Wie künstliche Intelligenz Mehrwert im Geschäftsreisemanagement schafft

Mit dem SAP-eigenen KI-Assistenten Joule hat eine neue, anwendungsübergreifende Ära begonnen. Joule bündelt Daten aus allen Unternehmensbereichen und optimiert Arbeitsabläufe – im Geschäftsreisemanagement, aber auch in anderen Bereichen wie etwa Lieferkette, Beschaffung oder Personalwesen. Die von SAP auf der SAP Sapphire angekündigte wechselseitige Integration von Joule und Microsoft Copilot wird den Anwendungsspielraum abermals erweitern und die Produktivität anheben.

Das KI-Potenzial für Geschäftsreisen

Für CFOs, Travel Manager und Personalverantwortliche spielt es eine besondere Rolle, dass künstliche Intelligenz in das Geschäftsreisemanagement integriert ist. Weltweit investieren bereits 51 Prozent der CFOs in KI-Technologie1, um Geschäftsreisen effizienter zu gestalten – ein klarer Trend, denn 2023 waren es gerade einmal 15 Prozent. Und auch Reiseverantwortliche unter­streichen in der aktuellen Global Business Travel Survey die Relevanz von KI: 70 Prozent2 der deutschen Reiseverantwortlichen wünschen sich KI-Unterstützung.

Denn Geschäftsreisen sind mit großem Verwaltungsaufwand verbunden. Reisen müssen gebucht und Ausgaben eingereicht werden. Finanzteams müssen sie auf ihre Richtigkeit überprüfen, gegebenenfalls korrigieren und möglichst zeitnah abrechnen. Hier ergeben sich vielfältige Anknüpfungspunkte für künstliche Intelligenz, die nicht nur Abläufe für Mitarbeitende erleichtern, sondern auch Mehrwert erschließen können.
Die Geschäftsreisemanagement- und Reisekostenlösung SAP Concur verbessert bereits heute Prozesse durch KI-Integration und entlastet sowohl Reisende als auch Teams im Backoffice. Ein integriertes Geschäftsreisemanagement und intelligente Schnittstellen ermöglichen den Anwendern, ihren Buchungs- und Abrechnungsprozess an einem Ort durchzuführen. Gleichzeitig können Unternehmen Mitarbeiterausgaben jederzeit im Blick behalten und so Reisebudgets informiert steuern.

Seit über zehn Jahren kommt in SAP-­Concur-Lösungen KI-Technologie zum Einsatz. Joule markiert schon bald den nächsten Schritt auf der KI-Roadmap und lässt erahnen, wohin die Reise gehen wird: Reisebuchung und -kostenabrechnung erledigen sich künftig fast von selbst. Administrative Aufgaben werden KI-gestützt erledigt und geben so allen Beteiligten mehr Raum für wertschöpfende Tätigkeiten.

Kosten- und Quittungschaos vermeiden

Ob Zugticket oder Übernachtungskosten: Möchten Arbeitnehmende die Kosten einer Geschäftsreise erstattet bekommen, müssen sie einen Nachweis in Form einer Rechnung oder eines Belegs vorlegen. Um Papierberge zu vermeiden, können Unternehmen ihren Mitarbeitenden digitale Lösungen mit intelligenten KI-Algorithmen zur Reisekostenerfassung anbieten. So können sie im Café oder in der Mittagspause ein Foto ihres Belegs machen und leiten damit die Datenerfassung durch die integrierte künstliche Intelligenz ein.

ExpenseIt von SAP Concur analysiert ­fotografierte Belege oder PDFs KI-gestützt und extrahiert relevante Informationen. Dazu gehören Angaben auf dem Beleg (Name und Adresse des Rechnungsstellers, Angaben zum Aufwand sowie Rechnungs- beziehungsweise Belegdatum) und auch die Ausgabenart (Belegkategorisierung). Diese automatisierte Datenerfassung erhöht die Reliabilität der Daten, da die KI menschliche Fehler wie Tippfehler oder alte und falsch eingereichte Belege eliminiert. Zudem werden administrative Kosten der Finanz- und Reiseverantwortlichen sowie die Arbeitszeit, die für das manuelle Erfassen der Ausgaben anfällt, reduziert. ExpenseIt wird dabei kontinuierlich weiterentwickelt und die Genauigkeit beim Auslesen verschiedener Sprachen und steuerrelevanter Informationen durch generative KI verbessert.

Generative KI optimiert das Geschäftsreisemanagement schon vor Reiseantritt durch automatisierte Kostenschätzung: Der Buchende legt die Eckdaten und Parameter fest und das System fragt mittels GenAI realistische Preise für die einzelnen Segmente ab. Antragsteller müssen somit den Betrag nicht mehr selbst recherchieren und berechnen. Die Auswertung hilft Unternehmen zudem, das verfügbare Budget im Blick zu behalten und so optimal einzusetzen. Ganz im Sinne des Reiseerlebnisses und der Kosteneffizienz.

Ausgaben strukturieren und Betrug aufdecken

Neben der Datenerfassung ist die Daten­integrität entscheidend – unbewusst oder gar bewusst fehlerhafte Ausgabendaten führen häufig zu hohen Kosten. Manuell geprüfte Belege sind dabei selten fehlerfrei und die Prüfung selbst ist häufig zeitaufwändig. Mithilfe von künstlicher Intelligenz lassen sich Inhalt und Kontext der Belege in einem Bruchteil der Zeit mit der Reisekostenabrechnung und individuellen Unternehmensrichtlinien abgleichen. So wird sichergestellt, dass Beleg- und Abrechnungsdaten übereinstimmen.

Concur Detect by Oversight analysiert darüber hinaus Abrechnungen gezielt auf fehlerhafte Daten und identifiziert Betrugsmuster. Manuell ist das schwierig, da Muster wie regelmäßig eingereichte Abrechnungen unter der Auditierungsgrenze oder häufige Fahrten am Wochenende schwer auffindbar sind. Durch die automatisierte Analyse können sich Unternehmen auf tatsächliche und wiederkehrende Betrugsfälle konzentrieren.
Die extrahierten, analysierten und validierten Daten werden dann von den Algorithmen der KI automatisch den entsprechenden Ausgabenkategorien zugeordnet. Finanzteams können so anhand von Datentrends Maßnahmen zur Kosteneinsparung leichter ableiten und implementieren.

Globale Steuerprozesse optimieren

Interne Reisekostenprozesse können hinsichtlich Fehleranfälligkeit und Konsistenz optimiert werden. Gerade für international tätige Unternehmen ist es durchaus schwierig, weltweite Vorschriften zur Mehrwertsteuer einzuhalten. Gemeinsam mit Blue dot hat SAP Concur daher Concur Tax Assurance by Blue dot eingeführt. Eine dynamische Plattform, die durch aktuelles Steuerwissen Transaktionen analysiert, um die Steuervorschriften verschiedener Länder und Regionen einzuhalten.

Concur Benefits Assurance by Blue dot ist daneben das Tool für optimierte Steuerkonformität. Denn Benefits Assurance ist eine innovative Technologie, die in Abrechnungen versteckte, lohnsteuerpflichtige Mitarbeiterleistungen aufspürt. In Kombination sind die Lösungen in der Lage, län­derübergreifende Steuer- und Compli­ance-Herausforderungen zu bewältigen und das Ausgabemanagement effizienter zu gestalten.

Entlastung durch vertrauensvolle künstliche Intelligenz

Während die Welt um uns herum immer komplexer wird, bietet künstliche Intelligenz viele Möglichkeiten, um Komplexität zu reduzieren. Algorithmen können dabei unterstützen, große Datenmengen effizient und effektiv zu bearbeiten. Komplexe Regelwerke, wie beispielsweise internationale Steuerrichtlinien, können zuverlässig und zeitsparend für jede einzelne Ausgabe mit minimaler menschlicher Interaktion geprüft werden. Durch die Lernfähigkeit, die diese Technologie mit sich bringt, wird der Bedarf an menschlichen Eingriffen in Graufällen mit der Zeit immer geringer.

Next Level mit Joule

Künstliche Intelligenz optimiert das Geschäftsreisemanagement und ermöglicht Unternehmen, ihre Ressourcen planbarer und strategischer einzusetzen. Dank der Partnerschaften, die SAP mit den vertrauenswürdigsten großen Sprachmodellen (LLM) unterhält, kann SAP Concur auf seine KI-Erfolgsbilanz im Bereich Reisebuchung und -abrechnung aufbauen und diesen Bereich für Unternehmen weiter optimieren. Der SAP-eigene KI-Copilot Joule verleiht SAP-Endanwendern schon bald gemeinsam mit Microsoft Copilot einen weiteren Produktivitätsschub.

Joule wird zur Benutzeroberfläche der SAP-Anwendungen und so werden auch für Geschäftsreisen neue Chancen eröffnet. Mitarbeitende können mit einer einfachen Abfrage erfahren, ob sie richtlinienkonform handeln, da Joule mit Daten von SAP Concur sowie individuellen Unternehmensdaten gefüttert wird. Mit der Integration von Microsoft Copilot und der Anbindung an Anwendungen wie Microsoft Teams oder Outlook kann Joule darüber hinaus bei der Reisebuchung Termine direkt in den Outlook-Kalender eintragen.

Damit bringt Joule den nächsten wichtigen Schritt für noch effizientere Geschäftsreisen. Künstliche Intelligenz ist dabei stets als Hilfsmittel zu verstehen, um Prozesse und das Leben der Menschen zu erleichtern. Durch die ständige Weiterentwicklung und das Training für spezielle Anwendungsfälle wird KI sich auch künftig weiter entfalten.

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