Vom Scheitern und Hoffen in der Formulartechnologie

Im Formularwesen hat sich in den letzten Jahrzehnten viel getan. Neue Lösungen stehen im Spannungsfeld zu stetigen Herausforderungen.

SAPscript:

Mit der Einführung von SAPscript, etabliert sich Anfang der 1980er-Jahre die erste Formulartechnologie auf dem Markt und Vorlagen für SAP-Standartprozesse entstehen. Bei SAPscript sind die Datenbeschaffung und die Dokumentenherstellung eng verknüpft, entgegen dem MVC-Model (Model, View, Controller).

Die Möglichkeit durch Abfragen und Nachlesen von Daten, sowohl im Druckprogramm als auch direkt im Formular, bietet eine gewisse Freiheit, bedingt aber auch ein deutliches Risiko. Dies kann bei Anpassungen zu einer ungewollten Komplexität der Formulare führen, was die generelle Gestaltung dieser stark erschwert.

Eine mögliche Fehlersuche wird dadurch wesentlich aufwendiger. Auch die Darstellung von Tabellen oder eine Versionsverwaltung ist nur bedingt möglich. Die Verwendung dieser Formulartechnologie gilt mittlerweile als veraltet.

SmartForms:

Ein erster Paradigmenwechsel wird mit SmartForms zu Beginn der 2000-er Jahre erreicht, historisch gesehen die zweite Formulartechnologie von SAP. Die Datenbeschaffung und die Datenausgabe sind hier nicht mehr direkt miteinander verbunden.

Aber auch hier gilt, aufgrund der Flexibilität der Technologie, ist die Möglichkeit des Eingriffs und der Veränderbarkeit von Datensätzen weiterhin vorhanden. Es können beispielsweise kontextbedingte Abfragen Einfluss auf unterschiedliche Ausgabeknoten nehmen. Fest steht, in der Zukunft findet eine Weiterentwicklung nur noch über Adobe statt.

SAP Interactive Forms by Adobe:

Die aktuellste SAP-Formulartechnologie, SAP Interactive Forms by Adobe, verfügt mit dem Adobe LiveCycle Designer über ein professionelles Designwerkzeug. Dies ermöglicht eine direkte Gestaltung des Formulars. Die Trennung von Datenbeschaffung und Datenausgabe wird noch stringenter gelöst.

Daten (Felder, Strukturen, Tabellen), die für die Dokumentenherstellung zur Verfügung stehen, werden im Kontext angegeben. Kontext meint hier: Alle Daten, die für das Designen des Formulars notwendig sind.

Die Daten können hier auch mit Bedingungen und Restriktionen versehen werden oder innerhalb des LiveCycle Designers in Javascript oder Formcalc programmiert werden. Klare Vorteile, die sich seit der Einführung ergeben haben, sind die vereinfachten Möglichkeiten bei der Verwendung von Barcodes z. B. QR-Codes, aber auch die Ausgabe des Dokuments als PDF sowie die interaktive Nutzung.

Eine präzisere und komfortablere Layoutgestaltung im Hinblick auf CI-Anforderungen ist ebenfalls gegeben. Die zusätzlich verwendeten Script-Sprachen, die nun eine detaillierte Logik in das Formular bringen können, sind bei der Nutzung der aktuellsten SAP-Formulartechnologie allerdings auch nachteilig.

Es ergeben sich wieder mehrere Möglichkeiten, Logiken im Formular einzubringen, welche aber eine gewisse Konsequenz umgehen. Im Script-Editor ist beispielsweise die Syntaxüberprüfung unzulänglich. Fehler sind schwer nachzuverfolgen.

Eine weitere gravierende Einschränkung innerhalb täglicher Arbeitsprozesse, ist die Performance der Technologie. Lange Ladezeiten und fehlende Stabilität, aufgrund des Adobe LiveCycle Designers und der Ausgabe auf XML-Basis, verhindern eine schnelle Bedienung des Tools.

Zudem sind die Varianten der Übersetzung und Sprachsteuerung nicht ideal gelöst, sodass die Bedienung im System kaum intuitiv durchgeführt werden kann. Änderungen sind nicht übergreifend, was ein mehrmaliges Anfassen der Daten und eine Redundanz mit sich bringt.

Um den Aufwand beim Support von Formularen sowie die Datenbeschaffungsroutinen so gering wie möglich zu halten, werden Lösungen für die genannten Probleme gesucht. Diese sind jedoch oftmals sehr langwierig und folgen keiner konsequenten Methode.

Softway hat sich bereits erfolgreich mit dieser Problematik auseinander gesetzt und individuelle Lösungen für Unternehmen geschaffen. Die Essenz von 30 Jahren IT-Erfahrungen, steckt unter anderem im eigenen Softway Solution Package Forms (SSP-Forms), welches ohne großen Aufwand in das vorhandene System integriert werden kann. Dadurch können Zeitersparnisse bis zu 75 Prozent erreicht werden. Auch der Weg nach S/4 wäre damit bereits geebnet.

Es wird deutlich, dass sich in der alltäglichen Nutzung immer wieder Herausforderungen ergeben, denen man nur mit Erfahrung und einem langfristig durchdachten Konzept begegnen kann.

Alle Neuerungen innerhalb der Formulartechnologie zielen letztendlich darauf ab, größtmögliche Effektivität, reibungslose und optimierte Geschäftsprozesse sowie Übersichtlichkeit zu erzielen. Dies sollte bei der Vielzahl an Möglichkeiten und Herangehensweisen nicht vergessen werden.