Saubere Transformation bringt Transparenz

Es sollte sichtbar sein, wie viel das Unternehmen Home and Cleaning Solutions mit einem Produkt insgesamt verdient (Fachbegriff: global durchgerechneter Deckungsbeitrag). Für die mehr als 30 Freudenberg-Niederlassungen weltweit wurden deshalb die bis dato unterschiedlichen Kostenrechnungskreise mit ihren jeweiligen Landeswährungen in einen einheitlichen Kostenrechnungskreis konvertiert.

Innerhalb von drei Jahren wurde nun die von cbs entwickelte Lösung auf allen Kontinenten implementiert und in das zentrale SAP-System der Firmengruppe integriert. Die lokalen Währungen laufen parallel weiter, um die jeweiligen Anforderungen vor Ort zu erfüllen.

Zusätzlich stehen heute per Mausklick die jeweiligen Kosten für jedes Produkt in der Unternehmenswährung Euro zur Verfügung. Das schafft die gewünschte Transparenz.

Home and Cleaning Solutions ist eine Tochtergesellschaft der Freudenberg-­Gruppe, eines deutschen Familienunternehmens mit internationaler Tätigkeit und mehr als 160 Jahren Tradition. Der Hauptsitz des Unternehmens befindet sich in Weinheim an der Bergstraße.

Zur Firmengruppe gehört Vileda mit seinen bekannten Haushaltsprodukten für den Consumer-Bereich. Das Produktportfolio von ­Vileda umfasst alles, was die Haushaltsreinigung erleichtert, angefangen von Wisch­mopps und Besen über Reinigungstücher bis hin zu Produkten für die Wäschepflege.

Daneben finden sich unter dem Dach auch andere Marken wie O’Cedar, Wettex, Marigold und Gimi, die auf den unterschiedlichen nationalen Märkten erfolgreich sind. Rund 87 Prozent des Gesamtumsatzes von rund 938 Millionen Euro (Geschäftsjahr 2017) werden mit dem Produktportfolio für den Consumer-Markt generiert.

Das Unternehmen ist mit seinen Vertriebsorganisationen in mehr als 30 Ländern präsent. Dazu zählen Standorte in Europa, den USA, Kanada und Mexiko sowie zahlreiche Niederlassungen in Australien, Asien (beispielsweise in Thailand und Hongkong) sowie ein Joint Venture in Indien. Freudenberg Home and Cleaning Solutions ist geprägt von einer globalen Supply-Chain sowie internationalen Produktions- und Vertriebsprozessen.

Dezentrale Kostenrechnung in der Landeswährung

Home and Cleaning Solutions und die 30 Tochterfirmen arbeiten mit einem zen­tralen SAP-System, auf das alle Standorte zugreifen. Für Abläufe von Produktion, Supply Chain, Vertrieb oder Buchhaltung stehen die entsprechenden Module zur Verfügung.

Die Kostenrechnungskreise der Niederlassung waren früher dezentral ausgelegt und verwendeten ausschließlich die jeweilige Landeswährung. Die Umrechnung der Kosten in die Konzernwährung Euro erfolgte manuell. Die Prozesse waren schwerfällig, ließen die notwendige Transparenz vermissen und bargen auch Potenzial für Fehlerquellen.

„Die internationale Ausrichtung unseres Konzerns mit seinen verschiedenen Marken gab dann letztendlich den Ausschlag dafür, einen einheitlichen Kostenrechnungskreis nach dem Vorbild einer globalen Corporation zu etablieren“

erinnert sich Monika von Duering, Corporate Director Business Processes and Systems.

Die Produkte durchlaufen von der Anlieferung der Rohstoffe über die Bearbeitung in der Produktionskette häufig mehrere Standorte in unterschiedlichen Ländern. Die Kosten wurden jeweils in der Landeswährung verbucht.

Aufgrund der Standort-Vielfalt hatte man keine schnelle und durchgängige Sicht auf die Kostenzusammensetzung an den verschiedenen Produktionsstandorten. Es fehlte der Überblick über den finanziellen Aufwand für Material, Personal, Lieferanten und andere Positionen des Produktionskreislaufs.

Bis dato konnten diese Werte nur manuell in Euro umgerechnet werden, wobei es neben den Währungs­effekten auch Inter-Company-Aufschläge sowie weitere Faktoren zu berücksichtigen gab.

Um die Komplexität zu reduzieren und die Transparenz zu verbessern, wollte man die Sichtbarkeit direkt aus dem SAP-System generieren. Zum Einsatz kommt bei Freudenberg ein ERP/ECC 6.0 ergänzt um ein Business Warehouse 7.4.

Zu dieser SAP-Landschaft gehören auch SAP Inte­grated Business Planing (IBP) und Cloud for Customers (C4C) mit Hybris. Somit konnte man auf einer klassischen SAP-Architektur aufsetzen ohne ein weiteres Risiko eines Releasewechsels. Deshalb fiel die Entscheidung, die Kostenrechnungskreise zu harmonisieren und in ein einheitliches System zusammenzuführen. Als Projektpartner wählten die Weinheimer die SAP-Beratung cbs.

Überzeugt haben dabei mehrere Faktoren.

„cbs hat ähnliche Projekte bereits erfolgreich realisiert und verfügt über exzellente Referenzen in der Industrie“

sagt Monika von Duering. Die vielfach erprobte M-cbs-Methodik und das minimalinvasive Verfahren stellten sicher, dass der Tagesbetrieb kaum gestört wurde und alle Einheiten direkt vor und direkt nach der Transformation ohne Einschränkungen operativ weiterarbeiten konnten.

„Das von cbs vorgeschlagene Konzept war transparent und durchgängig – und deshalb für uns in allen Phasen verständlich und nachvollziehbar“

so die IT-Spezialistin.

Konvertierung mit Enterprise Transformer

Für die technische Umsetzung kam cbs- Enterprise-Transformer zum Einsatz. Die Software ermöglicht es, bestehende Daten in eine neue Prozess- und Systemumgebung zu überführen.

Zunächst wurden die Niederlassungen in Europa in den einheitlichen Kostenrechnungskreis konvertiert. Im Abstand von sechs Monaten folgten die USA und Kanada sowie Asien und Australien. Den Abschluss machte dann die Umstellung in Indien.

Hier stand nicht nur die Währungsumstellung auf dem Plan. Vielmehr musste auch das vom üblichen Konzern-Geschäftsjahr abweichende lokale Jahr in das Gesamtkonzept überführt werden. Denn ein einheitlicher Kostenrechnungskreis arbeitet mit nur einem einheitlichen Geschäftsjahr für alle Firmenstandorte.

Die Lösung wurde zunächst auf einem separaten Testsystem implementiert, wodurch sie mehrfach getestet werden konnte, ohne den operativen Betrieb zu stören. Produktiv ging die Implementierung jeder Welle dann an jeweils nur einem Wochenende.

Ab dem jeweiligen Montag konnte man bereits mit der neuen Lösung arbeiten. Die Schulung der Beteiligten erfolgte in der Firmenzentrale in Weinheim, in den internationalen Niederlassungen kümmerten sich Key-User um das Training ihrer Kollegen.

Die Zentralisierung der Kostenrechnungskreise wirkte auch als Impuls, weitere Prozesse bei dem Markenartikel-Hersteller zu harmonisieren. Dies betraf die Produktionsplanung, die Fertigung und die Produktkostenrechnung.

„cbs hat dafür die vorhandenen Module in SAP beibehalten, für uns allerdings darüber eine weitere komfortable Schicht mit zusätzlichen Handlungsoptionen gelegt. Nun haben wir bei Bedarf den schnellen Überblick über zahlreiche nationale Bereiche. Diese Vereinheitlichung unterstützt uns in vielerlei Hinsicht“

erläutert IT-Spezialistin von Duering.

Transparenz auf Knopfdruck

Inzwischen kann man bei Freudenberg alle Produkte auf ihrem Weg durch das SAP-System ERP/ECC 6.0 und die Supply Chain transparent verfolgen – durch den gesamten Produktionskreislauf bis hin zum Kunden. „Wir haben jetzt den Luxus einer zentralen Kostenrechnung im Sinne einer Global Corporation“, freut sich von Duering.

Per Knopfdruck steht an jedem beliebigen Standort eine einheitliche Berechnung der gewünschten Werte zur Verfügung. Freudenberg hat eine Sicht auf die End-to-End-Profitabilität.

Die Verantwortlichen können jederzeit überblicken, wie viel mit einem Produkt insgesamt weltweit verdient wird. In diesem Zusammenhang spricht man auch von einem durchgerechneten Deckungsbeitrag. So profitiert der Konzern von einer Automatisierung der Produktkostenrechnung.

Das beschleunigt die damit verbundenen Abläufe und eliminiert Fehlerquellen. Egal, wo in der Welt die Datenquellen sind – sie lassen sich jetzt per Mausklick zentral abrufen und stehen zeitnah zur Verfügung.

„Die gute Zusammenarbeit mit den cbs-Beratern hat maßgeblich dazu beigetragen, dass wir das komplexe System erfolgreich realisieren konnten. Dabei sind wir sogar unter dem angesetzten Budget geblieben. Der geplante Zeitrahmen wurde eingehalten. Eine Erfolgsgeschichte vom Anfang bis zum Ende“

so das positive Fazit von Monika von Duering.

Die wichtigsten Aspekte

Freudenberg Home and Cleaning Solutions implementiert einen zentralen Kostenrechnungskreis für alle globalen Standorte.

Für 30 Niederlassungen weltweit wurden unterschiedliche Buchungskreise mit ihren jeweiligen Landeswährungen auf eine einheitliche Plattform migriert.

Die SAP-Systemlandschaft besteht aus ERP/ECC 6.0 und SAP BW 7.4. Ergänzt wird diese ERP-Architektur durch SAP IBP, C4C und Hybris.

Innerhalb von drei Jahren wurde das neue Kostenrechnungssystem auf allen Kontinenten implementiert und in das zentrale SAP-System der Firmengruppe integriert.

Heute stehen zeitnah und automatisch die jeweiligen Kosten (durchgerechneter Deckungsbeitrag) für jedes Produkt in der Unternehmenswährung Euro zur Verfügung.