SAP-Automatisierung mit KI und ML

Unternehmen jeder Größe und Branche wickeln ihre betriebswirtschaftlichen und logistischen, aber auch die fertigungsnahen und kundenbezogenen Prozesse in SAP-Software ab – weltweit mehr als 444.000 Firmen. Rund 80 Prozent der Kunden des Walldorfer Softwareherstellers zählen zu den kleinen und mittelständischen Betrieben sowie 99 von den weltweit 100 größten Unternehmen (Stand April 2023). Darüber hinaus hat sich in bestimmten Branchen wie etwa der Automobilindustrie der Einsatz von SAP-Lösungen quasi als Standard etabliert. 

Das Herzstück einer SAP-Systemlandschaft bildet in der Regel ein ERP-System mit integrierten Funktionen. Laut dem Investitionsreport 2023 der Deutschsprachigen SAP-Anwendergruppe (DSAG e. V.) arbeiten 79 Prozent der Firmen aus der DACH-Region mit dem etwas in die Jahre gekommenen SAP ERP/ECC 6.0 beziehungsweise der SAP Business Suite 7, 41 Prozent setzen die aktuelle ERP-Suite SAP S/4 Hana im On-premises-Betrieb ein, 8 Prozent die Public-Cloud-Version. Da die Mainstreamwartung für das alte ERP-System im Jahr 2027 endet und die teurere erweiterte Wartung drei Jahre später, also 2030, müssen sich viele Unternehmen dringend mit dem Gedanken an den Umstieg auf die neue ERP-Lösung befassen. 

Automatisierung

Wer jetzt auf S/4 Hana wechselt, will damit in erster Linie die digitale Transformation vorantreiben. Leider fallen die erzielten Fortschritte oft nicht zufriedenstellend aus: 52 Prozent der Firmen sehen sich auf diesem Weg noch nicht sehr weit, konstatiert der DSAG-Investitionsreport 2023. 

Prozessautomatisierung ist eine Möglichkeit, die digitale Transformation im Unternehmen maßgeblich zu unterstützen. Sie kann im Vertrieb, im Einkauf, im Service, in der Fertigung und der Logistik oder im Finanz- und Personalwesen eingesetzt werden. Aber auch die Rechtsabteilung kann bei Daten-bankabfragen und juristischen Recherchen profitieren, die IT-Organisation beim IT-Service-Management (ITSM) und beim Umstieg auf S/4 Hana. Die Automatisierung von Transaktionen und Workflows mithilfe von Softwarerobotern verändert die Art und Weise, wie Prozesse abgewickelt und Arbeitsaufgaben erledigt werden, von Grund auf. Sie gilt daher als letztes und entscheidendes Puzzleteil für eine digitale Transformation. 

Bandbreite an Möglichkeiten

Gerade das SAP-Umfeld bietet eine enorme Bandbreite an Einsatzmöglichkeiten für Automatisierung. Man denke nur an kognitive Aktionen wie die Anmeldung von Nutzern an einem SAP-System oder Benutzereingaben im SAP GUI for Windows (WinGUI), an die Extraktion von Daten aus Rechnungen oder Kundenaufträgen und ihre Verarbeitung in der jeweiligen SAP-Software, an die Prognose von Finanzergebnissen und das Finanz-reporting oder an die Durchführung einer Nullkontrolle im Lager. Auch Personalprozesse in SAP SuccessFactors wie das Recruiting und das Onboarding, die zahlreiche manuelle Arbeitsschritte erfordern, lassen sich mit Robotern automatisieren. Beim Onboarding zum Beispiel reicht das Spektrum von der Vertragsunterzeichnung über die Deaktivierung der Ausschreibung im Stellenportal, die Eingabe der Personaldaten in SAP ERP beziehungsweise S/4 und SuccessFactors bis zur Anlage der Benutzer-IDs in verschiedenen IT-Systemen und zur Beschaffung von Hardware für den neuen Mitarbeitenden.

Order-to-Cash

Softwareroboter können auch eingesetzt werden, um die Prozessbeziehungen zwischen SAP-Systemen und (geschäftskritischen) Nicht-SAP-Applikationen ohne APIs zu integrieren. 

Ein Beispiel für eine solche Integration von SAP- und Nicht-SAP-Systemen per Automatisierung sei hier anhand des Order-to-Cash-Prozesses dargestellt, also der Auftrags-bearbeitung von der Bestellung bis zum Zahlungseingang.

Ein Unternehmen, das ERP-Software von SAP nutzt, wickelt seine kundenbezogenen Prozesse in der CRM-Lösung eines Drittanbieters ab, sei es Salesforce oder Microsoft Dynamics 365. Sobald ein Kunde einen Auftrag erteilt oder einen Vertrag unterzeichnet, wird der Prozessstatus dieser Verkaufs-chance (Opportunity) im CRM als „gewonnen“ markiert und abgeschlossen. Die weiteren Arbeitsschritte übernimmt dann der Softwareroboter, vorausgesetzt, es ist ein Connector für das jeweilige CRM und eine Bapi-Integration zwischen dem ERP von SAP und dem Nicht-SAP-CRM vorhanden. Direkt nach dem Abschluss und vollständig automatisiert überträgt er die erforderlichen Daten in das SAP-System, legt dort die Kundenbestellung an und aktualisiert im Gegenzug die Informationen in der CRM-Software. 

Testing und Migration optimieren

Die IT-Abteilung wiederum profitiert vom Einsatz von Testautomatisierungslösungen unter anderem beim SAP-Testing (Generierung von Testfällen, Testdurchführung, Berichterstattung, Anforderungs- und Fehlermanagement, CI/CD-Integration, exploratives Testen) und bei der Migration auf S/4 Hana. 

Anstatt ihre Tests manuell durchzuführen, wie 72 Prozent der SAP-Kunden es immer noch tun, obwohl die Methode erwiesenermaßen teuer, wenig effizient und fehleranfällig ist, kann die SAP-Basismannschaft mittels der in eine Automatisierungsplattform integrierten Testautomatisierung einfach und schnell automatisierte SAP-Testszenarien erstellen. Das ist deutlich effizienter und kostengünstiger, vor allem weil sich die einzelnen Testkomponenten wiederverwenden lassen.

Die Integration mit dem SAP Solution Manager (SolMan) erweitert das Automatisierungspotenzial auf Testfälle über die gesamte Unternehmenslandschaft hinweg, einschließlich SAP- und Nicht-SAP-Anwendungen. SAP-Kunden können Testfälle ausführen, komplexe Testdaten austauschen, und außerdem helfen genaue Berichte in einer konsolidierten Ansicht dabei, KPIs kontinuierlich zu verfolgen.

Automatisierung trägt auch dazu bei, den Umstieg auf S/4 zu beschleunigen und reibungslos, sicher und Compliance-konform zu gestalten, und zwar über alle Schritte hinweg. Das beginnt bei der Erfassung der SAP-Prozesse (Process Mining) und dem Design der zukünftigen S/4-Landschaft und reicht über das Mapping und die Migration der Daten und Strukturen bis hin zu den Regressionstests. Die Wiederverwendbarkeit der Roboter und des Testportfolios in zukünftigen Projekten schützt zudem die getätigten Investitionen. 

All das entlastet die IT, sodass mehr Zeit für die Kernaufgaben bleibt, gleichzeitig trägt Automatisierung dazu bei, den herrschenden IT-Fachkräftemangel abzufedern und unter Umständen auch fehlende interne SAP-Kompetenz auszugleichen – ein weiterer Pluspunkt der Automatisierung.

Die richtige Plattform

Aus technischer Sicht eignet sich für die Automatisierung der SAP-Prozesse eine moderne Automatisierungsplattform, die mit KI- und ML-Technologien arbeitet. Sie sollte gängige SAP-Oberflächentechnologien wie SAP WinGUI, WebGUI, Fiori und SAP Business Client unterstützen und mit On-premises- und Cloud-Lösungen von SAP sowie mit SAP-Schnittstellentechnologien, zum Beispiel Bapi, RFC, OData kompatibel sein.

Ein zusätzliches Plus ist es, wenn die Plattform darüber hinaus out of the box vordefinierte, -sofort einsatzbereite RPA- Workflowpakete der am häufigsten genutzten Transaktionen und Prozesse in SAP ERP und S/4 bereitstellt. Sie ermöglichen den schnellen und einfachen Einstieg in eine modulübergreifende Automatisierung der SAP-Prozesse sowie in eine RPA-gestützte SAP-Basis-Administration – und das zu überschaubaren Kosten. Um die stabile und performante Automatisierung zu gewährleisten, sollten die Pakete die SAP-WinGUI-Automatisierung sowie die native Integration über SAP-Bapi abdecken. 

Abgesehen davon muss eine Automatisierungsplattform, die SAP-Prozesse mit Softwarerobotern -automatisiert, selbstverständlich alle Anforderungen in Bezug auf Rechts- und Compliancekonformität erfüllen und jedem Audit standhalten.

Für zusätzliche Sicherheit sorgen eine rollenbasierte Zugriffskontrolle (Role Based Access Control, RBAC), die lückenlose Verschlüsselung und Veracode-Zertifizierung und anerkannte Prüfsiegel wie das Zertifikat SAP Certified Solution und SAP Endorsed Apps.

Strategische Planung

Kein Zweifel: Durch die Automatisierung der SAP-Prozesse entsteht echter Mehrwert. Die Mitarbeitenden werden von einförmigen, wiederkehrenden Tätigkeiten entlastet, sodass ihnen mehr Zeit für ihre Kernaufgaben bleibt. Fehleranfällige manuelle Abläufe werden durch automatisierte Prozesse ersetzt. Das schafft ein hohes Maß an Sicherheit. 

Um den größtmöglichen Nutzen aus der Automatisierung zu ziehen, muss ihr Einsatz strategisch geplant werden. Hier herrscht jedoch Nachholbedarf. Vielerorts sind RPA-Projekte im SAP-, aber auch im Nicht-SAP-Umfeld vielmehr taktisch als strategisch motiviert. Silostrukturen, in denen die einzelnen Geschäftsbereiche operieren, lassen sich so kaum aufbrechen, sondern werden eher zementiert. Das ist einer von einer ganzen Reihe von Gründen, warum RPA-Vorhaben auf halber Strecke stecken bleiben oder sogar scheitern.

Changemanagement

Das Vorhandensein einer Vision und einer Strategie ist aber das A und O für eine erfolgreiche SAP-Automatisierung über Abteilungsgrenzen hinweg. Den Ausgangspunkt bildet eine exakte Bestandsaufnahme der aktuellen Situation, die zeigt, wie es um die Automatisierung im Unternehmen steht. Sie liefert wichtige Ansatzpunkte für die Entwicklung einer Strategie, auf deren Grundlage die Automatisierung dann zielgerichtet Schritt für Schritt in der gesamten Organisation etabliert werden kann. 

Bei Prozessautomatisierung, und nicht nur im SAP-Umfeld, handelt es sich jedoch nicht nur um ein IT-, sondern auch um ein Business-Projekt, das Änderungen in Prozessabläufen und der Organisationsstruktur nach sich zieht. Vor allem Letzteres erweist sich häufig als großer Gefahrenpunkt. Laut dem US-Marktforscher Forrester Research scheitern Automatisierungsprojekte nämlich selten an der Technologie, sondern meist am Silodenken im Unternehmen und an der fehlenden Akzeptanz aufseiten der Mitarbeitenden. 

Umso wichtiger ist es, die Belegschaft von Beginn an ins Boot zu holen und an die neuen Gegebenheiten heranzuführen. Ausgewählte Fachanwender sollten über Schulungen, Tutorials und Workshops
in die Lage versetzt werden, Softwareroboter gemäß dem Citizen-Developer-Konzept selbst zu entwickeln.

Gleichzeitig sollten die Sorgen der Beschäftigten vor einem Kontroll- oder Jobverlust, verursacht durch das Aufbrechen von Silodenken und den Verlust von Herrschaftswissen, vom Start weg durch ein aktives Changemanagement abgebaut werden, das gehört zu den sensiblen Aufgaben bei -einem Automatisierungsprojekt. Nicht zuletzt steht und fällt der Erfolg einer Prozessautomatisierung auch mit der Unterstützung durch das Management beziehungsweise die Geschäftsführung.

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