Smart beraten, dank hybrider Archivierung

Vorausgegangen war dem Projekt eine klassische Archivierung der vertrieblichen SAP-nahen Daten über ArchiveLink – eine Technologie, die das neue Vertriebssystem jedoch nicht unterstützte. Da man sich gegen die Migration der vorhandenen Dokumente entschieden hatte, lautete die zentrale Frage: Welche Möglichkeit besteht bzw. über welche Schnittstelle lässt sich das neue System in das vorhandene Archivierungskonzept integrieren?

Archivierung mit CMIS

Bei der Suche nach einer Lösung wendete sich die MVG an die Archivierungsspezialisten von KGS, die bereits das bestehende Archiv konzipiert und eingeführt hatten. Im engen Schulterschluss entwickelte man gemeinsam ein Konzept: Dieses setzte auf die vorhandene Archivierungsplattform auf, die nicht nur die etablierte ArchiveLink-Technologie unterstützt, sondern auch den offenen CMIS-Standard. Die Idee dahinter: über CMIS die neuen nicht SAP-basierten Vertriebs­dokumente revisionssicher speichern, und zwar auf der zentralen Plattform von KGS.

Erklärtes Ziel des Projekts war es von Anfang an, die Zugriffszeiten auf Dokumente für die Kundenberater möglichst gering zu halten. Die Servicequalität sollte in keinem Fall leiden – im Gegenteil. Daher wurden die archivierten Dokumente zusätzlich mit Metadaten, wie beispielsweise Kunden- oder Vertragsnummern, angereichert und über CMIS abgelegt. Der Zugriff auf die archivierten Daten erfolgte sodann unabhängig vom Ursprungssystem über einen „Single Point of Truth“, das KGS-Archiv, mit dem die Stadtwerke bereits vorher gearbeitet hatten.

Archivierungs-Brückenbauer

Das gesamte Projekt wurde mit einem kleinen Team aus Archivierungsspezialisten seitens KGS und IT-Fachkräften der Verkehrsbetriebe innerhalb eines Jahres umgesetzt. Heute kümmern sich nur noch zwei IT-Spezialisten der Stadtwerke um den laufenden Betrieb. Den geringen Personalaufwand für den Betrieb des Systems sowie die Tatsache, dass keine Migration der etwa fünf Millionen Archivdaten nötig war, sehen die Verantwortlichen bei den Stadtwerken als großen Vorteil – sowohl aus zeitlicher als auch aus monetärer Sicht. Auch über die Erfüllung regulatorischer Anforderungen, wie beispielsweise Aufbewahrungsfristen oder Datenschutzauflagen, müssen sich die Stadtwerke nun keine Sorgen mehr machen. Der Grund: Die Archivierungsplattform von KGS sorgt automatisch für Compliance.

Enabler für Digitalprojekte

Das hybride Archivierungsprojekt entwickelt eine Signalwirkung. Inzwischen prüfen weitere Abteilungen der Stadtwerke, inwieweit sich auch bei ihnen der Einsatz der Archivierungsplattform von KGS, inklusive CMIS- und ArchiveLink-Technologie, lohnen würde. Projektleiter Sebastian Dumdei sieht die Weichen für die Zukunft gestellt: „Die Technologie kann als Enabler für standardisierte Prozesse dienen und künftige Digitalprojekte unterstützen.“

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