Rechnungsverarbeitung 4.0

Weig versteht sich als industrieller Dienstleister entlang der Wertschöpfungskette Karton. Die Gruppe ist Spezialist für Gipskarton, verfügt über integrierte Kompetenz bei Verpackungskarton und Kartonverpackungen und bietet nachhaltige Lösungen bei der Entsorgung von Sekundärrohstoffen.

Am Hauptsitz in Mayen, wo die zentralen Verwaltungsbereiche untergebracht sind, laufen alle Fäden zusammen. Die Abläufe der Rechnungseingangsverarbeitung sind aufgrund der Software Tangro IM effizient gebündelt.

Rund 45.000 Rechnungen erhält Weig im Jahr, jeweils zur Hälfte per E-Mail und Post. Die Verarbeitung dieser Belege in SAP war bereits vor Jahren automatisiert worden. Allerdings mit einer Lösung, die lediglich über eine Schnittstelle an das ERP-System angebunden war.

Mit dem Nachteil, dass alle angelegten Bestellungen und Wareneingänge nur einmal täglich an SAP übertragen und dort verbucht wurden. Diese wichtigen Informationen standen damit immer erst am Folgetag für die Rechnungsverarbeitung zur Verfügung, sodass zur üblichen Durchlaufzeit des Belegs noch eine weitere, eintägige Verzögerung hinzukam.

Darüber hinaus gab es eine Fülle unterschiedlicher Freigabeprozesse, die die Rechnungsprüfung weiter verlangsamten. Der Vision von effizienten, transparenten Prozessen entsprach diese alte Lösung nicht. Vor allem aber war das System auf S/4 nicht so effizient und stand damit im Widerspruch zur Unternehmensstrategie, S/4 Hana als führendes ERP-System im ganzen Unternehmen zu nutzen.

„Wir wollten auf jemanden bauen, von dem wir wissen, dass er S/4 Hana unterstützt. Mit Tangro haben wir den richtigen Partner gefunden“

sagt Tim Hoffmann von der Group Service IT zur Entscheidung für die Software.

„Überzeugt hat uns auch der Praxisbeweis bei einem Referenzkunden, bei dem Tangro bereits auf S/4 Hana läuft.“

Die Lösung zur Rechnungsverarbeitung ist SAP-embedded, kann also ohne Schnittstellen direkt in das SAP-ERP-System eingebunden werden – auch in S/4 Hana.

„Aus IT-Sicht vereinfacht die SAP- embedded-Eigenschaft natürlich sehr viel. Lediglich an einer Stelle gab es noch eine kleine Anpassung, dann war die Basissoftware auf unserem S/4-System lauffähig. Das ging alles schnell und unkompliziert“

zeigt sich Tim Hoffmann vom Projekt begeistert.

„Wir haben uns sehr gut beraten gefühlt.“

Nur acht Wochen hat es gedauert, bis IM bei Weig produktiv im Einsatz war. Dies war auch der enormen Vorarbeit der beteiligten Mitarbeiter zu verdanken. Seitdem kann das System seine Vorteile in den Fachabteilungen voll ausspielen.

Der Einkauf und die Rechnungsprüfung profitieren von der direkten Einbettung der Software in SAP, nicht nur weil die Sachbearbeiter eingehende Rechnungen in der gleichen Umgebung bearbeiten, sondern weil auch ein direkter Zugriff auf SAP-Daten möglich ist.

Das Arbeiten in der gleichen Umgebung erfordert besondere interne Absprachen über Arbeitsabläufe. Das Überprüfen, Nachbearbeiten und Ergänzen von Belegdaten wird damit wesentlich vereinfacht und beschleunigt.

Rund 80 Prozent der Rechnungen bei Weig werden mit IM vollständig automatisch erkannt. Damit erfüllt das System eine der wichtigsten Anforderungen der Fachabteilungen, wie Alexander Paucar- Bahrs vom Group-Service-Einkauf erklärt:

„Uns war wichtig, dass die Software zur Rechnungseingangsverarbeitung eine möglichst optimale Erkennung gewährleistet und bei Bedarf Belege vollständig automatisch im Hintergrund verbucht.“

Insbesondere bei Rechnungen über bestandsgeführte Artikel, bei denen die Artikelnummer vorhanden und feste Preise hinterlegt sind, ist diese Forderung erfüllt. Es muss selten etwas ergänzt, korrigiert oder genehmigt werden. Die Finanzbuchhalter sind nur noch pro forma dazwischengeschaltet, sichten kurz und buchen dann direkt mit einem Mausklick.

Plus Business Workflow

Bei den übrigen Rechnungen hat sich der Aufwand ebenfalls stark reduziert. IM erkennt auch hier einen Großteil der Inhalte automatisch, etwa den Lieferanten, die Bestellnummer und die Positionen.

Auch Kontierungen, Sachkonten und Steuerkennzahlen werden automatisch gezogen. Zur Freigabe oder zur Klärung von Fragen kommt der Tangro Business Workflow zum Tragen, der alle Workflow-Prozesse automatisiert und elektronisch abwickelt.

Mit der Implementierung der neuen Workflow-Lösung wurden gleichzeitig die Abläufe entsprechend der Unternehmensstruktur standardisiert und verschlankt. Jetzt gibt es feste Wertgrenzen, nach denen die Rechnungsfreigabe organisiert ist.

Darüber hinaus sorgen Vertreterregelungen für eine verlässliche Verarbeitung von Belegen auch bei Abwesenheiten. Früher musste der abwesende Mitarbeiter seine Vertretung unmittelbar vor der Abwesenheit einrichten. Mit IM ist er in der Lage, seine gesamte Urlaubsplanung im Voraus zu hinterlegen.

Zusätzlich ist die Handhabung so einfach, dass die Fachabteilung das meiste selbst regeln kann: Wenn beispielsweise ein Kollege kurzfristig erkrankt und daher noch keine Vertreterregelung aktiviert ist, lassen sich die laufenden Workflows gesammelt abbrechen, um sie dann gezielt mit der vorgesehenen Vertretung zu starten. Nur bei Sonderfällen (zum Beispiel einer langfristigen Erkrankung) greift die IT ein und aktiviert im Hintergrund die Vertretung.

Rechnungseingangsbuch

Weitere Erleichterung bringt ein automatisierter Eskalierungsvorgang, bei dem User, die eine Rechnung noch nicht freigegeben haben, an die Bearbeitung erinnert werden. Den Überblick über alle eingegangenen Belege gewährleistet das Rechnungseingangsbuch mit den eigenständig eingerichteten Varianten.

Hier sehen die Mitarbeiter sofort, welche Rechnungen sich im Workflow befinden oder welche Belege sofort gebucht werden können. Rechnungen, die unbegründet sind, falsche Inhalte haben oder fälschlicherweise bei Weig gelandet sind, können im Rechnungseingangsbuch durch die Benutzer direkt aus dem System an den Lieferanten zurückgeschickt werden.

Die Rechnungsverarbeitung wurde auf diese Weise derart beschleunigt, dass sich nun nach wenigen Monaten Produktivbetrieb bereits eine Steigerung der Skontoziehungen bemerkbar macht.

„Dank der Echtzeitverarbeitung können wir Rechnungen jetzt schneller buchen und viel öfter Skonto in Anspruch nehmen“, sagt Alexander Paucar-Bahrs. „Außerdem haben wir zum ersten Mal die Möglichkeit, den ganzen Prozess zu reporten. Wir sehen sofort, wo es Probleme gibt. Doppelte Rechnungen erkennt man durch die Echtzeitverarbeitung sofort.“

Keine Schnittstellen, geringe Wartung

Im produktiven Einsatz bestätigt sich der Optimierungseffekt für die interne IT. „Der Wartungsaufwand wird sich langfristig reduzieren. Es gibt keine Schnittstelle mehr, die wir IT-technisch betreuen und z. B. immer anpassen müssen, wenn der Anbieter etwas ändert.

Wir haben ein einziges, zentrales System zur Rechnungsverarbeitung, das mit einer ähnlichen Benutzerstruktur wie SAP arbeitet. Berechtigungsrollen können wir daher übernehmen“, zählt Tim Hoffmann die Vorteile auf.

Vor allem aber ist man bei Weig bereit für die Zukunft: „Indem die Rechnungsprüfung mit Tangro auf S/4 Hana erfolgt, sind wir in diesem Bereich auf dem schnellsten System unterwegs und zukunftsweisend aufgestellt.“