Workflows, digitale Dokumente, standardisierte KPIs

Viele Unternehmen in Deutschland bilden personalwirtschaftliche Kernprozesse – Personaldatenmanagement, Entgeltabrechnung oder Zeitwirtschaft – mit den integrierten Funktionen von SAP Human Capital Management (SAP HCM) ab.

Für dezentral aufgestellte Firmen bedeutet das, dass der Verantwortliche vor Ort, also der Filial- oder Werksleiter, mit personalwirtschaftlichen, vor allem arbeitsvertraglichen Prozessen konfrontiert ist:

Er erstellt und prüft den Arbeitsvertrag bei der Einstellung, der Verlängerung einer Befristung, der Entfristung, der Versetzung oder der Vertrags­auflösung. Allerdings sind neben ihm in der Regel noch die zentrale HR-Organisation und eventuell ein HR-Business-Manager in der regionalen Personalabteilung in diese Prozesse involviert.

Manuelle Prozesse bremsen HR-Arbeit

In den meisten Fällen erfolgt die Abstimmung zwischen diesen Beteiligten manuell und papiergebunden und gestaltet sich dadurch recht komplex. Begleitende Dokumente – Vertrag, Personalbogen, Formulare, Bewerbungsunterlagen – werden ausgedruckt und oft mehrfach auf dem Postweg versendet.

Bei einem Einstellungsverfahren zum Beispiel fehlt dann die klare Sicht auf den gesamten arbeitsvertraglichen Prozess. Das hat zur Folge, dass die Beteiligten den aktuellen Bearbeitungsstatus des Vorgangs bei Bedarf umständlich per Telefon oder E-Mail erfragen müssen.

Generell verlängern sich aufgrund der zahlreichen Medienbrüche auch die Durchlaufzeiten. Man stelle sich vor, welche Laufzeiten in einer Firma anfallen, die deutschlandweit mehr als 100 Shops hat und arbeitsvertragliche Prozesse wie beschrieben ausführt.

Der Filial- oder Werksleiter muss daher für das Einstellungsverfahren eine erhebliche Vorlaufzeit einplanen, und es entsteht ein bürokratischer Overhead, der hohe Kosten verursacht.

Deutlich einfacher und effizienter ist es, wenn das Einstellungsverfahren, aber auch andere HR-Prozesse wie die Abwicklung von Überstundenanträgen workflowgestützt und damit standardisiert, durchgängig und automatisiert erfolgen.

Das erfordert den Einsatz einer IT-Lösung, die einfach zu bedienen ist und sich nahtlos in SAP HCM integriert, wie zum Beispiel die Location Suite von Treorbis. Sie ist modular aufgebaut und basiert auf Web Dynpro for Abap.

Workflow-Framework

Zentraler Kern der Location Suite ist ihr leistungsstarkes generisches und somit flexibles Workflow-Framework, der HCM-Prozessmanager. Dort werden alle Personaldaten zentral erfasst, verwaltet und bei Bedarf automatisch und mit allen erforderlichen Dokumenten zur Weiterbearbeitung direkt an die richtigen Stellen weitergeleitet.

Die Zeiten der lästigen Zettelwirtschaft, unleserlicher Handaufzeichnungen oder des Wartens auf Informationen sind damit vorbei. Auch der Filial- oder Werksleiter ist stets bestens informiert.

Ein Cockpit mit Ampelfunktionen zeigt ihm wichtige Termine wie den Ablauf einer Befristung an, sodass er die entsprechenden Maßnahmen pünktlich mit einem Mausklick anstoßen kann.

Arbeitsvertrag binnen Stunden

Dank des durchgängigen Daten- und Dokumentenflusses werden vertragsbezogene Vorgänge gestrafft, die Durchlaufzeiten verkürzen sich signifikant.

Mit der Treorbis Location Suite benötigt ein Einstellungsverfahren von der Erfassung der Personaldaten bis zur Vorlage des unterschriftsreifen Vertrags nur wenige Stunden.

Eine solche rasche Reaktion erhöht die Attraktivität eines Unternehmens als Arbeitgeber bei Bewerbern und bedeutet einen nicht zu unterschätzenden Imagegewinn.

Auch die Qualität der Daten profitiert, da alle Informationen nur einmal eingegeben werden müssen. Ob Einstellungsverfahren oder Vertragsänderung – ein Workflow leitet die erforderlichen Daten direkt an die entsprechenden Stellen in der regionalen oder zentralen HR-Organisation weiter.

Dabei ist die Abfolge der einzelnen Arbeitsschritte exakt definiert, genau wie auch festgeschrieben ist, welche Daten vom Personalverantwortlichen vor Ort einzugeben sind und den jeweiligen Stellen bereitgestellt werden.

Datenübertragung per Knopfdruck

Sind alle Angaben von den zuständigen Personalstellen geprüft und freigegeben, erzeugt der Verantwortliche per Knopfdruck den unterschriftsreifen Arbeitsvertrag und alle weiteren notwendigen Unterlagen.

Der Vertrag wird ausgedruckt und unterzeichnet, zusammen mit den übrigen Dokumenten eingescannt und automatisch mit einem QR-Barcode versehen. Das garantiert, dass die Dokumente reibungslos verarbeitet, dem richtigen Prozess in Form einer „elektronischen Umlaufmappe“ eindeutig zugeordnet und revisionssicher archiviert werden.

Prozessbegleitende Dokumente wie Verträge, Fragebögen oder Formulare lassen sich anhand vorab definierter, im HCM-Prozessmanager hinterlegter Textbausteine schnell und unkompliziert als PDFs erstellen, sogar im Corporate Design des jeweiligen Unternehmens.

Um die Prozesssicherheit zu gewährleisten, ist eine Weiterbearbeitung erst möglich, wenn alle erforderlichen Unterlagen vorliegen. Ein Status-Tracking informiert die beteiligten Mitarbeiter gemäß ihrer Rolle und Berechtigung automatisch über die anstehenden Aufgaben.

Ist der Vorgang dann abgeschlossen, werden alle Informationen mitsamt den entsprechenden Dokumenten per Knopfdruck in SAP HCM übertragen, wo sie den richtigen SAP-Infotypen zugeordnet beziehungsweise in der elektronischen Personalakte abgelegt werden.

Einheitliche KPIs

Sind die vertragsbezogenen HR-Prozesse erst einmal unternehmensweit harmonisiert, lassen sich auch einheitliche HR-Kennzahlen bilden, die für Analysen herangezogen werden können. Mithilfe des Softwaremoduls HCM Analytics, das integraler Bestandteil der Location ­Suite ist, kann der Filialleiter zum Beispiel aktuelle KPIs etwa zur Mitarbeiterfluktuation, zur Gehalts- oder Altersstruktur abrufen.

Auch Vergleiche zwischen der Mitarbeiterleistung des eigenen Standorts und der anderer Filialen oder des Gesamtunternehmens sind nun möglich, was wichtige Aufschlüsse zur Verbesserung der Personalarbeit liefert. Ein zentrales Dash-board stellt die HR-Kennzahlen grafisch übersichtlich dar, per Drill-down lassen sie sich bis auf die gewünschte Detailtiefe verfeinern.

HCM Analytics basiert auf der Lösung SAP BusinessObjects Dashboards, die Datenhaltung erfolgt in einem SAP Business Warehouse (SAP BW). Die Location Suite wird zudem stetig weiterentwickelt und verbessert – und dabei auch dem Trend zur IT-Konsumerisierung Rechnung getragen: Alternativ zur „klassischen“ Web-Dynpro-Darstellung werden bestimmte HR-Prozesse künftig auf der modernen und intuitiven SAPUI5-Oberfläche (Fiori) visualisiert.

Auf dem Prüfstand

Im Zuge der Planung und Realisierung workflowgestützter HR-Prozesse sind viele sehr unterschiedliche Herausforderungen zu bewältigen. Bei der Umsetzung eines entsprechenden Projekts sollte man daher auf einen erfahrenen HCM-Dienstleister wie Treorbis zurückgreifen, der über umfassendes Know-how, eine strukturierte Einführungsmethode und ein gewisses Fingerspitzengefühl verfügt, um den Anwendern Neuerungen nahezubringen.

Im Rahmen einer Ist-Analyse werden zunächst die Prozesse im Unternehmen kritisch hinterfragt, anschließend werden Verbesserungen für jeden einzelnen Schritt erarbeitet. Unter anderem werden Abläufe zusammengefasst und die Zahl der Begleitdokumente reduziert.

Auch die vorhandene IT-Landschaft kommt auf den Prüfstand. Als hilfreich erweist sich hier eine inkrementelle Vorgehensweise. Dabei wird mithilfe der BPMN-Methode (Business Process Model and Notation) zunächst ein Prototyp für die End-to-End-Prozesse modelliert, sukzessive auf die Anforderungen des Kunden zugeschnitten und bis zur Implementierungsreife verfeinert.

Der Aufwand und die Kosten für den Aufbau IT-gestützter Arbeitsflüsse bleiben dabei überschaubar. Die Workflow-Bestandteile – Bildschirmaufbau, Übergang zwischen Prozessschritten, Datenweitergabe oder Steuerung der Dokumente – sind in der Location Suite in Form wiederverwendbarer Komponenten abgebildet.