir une vue d'ensemble claire de tous les processus et systèmes informatiques concernés. Dans de nombreuses entreprises, les développements internes mis en œuvre auparavant et qui se sont développés en conséquence, les structures décentralisées ainsi que les multiples instances SAP ont formé un paysage difficile à harmoniser. Au lieu de normes uniformes, on y trouve un patchwork dont l'uniformisation engloutit beaucoup plus de temps et de ressources qu'on ne le pensait initialement.

De plus, au sein des entreprises, la collaboration entre l'informatique et les services compétents présente des lacunes. Les transformations SAP touchent inévitablement tous les secteurs d'une organisation, et pas seulement la partie technologique, comme on le croit à tort. Si aucune unité n'a été créée en amont entre tous les services et l'IT, la transformation aboutit encore souvent à des solutions qui, en fin de compte, ne répondent pas aux véritables besoins des futurs utilisateurs.

Un autre point faible est la gestion du changement. Transformation signifie nécessairement changement. Or, les changements suscitent au départ une certaine résistance chez de nombreuses personnes concernées. Il manque aux collaborateurs la compréhension essentielle de la nécessité de la transformation et des avantages applicables qui en découlent. Si toutes les personnes concernées ne sont pas impliquées dès le début, le risque de ralentir, voire de faire échouer le processus est considérable. Il en va de même si une explication complète n'est pas fournie ou si des questions restent sans réponse.

De plus, les projets de transformation sont mis en péril par un manque de priorités et de ressources. Dans de nombreuses entreprises, les opérations sont prioritaires, ce qui a pour conséquence que les responsables des compétences décisives ne disposent pas de capacités suffisantes pour la transformation. Parallèlement, les projets sont en concurrence avec d'autres initiatives stratégiques pour des budgets et des ressources en personnel limités - un mélange dangereux qui peut compromettre massivement le succès.

Phases décisives

Malgré les défis susmentionnés, les transformations SAP ne sont pas régulièrement vouées à l'échec. La clé réside dans une procédure bien organisée qui tient compte de toutes les phases décisives. Tout commence par une stratégie et des objectifs clairs. Les entreprises doivent se demander ce qu'elles veulent atteindre avec la transformation SAP et dans quelle mesure celle-ci s'inscrit dans leur stratégie d'entreprise à long terme. Seule une définition précise des objectifs permet de transformer une idée diffuse en un projet mesurable.

Dans la phase de planification, il s'agit de poser les bases du succès, en mettant l'accent sur une analyse détaillée des processus et systèmes actuellement en place, afin d'identifier les chevauchements, les structures redondantes ainsi que les potentiels d'innovation. Sur cette base, une feuille de route est élaborée, qui définit le déroulement dans le temps, les responsabilités et les étapes stratégiques, afin de donner au projet la structure et la clarté nécessaires.

Mise en œuvre sensible

Une fois le plan établi, la mise en œuvre peut commencer. Il s'agit sans doute de la phase la plus sensible, car les différentes étapes montrent à chaque fois la qualité de la planification initiale. Des processus sans heurts au sein de l'organisation SAP
Personne ne doit s'attendre à une transformation. Des adaptations mineures sont le minimum auquel les entreprises doivent s'attendre.

Toutefois, ce sont précisément ces ajustements et ces résultats qui sont importants pour reconsidérer à temps le processus prévu ou pour pouvoir le poursuivre en toute tranquillité. Des conseillers en transformation expérimentés assistent les entreprises concernées dans cette phase afin d'identifier les problèmes initiaux ou de procéder aux adaptations nécessaires. Si certains processus s'enlisent ou s'arrêtent, une stratégie de reprise cohérente est nécessaire. Les professionnels disposant de l'expertise nécessaire sont en mesure d'analyser les causes, de prendre des décisions rapides et de remettre le projet sur les rails. Ce point ne doit pas être sous-estimé afin que le financement soit maintenu et que le résultat prévu soit atteint avec succès.

L'utilisation des standards SAP devrait généralement réduire les développements internes au minimum afin d'augmenter l'adaptabilité du système. Les entreprises misent de plus en plus sur les technologies de l'informatique en nuage, qui leur offrent une agilité et une évolutivité supplémentaires.

Big Bang ou itératif ?

Une question centrale qui revient régulièrement dans de nombreuses entreprises est la suivante : quelle est la meilleure façon de procéder à la transformation ? Par petites étapes ou sous la forme du fameux "big bang", afin d'uniformiser directement tous les systèmes entre eux ? A ce stade, la prudence est de mise pour les décisions rapides, car outre la propension au risque, les ressources disponibles jouent également un rôle important. Le big bang n'est pas facile à gérer pour toutes les entreprises. Dans tous les cas, il faut une approche finement réfléchie qui représente une bonne voie pour toutes les parties concernées.

Les facteurs de réussite

Les transformations SAP ne réussissent que si certains facteurs de réussite sont pris en compte de manière conséquente. Tout d'abord, il est important que la direction stratégique coopère avec des partenaires expérimentés. Les décideurs doivent définir une vision claire et s'assurer que toutes les parties concernées adhèrent aux directives. Parallèlement, il faut des conseillers capables de relier la technologie et les processus commerciaux de manière à ce que tout soit adapté aux besoins individuels de l'entreprise.

En complément, la transparence et la communication prennent alors une place centrale. Toutes les phases du projet doivent être clairement communiquées, tant en interne qu'en externe, afin que les collaborateurs comprennent le sens et l'utilité des changements. Seuls ceux qui comprennent pourquoi la transformation est nécessaire participeront activement à sa mise en œuvre réussie.

Le levier de l'innovation par S/4 Hana ouvre en outre de nouvelles possibilités - de l'automatisation à l'analyse des processus en passant par l'intelligence artificielle. Les entreprises qui intègrent ces potentiels de manière stratégique créent la base souhaitée pour un succès durable et à long terme.

Une gestion de projet agile permet de compléter le processus. Des approches alternatives permettent d'atteindre les objectifs à temps, de minimiser les risques et de réagir de manière flexible à tous les changements qui surviennent.

Ce qu'il faut faire maintenant

Pour réussir une transformation SAP, les entreprises doivent comprendre leur propre statu quo. La clarification complète des processus et des systèmes existants et la désignation claire des points noirs augmentent les chances d'une harmonisation future.
Parallèlement, il s'agit de choisir les bons partenaires de transformation. Les partenaires de mise en œuvre et les conseillers ne doivent pas seulement être compétents sur le plan technique et professionnel, mais aussi être culturellement adaptés à l'entreprise. C'est la seule façon de créer une compréhension mutuelle et un environnement de travail productif pour un succès maximal. Car ce sont les décennies d'un avenir réussi qui sont au centre des préoccupations, et non le gain d'efficacité à court terme.

La transformation comme opportunité

Malgré tous les défis et les étapes de planification, les transformations SAP représentent une grande opportunité. Elles permettent aux entreprises d'optimiser et de modifier fondamentalement les processus commerciaux et d'exploiter les potentiels d'innovation dormants. Celui qui conçoit la transformation comme un projet stratégique, qui la planifie soigneusement et qui mise sur les bons partenaires, peut faire de ce changement une base solide pour la croissance et la compétitivité - et poser ainsi les jalons d'un avenir réussi.

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