Teamplayer – Prozessautomatisierung

Das Erfolgsrezept liegt heute in der intelligenten, von Robotik gestützten Prozessautomatisierung, mit der sich Ressourcen effizient einsetzen, Zeit und Kosten sparen und komplexe Unternehmensprozesse bewältigen lassen.

Roboter-Automatisierung ist nicht neu: In der Produktion wird sie schon lange Zeit eingesetzt, um Schnelligkeit und Effizienz zu steigern. Was sich aber verändern wird, sind die Einsatzgebiete, die zunehmend softwarebasiert sind.

Robotic Process Automation (RPA) soll laut einer Studie der Information Services Group (ISG) im Jahr 2019 bereits bei 72 Prozent der Unternehmen in Pilotprojekten oder im vollen Betrieb im Einsatz sein.

Was aktuelle Studien auch belegen: Der ROI von RPA hängt stark davon ab, welche Unternehmensprozesse automatisiert werden. Bei der Auswahl und Optimierung der Prozesse, die den größten ROI versprechen, kann die Big-Data-Technologie Process Mining einen entscheidenden, erfolgsfördernden Beitrag leisten.

RPA: Vorhandene Möglichkeiten nutzen

Repetitive, zeitintensive Aufgaben prägen den Arbeitsalltag vieler Arbeitnehmer und halten von produktiven Tätigkeiten ab. RPA kann hier Abhilfe schaffen: Täglich anfallende Routinetätigkeiten wie das Erstellen von Rechnungen oder die Pflege von Stammdaten übernehmen dann virtuelle Roboter.

Das Kosten- und Zeiteinsparungspotenzial, das die vollautomatische Bearbeitung von Geschäftsprozessen und die Entlastung der Mitarbeiter bergen, ist enorm – wie die ISG-Studie bestätigt: Durch den Einsatz von RPA können Geschäftsprozesse bis zu zehnmal schneller durchgeführt werden.

Ein weiterer Vorteil der virtuellen Roboter liegt in ihrer Zuverlässigkeit: Sie halten sich zu jedem Zeitpunkt an den vorgegebenen Workflow. Das steigert die Prozesssicherheit ebenso wie die Compliance.

Von den Vorteilen einer RPA-Implementierung können Unternehmen aber nur dann vollumfänglich profitieren, wenn die Vorbereitung stimmt. In einem ersten Schritt gilt es, die Unternehmensbereiche und -prozesse ausfindig zu machen, die am stärksten von einer Automatisierung profitieren – und in einem zweiten, die Regeln dahinter festzulegen.

Am Beispiel eines Service-Centers, in dem viele Mitarbeiter Rechnungen buchen, wird der Zeitaufwand, den die Vorbereitung auf eine RPA-Implementierung normalerweise bedeutet, augenscheinlich: Wiederholende Tätigkeiten, die sich am besten für die Automatisierung eignen, lassen sich hier nur identifizieren, indem Tausende Abläufe durchsucht werden.

Mit Process Mining lässt sich dieser manuelle Aufwand umgehen: Die Technologie ist in der Lage, die geschäftsinternen Prozesse per Mausklick transparent zu machen und Bottlenecks und Loops aufzudecken.

Unternehmen können so die sich wiederholenden und mit hohen Prozesskosten verbundenen Abläufe herausfiltern und das volle Optimierungspotenzial von RPA ausschöpfen.

Process Mining und RPA

Process Mining unterstützt Unternehmen nicht nur bei der Identifizierung der Prozesse, deren Automatisierung den größten ROI verspricht. Durch Process Mining können ausgewählte Prozesse vorab optimiert und Fehler bei der RPA-Implementierung bereits im Vorfeld vermieden werden.

Denn RPA macht Prozesse schneller, aber nicht besser. Automatisiert ein Unternehmen also einen fehlerhaften Prozess, steigert das nicht die Effizienz – fehlerhafte Prozesse laufen nur schneller ab. Process Mining macht sich die Unternehmensdaten zunutze, um die tatsächlichen Abläufe automatisch zu rekonstruieren, und kann so Ineffizienzen aufdecken und beseitigen, noch bevor ein Prozess automatisiert wird.

Mit dieser neu gewonnenen Visualisierungsmöglichkeit ermöglicht Process Mining Unternehmen, das Verbesserungspotenzial von RPA voll auszuschöpfen.

Jedoch muss an dieser Stelle auch erwähnt werden, dass RPA bei Weitem nicht alle Problemstellungen im Zusammenhang mit Prozessabläufen lösen kann.

Auch der menschliche Faktor ist wichtig, wenn es um die Transformation von Prozessen oder Systemen in Unternehmen geht – Stichwort Change Management. Allerdings hilft Process Mining dabei, das jeweils richtige Werkzeug zu finden, um einen fehlerhaften Prozess zu optimieren.

Mehr Prozesseffizienz

RPA-Initiativen bieten im Vergleich zu anderen Automatisierungslösungen den Vorteil, dass sie einfach implementiert werden können, ohne dass Änderungen an der bestehenden Unternehmens-IT-Umgebung vorgenommen werden müssen – und versprechen dadurch einen schnellen ROI.

Einmal konfiguriert, werden Prozesse durch intelligente Automatisierung hoch­skalierbar. So ist ein einzelner Software-Roboter in der Lage, das zu leisten, was sonst mehrere Angestellte erledigen müssen.

Wie sich Process Mining und RPA erfolgreich parallel einsetzen lassen, macht das Telekommunikationsunternehmen Vodafone vor. Vodafone verfügt über ein weitverzweigtes Lieferantennetzwerk – entsprechend komplex gestaltet sich die Lage im Einkauf, in dem zahlreiche Transaktionen und Bestellungen parallel abgewickelt werden.

Der Einsatz von Process Mining ermöglicht es, diese hochkomplexen Abläufe visuell abzubilden und neben den Optimierungs- auch die Automatisierungspotenziale zu identifizieren.

Daneben ermöglichen es aktuelle Benchmarks, sowohl die Zeit- als auch Kostenersparnis der einzelnen RPA-Initiativen vorherzusagen. Das kontinuierliche Monitoring der Software-Roboter stellt sicher, dass der ROI aus den RPA-Initiativen zu jedem Zeitpunkt gewährleistet ist.