Stabilo International: Zukunft schreiben mit S/4 Hana

In über 180 Ländern der Welt haben Menschen bei „Stabilo“ das Bild eines unverwechselbaren Fineliners oder knallbunten Textmarkers vor Augen. Der Stiftehersteller Stabilo International blickt mittlerweile auf eine 168-jährige Firmengeschichte zurück und ist noch immer in Familienbesitz. In dieser Zeit hat sich das Unternehmen mit Sitz in Heroldsberg nahe Nürnberg zu einem Konzern mit einem internationalen Netzwerk von Produktionsstätten und Niederlassungen entwickelt und vertraut bei den meisten Produktions- und Vertriebsstrukturen seit über zwei Jahrzehnten auf SAP als ERP-System.

Stabilo ist damit ausgesprochen „SAP-­minded“, allerdings hat der Einsatz von SAP ECC 6.0 über die vergangenen 20 Jahre zu ausgeprägten Prozessen, komplexen Strukturen und zahlreichen Individualentwicklungen geführt. Das führte im Zuge von Studien, die Christian Stücke, IT Director bei Stabilo International, bereits ab 2015 durchführte, zu einer klaren Bestandsaufnahme: Das Traditionsunternehmen Stabilo sah sich mit der Komplexität seines ERP-Systems konfrontiert, das perspektivisch so nicht weiter genutzt, sondern grundlegend überarbeitet werden sollte.

Entscheidung für den Big Bang

Ab diesem Zeitpunkt wurde bei Stabilo die Idee einer umfassenden Transformation der ERP-Landschaft diskutiert. Zum einen, um die komplexen und internationalen Strukturen in Produktion und Vertrieb perspektivisch optimal in einem ERP-System abzubilden und aufeinander abzustimmen und weitere Individualentwicklungen zu vermeiden. Zum anderen war sich Stabilo auch der wirtschaftlichen Bedeutung eines modernen, integrierten Systems bewusst. Mit der Markteinführung von S/4 Hana durch SAP kam ergänzend die Perspektive hinzu, eines Tages ohnehin auf S/4 Hana umzusteigen.

Greenfield oder Brownfield?

Für Stabilo stellte sich damit nur noch die Frage nach dem optimalen Ansatz für die Transformation von ECC 6.0 auf S/4 : Greenfield oder Brownfield? Die Entscheidung fiel schließlich auf einen ganzheitlichen Ansatz, um die strukturelle Transformation mit der technischen Migration auf S/4 zu verbinden. Dies führte zu einer Konsolidierung der Organisationseffekte und zur Schaffung neuer Strukturen auf der grünen Wiese: Bereinigung, Standardisierung, Verschlankung und Vereinfachung. Die konkrete Umsetzung des Projekts „B4CKBONE“ dauerte insgesamt dreieinhalb Jahre, wobei der Big Bang erfolgreich im Februar 2023 zeitgleich in 13 Ländern erfolgte.

Transformationsprojekt im Detail

Für die Umsetzung des Transformationsvorhabens „B4CKBONE“ fiel die Wahl von Stabilo im Rahmen einer Ausschreibung auf das SAP-Beratungsunternehmen NTT DataBusiness Solutions – damals noch Itelligence. „Wir haben uns für einen Berater entschieden, der Prozess-Know-how und Branchenkenntnis vorweisen konnte“, sagt IT Director Christian Stücke von Stabilo International.

NTT DataBusiness Solutions unterstützte das Transformationsprojekt in den Themenfeldern Projektmanagement, Prozessanalyse, -beratung, -definition, Implementierung, Entwicklung, Datenmigration und bei der Go-live-Umsetzung. Gegenstand des Projektes war ein Reengineering der Kernprozesse (Greenfield) und deren weitgehende Abbildung im SAP-Standard (Fit-to-Standard-Ansatz). Durch die besser beherrschbaren Prozesse wurde angestrebt, die Agilität und Geschwindigkeit in der Organisation zu erhöhen.

„B4CKBONE“ war dabei weit mehr als nur eine S/4-Transformation für Stabilo. Es umfasste das komplette Kerngeschäft sowie auch eine Neugestaltung der Kernprozesse in den Bereichen Planung, Vertrieb, Logistik, Einkauf, Produktion, Accounting und Controlling. Auch wurden mit SAP IBP und SAP EWM zwei neue Lösungen implementiert.

Bei der Transformation wirkten zudem rund 80 Mitarbeitende von Stabilo International tatkräftig mit, darunter etwa 20 interne SAP-Spezialistinnen und -Spezialisten und 60 Vertreterinnen und Vertreter der Fachbereiche, die das Projekt bei Prozessdefinitionen, dem Testing und als Key User unterstützten.

Beratung ist und bleibt ein zweiseitiges People Business. In vielen der Teilprojekte bestand direkt von Beginn an eine tragfähige Basis zwischen interner und externer Expertise, in anderen dauerte es etwas länger, bis sich die Expertinnen und Experten von Stabilo und NTT DataBusiness Solutions auf einen gemeinsamen Nenner geeinigt hatten und die Erwartungshaltungen abgeglichen waren. „In den letzten zwölf Monaten waren alle auf das Ziel ausgerichtet und wussten, was zu tun ist“, resümiert Christian Stücke. Im Zusammenspiel mit dem professionellen Team von Stabilo und der erfahrenen Mannschaft des SAP-Beraters konnte so eine nachhaltige Verbesserung der Prozesslandschaft erreicht werden.

Erfolgsfaktor Mensch

Neben all den technischen und methodischen Aspekten ist der Mensch der wichtigste Erfolgsfaktor für Geschäftsprozess­initiativen. Bei Stabilo erforderte dies insbesondere die Bereitschaft der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aller Fachbereiche, sich auf die Veränderung der ERP-Landschaft und vor allem auf den Greenfield-Ansatz einzulassen. Dies bedeutete, sich von liebgewonnenen, teils selbst entwickelten und über Jahrzehnte genutzten Einzellösungen zugunsten einer Gesamtlösung zu verabschieden.

Als besonders wertvoll hat sich erwiesen, dass die Teilprojektleiterinnen und -leiter des Transformationsprojektes Entscheidungen kollektiv getroffen haben und dadurch das Verständnis der einzelnen Bereiche füreinander gewachsen ist. „Die Transformation hat uns Zeit und Energie gekostet, aber auch signifikante Veränderungen gebracht“, fasst Christian Stücke das Transformationsprojekt prägnant zusammen. Konkret hat die Einführung von SAP S/4 Hana bereits erste sichtbare Verbesserungen gebracht, zum Beispiel im Bereich Analytics.

Die Effizienzsteigerungen sind zwar graduell, aber bereits spürbar: Fachabteilungen kommen schneller an Daten. Planungsläufe, die früher zwölf Stunden dauerten, konnten auf gut zwei Stunden reduziert werden. Auch die neue Usability durch Fiori wird positiv bewertet.

Ready für Geschäft der Zukunft

Die Transformation von SAP ECC 6.0 auf S/4 Hana bei Stabilo International ist zukunftsweisend – sie hat nicht nur das ERP-System erneuert, sondern auch die organisatorische Flexibilität grundlegend verbessert. Nicht zuletzt hat Stabilo International nun einen Großteil der Anforderungen über Standards abgebildet, was mehr Spielraum für marktrelevante und zukünftige Anpassungen bietet. Mit dem Greenfield-Ansatz und der neuen Usability durch Fiori auf Basis der modernen SAP-Plattform kann Stabilo nun das Geschäft der Zukunft optimal unterstützen. Der Weg zu mehr Standard, mehr Flexibilität und mehr Zukunft konnte im Rahmen des Transformationsprojektes dank interner und externer Expertisen erfolgreich gemeistert werden.

stabilo.com/de

Zum Partnereintrag: