Sicherheit für den Systemwechsel

Neben der unternehmensweiten Migration auf ein neues ERP-System gibt es viele Anlässe für größere Projekte der Datenmigration: Unternehmensakquisitionen, Eingliederung von Betriebsteilen, Zulieferern oder Auslandstöchtern gehören ebenso dazu wie die Integration von PLM- oder E-Commerce-Systemen. Die Herausforderungen stellen sich in drei Dimensionen: der schieren Datenmenge, den unglaublich vielen Details wie Feldlängen, Datenformaten, Sprachen, Einheiten oder Nummernkreisläufen, die bei einer Übertragung zum Teil erst aufwändig konvertiert und dann richtig zugeordnet werden müssen, und schließlich neuen Anforderungen, die mit alten Datenbeständen erfüllt werden sollen.

Software und Best Practices entwickelt

Diese Herausforderungen geht simus systems mit der Software-Suite simus classmate an, zu der das Programm classmate DATA gehört. In einem ersten Projektschritt werden die Altdaten eines Kunden hier eingelesen, analysiert, strukturiert und bereinigt. CSV- oder TXT-Dateien mit unstrukturierten Daten aus ERP- oder PDM-Systemen werden über integrierte, anpassbare Regelwerke systematisch verdichtet, angereichert und strukturiert.

Mit dem Kunden und einem eventuell beteiligten Systemhaus werden für jede Datengruppe Mapping-Tabellen erarbeitet, welche die Datenverteilung auf die jeweiligen Zielfelder im neuen System festlegen. Simus systems implementiert diese Regeln anschließend in simus classmate und beginnt mit ersten Tests.

Schließlich werden die Mapping-Informationen vollständig berechnet und pro Objektart in eine Datenbank geschrieben. Damit entsteht eine flexible, unabhängige Datenbasis, die sich für Be-reinigung und Modifikation von Materialstämmen, Dokumenten, Equipments und Arbeitsplänen ebenso nutzen lässt wie zur Erfüllung neuer Anforderungen. Je nach Objektart und Ziel-SAP-System werden diese Daten entsprechend aufbereitet. 

Mittels der classmate SAP-Schnittstellen gelingt dann die selektive Übertragung der Daten zur Anlage oder Änderung im neuen SAP-System. Abschließend werden zur Qualitätskontrolle Fehlerprotokolle ausgewertet, Mengenprüfungen durchgeführt und der Prozess dokumentiert.

Einführung oder Anpassung einer Klassifikation

Im zweiten Schritt sollte man dafür sorgen, dass die Daten langfristig auch gut geordnet und auffindbar bleiben. Dafür sind die Anpassung, Erweiterung oder Einführung einer Klassifikation sinnvoll, welche in der Regel in Workshops mit dem Kunden er-arbeitet wird.

Classmate DATA unterstützt Standards wie eCl@ss ebenso wie firmenspezifische Klassensysteme. Der Hauptvorteil aus dem Einsatz der Software besteht darin, dass die Klassifizierung nicht nur theoretisch hergeleitet, sondern auf Basis der vorhandenen Daten und Inhalte wirklich bewertet aufgebaut wird. Ein branchenspezifisches Best-Practice-Klassensystem, von simus systems als Essenz aus zahlreichen Projekten entwickelt, kann als Basis genutzt werden. 

Nicht nur bei der Neuanlage, sondern auch bei notwendigen Optimierungen und Anpassungen lassen sich Merkmale und Klassen über die simus classmate Schnittstelle definieren. Die Objekte können automatisch klassifiziert und bewertet sowie auf Konformität mit SAP geprüft werden. Ebenso sind manuelle Eingriffe möglich. Die erwähnten classmate SAP-Module eröffnen auch lesenden und schreibenden Zugriff auf Strukturdaten wie Klassen, Merkmale und Beziehungswissen. 

Anwendungsbeispiel Piller-Kompressoren

Wie ein derartiges Projekt in der Praxis abläuft, zeigt sich bei der Piller Blowers & Compressors GmbH. Simus systems hat den international aufgestellten Hersteller von Gebläsen bei dem Aufbau einer Klassifikation beraten und die Stammdaten für eine Migration des ERP-Systems zu SAP S/4HANA vorbereitet.

Dabei wurde der gesamte Materialstamm grundlegend überarbeitet, massiv reduziert und die Datenqualität dadurch deutlich angehoben. Zur Klassifizierung und Stammdatenpflege wurde simus classmate eingeführt: Benutzerfreundliche Werkzeuge synchronisieren die Daten seitdem direkt mit dem ERP-System. 

Als weltweit aktives Familienunternehmen entwickelt und fertigt Piller Hochleistungs-Gebläse für die Prozessindustrie. Als der Technologieführer 2016 beschloss, das vorhandene ERP-System durch SAP S/4HANA abzulösen, wurden die Stammdaten auf Migrationsfähigkeit untersucht. „Rund 360.000 Materialstämme wurden anhand von Kurztexten gesucht und gefunden“, berichtet CIO Thomas Henzler. „Da diese Texte in SAP S/4HANA auf eine geringe Zeichenzahl beschränkt sind, war eine komplette Neuorientierung notwendig.“ 

Im ersten Quartal 2017 begann ein Projekt mit zwei Zielen: der Aufbau einer spezifischen Klassifikation zur besseren Wiederauffindbarkeit und die Verbesserung der Datenqualität zur Migration auf S4HANA. Als Dienstleister wurde simus systems ausgewählt: „Zum einen haben uns das hohe technologische Verständnis und der Schatz an Projekterfahrungen der Maschinenbau-Ingenieure von simus beeindruckt“, erklärt Thomas Henzler. „Andererseits haben sie mit simus classmate optimale Werkzeuge zum direkten Einsatz im SAP-Umfeld mitgebracht.“

Es wurde mit allen Fachbereichen eine kundenspezifische Klassifikation mit Sachmerkmalen erarbeitet. Der Datenstamm wurde so lange getestet und optimiert, bis ein optimaler Stand erreicht war. Dabei konnte die Anzahl der Materialstamm-Sätze fast auf die Hälfte reduziert werden. 

Mit der Unterstützung von simus systems wurde die Datenmigration pünktlich zum Go-live am 2. 3. 2020 abgeschlossen. „Simus kennt die SAP- Datenstrukturen im Detail und konnte uns als neuen Anwender bestens unterstützen“, freut sich Henzler. „Unter anderem mit dieser Erfahrung haben wir die Datenmigration geschafft.“ Ein automatisierter Materialstamm-Anlageprozess sorgt nun dafür, dass möglichst nur vollständige und fehlerfreie Stammsätze in das neue ERP-System gelangen. Während der Projektzeit fiel auch die Entscheidung, einige Werkzeuge von simus classmate im Unter-nehmen einzuführen: „Die Lösungen wie classmate FINDER arbeiten superschnell, transparent und benutzerfreundlich“, meint der CIO. „Nachdem wir uns die gleichen Prozesse im ERP-System angesehen haben, stand unsere Entscheidung fest.“ Von der gewonnenen Datenqualität profitieren nun alle Anwender des neuen ERP-Systems. „Die Ergebnisse der grafischen Analysewerkzeuge von S/4HANA entsprechen immer der zugrunde liegenden Datenqualität“, berichtet Thomas Henzler. „Ein Bestelltrend nach Warengruppen bringt also nur echte Erkenntnisse, wenn die Warengruppen richtig gepflegt werden.“

Breiter Kundenstamm in der Industrie

So wie bei Piller verlaufen zahlreiche Projekte mit simus systems, die aufgrund intensiver Kenntnisse der Prozesse in den Branchen des verarbeitenden Gewerbes und der SAP-Systeme erfolgreich abgeschlossen werden können. Mit der Erfahrung aus über 18 Jahren und einem kompetenten Mitarbeiterstamm werden neue Herausforderungen gerne angenommen.