S/4 Hana Finance Kernkompetenz

Aktuell stehen SAP-Anwender zwei großen Herausforderungen gegenüber: Einerseits hat SAP das Mainstream-Wartungsende für Altsysteme auf 2027 terminiert und andererseits lassen sich aktuelle Anforderungen an Enterprise-Resource-Planning-Systeme mit dem klassischen ECC der SAP nicht mehr zufriedenstellend abbilden. Um wettbewerbsfähig zu bleiben und gleichzeitig den Digitalisierungsgedanken in die DNA der eigenen Organisation zu verankern, ist der Wechsel auf S/4 Hana obligatorisch. Doch der Umstieg gilt als aufwändig und anspruchsvoll, da er in großem Maße den Finance-Bereich tangiert. Hinzu kommt, dass mehrere Migrationsstrategien zur Auswahl stehen.

S/4 als Chance erkennen

Der Umstieg auf S/4 Hana bietet für Unternehmen unter anderem durch das neue Datenmodell und die Rückkehr zum Standard vereinfachte, entschlackte Prozesse sowie eine Basis für neue Technolo-gien wie Cloud-Applikationen. Das ermöglicht die Optimierung des Organisationsaufbaus und der internen Abläufe durch harmonisierte Strukturen, die Entflechtung der IT-Architektur sowie die schnellere Implementierung von innovativen Funktionen. Bei der Transformation stellt der Bereich Finance eine Besonderheit dar, weil einige Neuerungen unter SAP S/4 Pflicht sind. Das verunsichert viele Entscheider. SAP-Partner wie Consilio verfügen über eine weitreichende Expertise im Finance-Bereich, bringen hauseigene Transformationsmethodologien wie „SAP Activate Tailored by Consilio“ als Projektbeschleuniger in die Transformation mit ein, was dabei hilft, diese Hürden zu nehmen. In Projekten haben sich einige Top-Themen bei den Kunden herauskristallisiert.

Margin Analysis

SAP hat für die Ergebnis- und Marktsegmentrechnung die CO-PA (Controlling/Profitability Analysis, Ergebnisrechnung) die beiden Methoden buchhalterische und kalkulatorische Ergebnisrechnung als Anwendung vorgesehen. Sie sind parallel nutzbar und ermöglichen eine EBIT(DA)-Darstellung nach Umsatzkostenverfahren (UKV oder IFRS).

Wie sieht der Weg für Anwender aus, die bereits die kalkulatorische oder buchhalterische Ergebnisrechnung nutzen oder den Einsatz planen? 

Ob die Margin Analysis die Anforderungen – insbesondere im Konzern-Reporting – bereits vollständig abdeckt oder ob weiterhin die kalkulatorische Ergebnisrechnung zum Einsatz kommt, klärt die umfassende Analyse in der Explore-Phase von S/4-Transformationsprojekten. Generell gilt: Kunden, die im ECC-System bereits über ein sehr kunden-individuelles kalkulatorisches CO-PA verfügen, sollten im Vorfeld sehr genau analysieren, ob die Margin Analysis ihre Anforderungen abdeckt.

Unternehmen, die die Ergebnisrechnung nicht einsetzen oder nur den SAP-Standard genutzt haben, sollten die Margin Analysis einführen, um zukünftig von SAP-Innovationen zu profitieren. Ist die Strategie noch nicht eindeutig, sollten bei der Implementierung sowohl die kalkulatorische als auch die buchhalterische (Margin Analysis) Ergebnisrechnung aktiviert werden. Wichtig: In cloudbasierten Lösungen steht nur noch die Margin Analysis zur Verfügung.

Material Ledger

Als Nebenbuch im Universal Journal wird das Material Ledger (ML) zur einzigen Quelle der Bestands- und Materialbewertung. Es ermöglicht die Darstellung in verschiedenen Währungstypen sowie eine Ist-Kalkulation über alle Stufen der Produktionskosten inklusive Preisfortschreibung. Zudem lässt sich mit ihm die Materialbewertung transparenter und genauer gestalten, da eine einzelpostengenaue Aufzeichnung aller Materialbewegungen wie Waren- oder Rechnungseingänge ermöglicht wird.

Muss das Material Ledger beim Umstieg auf SAP S/4 Hana eingeführt und genutzt werden? 

Die Aktivierung und Nutzung des Material Ledger (ML) ist für alle Unternehmen mit Materialbewertung und Bestandsführung zwingend. Die Aktivierungspflicht gilt unter anderem für die parallele Währung und Echtzeitanalyse. Optional können auch die parallele Bewertung und die Ist-Kalkulation implementiert und genutzt werden.

Unternehmen, die auf S/4 umsteigen wollen, müssen sich deshalb mit dem Einsatz und den Funktionalitäten des ML auseinandersetzen und sollten bereits im Vorfeld ein Konzept erarbeiten – egal ob sie das ML bereits unter ECC genutzt haben oder nicht. Grund: Eine nachträgliche Änderung diverser Einstellungen des Material Ledger, insbesondere bezüglich paralleler Währungen, ist nicht möglich, ohne das System komplett neu aufzusetzen.

Parallele Rechnungslegung

Bereits seit SAP ERP/ECC 6.0 gibt es das neue Hauptbuch (NewGL). Vorteile sind unter anderem die Möglichkeit zur parallelen Abbildung von Rechnungslegungsvorschriften in Ledgern, die Echtzeitintegration von CO ins FI, Bilanzierungsmöglichkeiten auf Profitcenter-, Segment- und Geschäftsbereichsebene mittels Belegaufteilung, Beschleunigung des Periodenabschlusses oder eine höhere Flexibilität kundeneigener Felder. Das neue Hauptbuch ist unter S/4 Standard, die Nutzung der Kontenlösung ist weiterhin möglich.

Soll das neue Hauptbuch schon vor der S/4-Hana-Transformation im ECC-System eingeführt werden oder erst im Zuge des Wechsels?

Den richtigen Zeitpunkt der Umstellung, vor oder während des Umstiegs auf S/4, bestimmen im Grunde zwei Faktoren: Komplexität und Kapazität. Das bedeutet, erst eine genaue Analyse beziehungsweise eine Vorstudie gibt Aufschluss über den richtigen Zeitpunkt für die Einführung.

AA-Echtzeitintegration

Die neue Anlagenbuchhaltung ist seit EHP7 bei SAP verfügbar und wird bei S/4 Pflicht. Zu den Kern-aspekten der Lösung gehören unter anderem die bessere Unterstützung der parallelen Rechnungs-legung und die Echtzeitintegration für mehrere Rechnungslegungsvorschriften. Die bewährte Kontenlösung wird auch weiterhin unterstützt. Soll man die Umstellung bereits im SAP-ECC-System oder erst im Zuge der S/4-Trans-formation durchführen?

Wer momentan im ECC das klassische oder neue Hauptbuch im Einsatz hat und die Anlagenbuchhaltung erstmals einführen will, sollte in jedem Fall direkt die neue Lösung aktivieren. Wer alternativ bereits die klassische Anlagenbuchhaltung im SAP-ECC-Umfeld in Verbindung mit dem neuen Hauptbuch einsetzt, aber aus fachlicher Sicht bereits die Vorteile der AA-Echtzeitintegration ins Hauptbuch nutzen möchte, für die kann sich ebenfalls die vorzeitige Aktivierung der neuen Anlagenbuchhaltung lohnen.

Für beide Szenarien gilt: Ein Vorprojekt reduziert die Komplexität bei der späteren S/4-Migration erheblich, wenn die neue Anlagenbuchhaltung bereits in ECC genutzt wird. Allerdings steht der volle Funktionsumfang der neuen FI-AA erst mit dem neuen Datenmodell in S/4 Hana zur Verfügung.