S/4-Einstieg ohne Umsatzverlust

Dienstagnachmittag. Auf dem Weg von München in unsere Niederlassung in Zürich legen wir einen kurzen Zwischenstopp ein. Ein namhafter Schweizer Konzern will S/4 Hana einführen. Ein Greenfield-Projekt.

Das Applikationstemplate ist so gut wie fertig. Jetzt stehen alle in den Startlöchern: für den ersten Rollout. Das Gesamtprogramm inklusive Timeline ist fixiert.

Geplant ist die schrittweise Ablösung von mehreren SAP-Systemen in mehr als 25 Einzelprojekten. Die kritische Frage: Wie kommen die Daten aus den Quellsystemen in die neue Ziellandschaft?

Migration – eine klassische Fleißaufgabe für die indischen Kollegen, meint die IT. Doch dann fragt sich der CFO: Sind wir auf dem richtigen Weg, ist unsere Transformation nach S/4 hinreichend geplant?

Eine u-förmige Kurve auf dem Flipchart beschreibt die Business-Performance. Der untere Punkt ist der Go-live des neuen Systems, zu diesem Zeitpunkt sind bei Nutzung klassischer Migrationswerkzeuge offene Aufträge abzusagen, Lieferungen zu stornieren, offene Posten auszugleichen – ein massiver Impact für das Business.

Später müssen alle diese Aktivitäten im neuen System erneut ausgeführt werden, um die Geschäfte fortzuführen. Im schlimmsten Fall bedeutet dies, dass sie einige Tage keine Waren ausliefern können. Ein Kunde ähnlicher Größe hat kürzlich ausgerechnet, dass dieser Stillstand einen Umsatzverlust von mehr als einer Million Euro bedeuten kann allein im Zentralversand!

Nervös nestelt der CFO an seiner Krawatte: „Was bedeutet das dann erst für das Gesamtunternehmen und die komplette Lieferkette? Das können wir uns nicht leisten!“

Also sollte ein minimalinvasiver S/4-Umstieg das Ziel sein: Mit dem richtigen Migrationsansatz, einer auf Business-Prozesse abgestimmten Strategie und der Spezialsoftware cbs ET Enterprise Transformer ist der Umstieg auf die neue ERP-Plattform im Near-Zero-Downtime-­Verfahren realisierbar, praktisch ohne Ausfallzeiten.

Dabei werden Belege in jedem Status übernommen. Melden sich die User dann im neuen System an, können sie genau da an ihren Belegen weiterarbeiten, wo sie im Altsystem aufgehört haben.

Ein entscheidender Punkt bei der Migrationsstrategie: die Software!

SAP kündigt die altgediente LSMW-Migration auf. Der Nachfolger heißt S/4 Migration Cockpit. Das neue Werkzeug hat durchaus Potenzial, es fehlt aber noch am Reifegrad.

Weitere Alternative: SAP Data Services mit Rapid Deployment Solutions – ein zugekauftes Tool, das die klassischen ETL-Funktionalitäten (Extract – Transform – Load) im Schlaf beherrscht.

Die Krux: Für alle genannten Ansätze gelten die altbekannten Limits: langsame Verarbeitung der Daten mit transaktionalen Methoden (BAPI oder IDOC) sowie eine Limitierung auf aktuelle Daten. Historienmigration? Fehlanzeige!

Dabei gibt es längst eine Standardsoftware, mit der sich ein beliebiger Datenumfang aus SAP-ERP-­Systemen jeden Releases und aus Non-SAP-Systemen nach S/4 überführen lässt. Der ET beherrscht dabei auch für die Historienübernahme notwendige Funktionalitäten für direkte Datenbank-Updates.

Neues SAP-Template ausgerollt

Zwölf Monate später sind wir einen großen Schritt weiter. Gemeinsam mit dem Kunden haben wir eine passende Migrationsstrategie erarbeitet. Das neue SAP-Template wurde in der ersten Welle in drei Ländern ausgerollt.

Das Projekt hat gezeigt: Migration nach S/4 ist keine klassische IT-Aufgabe, der Großteil der kritischen Fragen ist vom Business zu entscheiden. Welche Daten sollen aus den Altsystemen übernommen werden?

Das Team ist hier stark selektiv vorgegangen. Wieviel Historie wird benötigt? Wir haben Belege und Aufträge aus den vergangenen zwei Jahren mitgenommen. Und: Die Konsistenz aller Daten ist sichergestellt.

Erstens durch den prozess- und objektorientierten Ansatz des ET. Zweitens dank einer Vielzahl von Validierungen, die in die Software eingebaut sind.

Neue Kerngeschäftsprozesse in S/4, konsolidierte Systeme, unmittelbare Echtzeitanalysen – der CFO ist fürs Erste zufrieden. Doch es geht weiter. Nun arbeitet das Projektteam bereits mit Hochdruck an der zweiten Welle.