Rezeptur für die Stilllegung von Altsystemen

Heterogene IT-Umgebungen, unterschiedliche Release-Stände und weltweit verteilte Systeme und Applikationen – IT-Administratoren in internationalen Unternehmen stehen vor vielfältigen Herausforderungen bei der Einführung weltweiter, zuverlässiger Standards.

„Aus diesem Grund haben wir bereits 2010 das Projekt Horizon gestartet, um unsere damals 33 ERP-Systeme weltweit auf ein einziges zu reduzieren“

berichtet Sven Schweden, Leiter des Information-Lifecycle-Teams und zuständig für die Stilllegung von Altsystemen bei Henkel.

„Dabei stellte sich die Frage: Was machen wir mit den 70 Terabyte an Daten, die in unseren Altsystemen steckten?“

Altsysteme brauchen weiterhin regelmäßige Sicherheitsaktualisierungen, damit keine Sicherheitslücken entstehen. Außerdem stellt sich das Problem der Hardwareersatzteile.

Die IT kann deshalb keine Haftung dafür übernehmen, steuerrelevante Daten und Dokumente mindestens zehn Jahre lang in den Altsystemen revisionssicher aufzubewahren und bei Bedarf abzurufen.

Damit steht aber die Rechtssicherheit bei Steuerprüfungen oder juristischen Streitigkeiten infrage – ein erhebliches Risiko für Unternehmen, das beseitigt werden muss.

Altsysteme sind ein Risiko

„Die Informationen aus den Altsystemen in die neue zentrale Lösung zu übernehmen wäre viel zu aufwändig gewesen. Aber auch der Weiterbetrieb der Altsysteme auf möglichst niedriger Betriebstemperatur erschien bei näherem Hinsehen nicht sinnvoll“

erklärt Sven Schweden.

„Denn selbst im Dornröschenschlaf, wenn alle Zugänge für normale Anwender und Schnittstellen zu Drittapplikationen gekappt sind, müssen Altsysteme gepflegt werden.“

Es musste also ein radikal anderer Ansatz verfolgt werden, der sowohl Rechtssicherheit bot als auch die Möglichkeit, die Altsysteme abzuschalten.

Die Evaluierung dieser alternativen Lösung fand in den Jahren 2013 und 2014 statt. Dafür brachte die IT alle betroffenen Fachabteilungen sowie übergreifende Fachbereiche wie beispielsweise Finanzen und Recht an einen Tisch.

In gemeinsamen Workshops erarbeiteten sie Auswahlkriterien und das Pflichtenheft. Es galt, rechtliche Anforderungen und geschäftliche Interessen miteinander in Einklang zu bringen. Das heißt, Altdaten und -dokumente rechtssicher aufzubewahren und gleichzeitig den Zugriff darauf zu gewährleisten.

Schweizer Pilotprojekt überzeugt

Unter Einbeziehung externer Partner wie des IT-Dienstleisters T-Systems oder der Wirtschaftsprüfergesellschaft KPMG spielte Henkel verschiedene Szenarien und Lösungen durch.

Am Ende erwies sich sowohl funktional als auch finanziell die Plattform JiVS des Schweizer Anbieters Data Migration Services als die beste Lösung. Als Java-basierende und damit systemunabhängige Plattform ist sie von Wirtschaftsprüfern in Deutschland, Österreich und der Schweiz zertifiziert. Denn sie erlaubt die revisionssichere Aufbewahrung von Altdaten zusammen mit ihrem ursprünglichen Geschäftskontext.

Damit ist die Rechtssicherheit dauerhaft gegeben. Gleichzeitig lässt sich bei Bedarf auf diese Informationen zugreifen. Diese werden zudem so angezeigt, als arbeiteten die Anwender noch mit der Ursprungsapplikation.

Zudem lässt sich mittels JiVS der gesamte Lebenszyklus der Informationen bis zur gezielten Löschung einzelner Datensätze und Dokumente managen. Damit können Unternehmen auch die Vorgaben der euro­päischen Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO) erfüllen. Darüber hinaus sprachen die wirtschaftlichen Vorteile für die Plattform:

„Gegenüber dem Echtbetrieb der Altsysteme liegen die Betriebskosten von JiVS etwa bei zehn Prozent. Sogar nach dem maximalen Downsizing der Systeme ergibt sich immer noch eine Kostenersparnis im Betrieb von 65 bis 75 Prozent“

rechnet Sven Schweden vor.

„Das hat uns überzeugt.“

Eines der Systeme, die stillgelegt werden sollten, stand in der Schweiz und eignete sich perfekt für das JiVS-Pilotprojekt bei Henkel. Denn in dieser lokalen ERP-Lösung war die gesamte Prozesslandschaft abgebildet, wie sie auch für die großen ERP-Systeme zum Beispiel in Nordamerika oder in Asien typisch war.

Zudem betrug das Gesamtvolumen der darin gespeicherten Daten nur 500 Gigabyte. Mithilfe von T-Systems Schweiz konnte das Projekt innerhalb von nur zwei Monaten realisiert werden. Und die Fachanwender waren mit dem Ergebnis vollauf zufrieden.

„Die Pilot-Ergebnisse waren nicht nur sehr zufriedenstellend, sondern auch äußerst lehrreich. So konnten wir zeigen, dass sich mit der praktisch vollständigen Übernahme der Altdaten in JiVS eines unserer wichtigsten Teilziele erreichen ließ.

Indem wir nur offene Vorgänge, die nicht älter als drei bis sechs Monate waren, in das zentrale SAP-System übernahmen, hatten wir nur wenige Gigabyte an Daten zu migrieren“

resümiert Sven Schweden.

Aufgrund der positiven Erfahrungen mit dem Piloten erhielt T-Systems den Auftrag, weitere acht Systeme stillzulegen. Da es sich dabei um größere Systeme handelte, kamen neue Herausforderungen hinzu.

Zum einen musste JiVS mit den vorhandenen Dokumentenmanagementsystemen verbunden werden. Denn dort bewahrt Henkel über 150 Millionen PDF-Dateien mit einem Volumen von mehr als 25 Terabyte auf. Mit dieser Anbindung sollte ein weiterer Zugriff auf die Daten und Dokumente ermöglicht werden.

Zum anderen galt es, die JiVS-Plattform an spezifische Länderanforderungen anzupassen. Zu diesen Weiterentwicklungen zählte etwa die Möglichkeit, Währungsdaten mit bis zu fünf Nachkommastellen anzuzeigen oder asiatische Zeichensätze zu unterstützen. Letzteres war insbesondere für Asien relevant, wo die Systeme für mehr als 30 Länder abgelöst werden sollten.

Rezeptur für Stilllegungen

Bis Ende 2018 hat Henkel insgesamt 14 Altsysteme stillgelegt, davon allein fünf im vergangenen Jahr mit mehr als 30 Terabyte an Daten. Für 2019 ist die Ablösung von zwei weiteren großen Altsystemen geplant.

„Auf Basis dieser Erfahrungen haben wir eine Art Rezeptur entwickelt, nach der wir die Stilllegung eines Altsystems innerhalb von maximal zwölf Monaten garantieren können“

berichtet Sven Schweden.

„Dabei geht es längst nicht mehr nur um die ERP-Systeme, die wir ursprünglich mit Horizon im Blick hatten. Derzeit evaluieren wir zum Beispiel die Stilllegung von zwei CRM-Systemen.

Außerdem kann jede Fachabteilung mit Altsystemen eine entsprechende Anfrage an uns richten.“

Die erste Zutat auf der Rezeptur ist ein standardisierter Fragebogen. Damit kann die IT klären, ob die jeweilige Anfrage für ein JiVS-Projekt spricht oder nicht.

Kommen Sven Schweden und seine Kollegen zu einem positiven Ergebnis, isolieren sie das Altsystem von Drittlösungen und löschen die bestehenden Berechtigungen, sodass keine Änderungen mehr vorgenommen werden können.

Gleichzeitig prüfen sie, ob der Informationsbestand vollständig ist. Unter Umständen müssen dabei noch einige SAP-Belege gedruckt werden. Denn sind die Daten erst einmal nach JiVS migriert, lassen sich daraus keine Belege mehr erzeugen.

Folglich müssen auch die Dokumente schon vor der Migration vollständig vorliegen, damit sie auf die neue Plattform transferiert werden können. Diese erste Phase dauert maximal drei Monate.

Im darauffolgenden Quartal extrahieren die JiVS-Experten sämtliche Informationen aus den Altsystemen. Gleichzeitig nehmen sie etwaige Anpassungen in der JiVS-Plattform vor.

Im dritten Quartal nach Projektstart testen sie die neue Umgebung und sorgen für die Abnahme. Im vierten Quartal schließlich startet der Produktivbetrieb auf der neuen Plattform. Läuft alles wie gewünscht, wird das Altsystem abgeschaltet und abgebaut.

Neben der Rezeptur entstand die Idee eines Centers of Excellence für JiVS.

„Die Erfahrung lehrt, dass die Fachanwender vielleicht zweimal im Jahr auf Altdaten zugreifen müssen.

Obwohl wir die Zahl der Zugänge auf zwei Anwender pro Fachabteilung und maximal fünfzig Berechtigte pro stillgelegtem großen ERP-System begrenzt hatten, gab es keinen Engpass. Doch wer eine Software nicht regelmäßig benutzt, vergisst schnell, wie sie sich bedienen lässt.

Folglich stieg die Zahl der Supportanfragen. Deshalb wollen wir bis Ende 2019 ein zentrales Team von JiVS-Anwendern aufbauen, die alle Zugriffsanfragen der Fachanwender für diese übernehmen und erledigen“

berichtet Sven Schweden.

Die JiVS-Rezeptur und die dazugehörigen Strukturen und Prozesse sind mittlerweile so erprobt und eingespielt, dass Henkel davon ausgeht, bis Ende 2020 nicht nur die großen ERP-Systeme wie ursprünglich geplant stillzulegen, sondern auch die weiteren zehn ERP-Lösungen, die lokal im Einsatz sind.

Der richtige Ansatz für die Zukunft

„Der größte Nutzen von JiVS wird sich aber erst in der Zukunft zeigen. Denn wie jeder SAP-Bestandskunde überlegen wir uns gerade eine Strategie zum Umstieg auf SAP S/4 Hana, in unserem Fall von unserer zentralen SAP Business Suite.

Doch anders als viele andere können wir uns vor allem auf die Frage konzentrieren, ob wir unsere Individualentwicklungen und -anpassungen mit in die neue SAP-Welt übernehmen wollen oder ob wir unsere Abläufe an den SAP-Standard anpassen“

blickt Sven Schweden voraus.

„Denn die Frage der Altlasten stellt sich uns dank JiVS nicht mehr. Das macht uns viel agiler und nimmt uns auch den Zeitdruck, sodass wir den Umstieg in aller Ruhe angehen können.“

140 Jahre Innovation und Agilität

Henkel ist weltweit mit führenden Innovationen, Marken und Technologien in folgenden drei Geschäfts­feldern tätig: Adhesive Technologies (Klebstoff-Technologien), Beauty Care (Schönheitspflege) und Laundry und Home Care (Wasch-/Reinigungsmittel).

Henkel wurde 1876 gegründet und blickt auf eine über 140-jährige Erfolgsgeschichte zurück. Henkel beschäftigt weltweit mehr als 53.000 Mitarbeiter, die ein vielfältiges Team bilden – verbunden durch eine starke Unternehmenskultur, einen gemeinsamen Unternehmenszweck und gemeinsame Werte. Die Vorzugsaktien von Henkel sind im Dax notiert.