Purchase-to-Pay

Im Rechnungswesen war das Belegaufkommen aufgrund des Wachstums so gestiegen, dass es sich mit herkömmlichen Methoden kaum noch bewältigen ließ. Als man das Automatisierungsprojekt in größerer Runde vorstellte, zeigte sich, dass es im Einkauf und Wareneingang ähnlich gelagerte Problematiken gab. Auch in diesen Bereichen ließ sich die Dokumentenflut nur mit Softwarehilfe überwinden.

In der Tangro-Software fand man die geeignete Lösung. Die Inbound Suite umfasst unter anderem Module für die Verarbeitung von Auftragsbestätigungen, Lieferscheine und Rechnungen und bot daher den geforderten, umfassenden Ansatz. Gleichzeitig konnte das System ein weiteres entscheidendes Kriterium erfüllen: die vollständige Integration in SAP.

„Tangro ist SAP-embedded und damit direkt in SAP eingebunden. Das ist für uns ein Riesenvorteil. So haben wir in der Belegverarbeitung immer direkten Zugriff auf unsere SAP-Stamm- und Bewegungsdaten“, sagt Maximilian Schröder, Business Key User bei Atlas Copco IAS.

Atlas Copco IAS bietet unterschiedliche Fügetechnologien aus einer Hand. Zudem gehören die Analyse und Planung von Prozessen zum Lösungsangebot des Brettener Unternehmens. Es ist nur konsequent, dass man Abläufe auch intern nahtlos gestaltet.

SAP-embedded

Durch die SAP-embedded-Eigenschaft ist die Lauffähigkeit auf S/4 gegeben. „Wir hätten kein Produkt in die engere Auswahl genommen, dass nicht S/4-Hana-tauglich ist“, so Maximilian Schröder. Pro Jahr verarbeitet Atlas Copco IAS etwa 50.000 Lieferscheine, Auftragsbestätigungen und Rechnungen.

Die Belege gehen per Post, Fax, E-Mail oder EDI ein und werden von der Software automatisiert erkannt, mit den SAP-Stamm- und Bewegungsdaten abgeglichen und zur weiteren Prüfung oder Bearbeitung bereitgestellt. Teilweise fallen diese letzten beiden Schritte sogar völlig weg. Dann verarbeitet man die Belege vollautomatisch im Hintergrund – ohne dass jemand eingreifen muss.

Das ist beispielsweise bei Auftragsbestätigungen von bestimmten Lieferanten der Fall, deren Belege immer gleich aufgebaut sind und inhaltlich stimmen. Auch einige Rechnungen von speziellen Kreditoren werden sofort verbucht. Das Layout dieser Belege ist ebenfalls immer gleich und damit eine sichere Erkennung gewährleistet. Niemand muss hier noch einmal kontrollieren.

Bei den übrigen Auftragsbestätigungen, Lieferscheinen oder Rechnungen sehen die Mitarbeiter alle wichtigen Inhalte sofort im System. Das sind bei Auftrags­bestätigungen beispielsweise Bestellnummer, Auftragsnummer, Preis, Menge und Liefertermin. Bei Lieferscheinen etwa Belegnummer, Liefermenge und Datum.

Bei Rechnungen unter anderem Kreditor, Rechnungsnummer und Positionsdaten. Wenn alles stimmt, genügt ein Mausklick, dann sind auch diese Belege in SAP gebucht. Nur dann, wenn Unstimmigkeiten festgestellt werden oder Inhalte fehlen, bearbeiten die Sachbearbeiter den Beleg und ergänzen Inhalte beziehungsweise korrigieren Werte.

Aber auch das geht schnell, weil das Belegbild zusammen mit den erkannten Inhalten und allen relevanten Transaktionsdaten am Bildschirm angezeigt wird. „Bei Tangro sind Belegbild und alle wichtigen Inhalte auf einen Blick zu sehen. Das macht die Bearbeitung und Buchung von Eingangsbelegen sehr effektiv“, erklärt Maximilian Schröder. „Und wir sparen uns die Zeit für die Dokumentation, weil mit der Verbuchung der Beleg sofort an den richtigen Vorgang angehängt wird.“

Unterm Strich ist die Belegverarbeitung bei Altas Copco IAS damit deutlich schneller und effektiver geworden. Bei Auftragsbestätigungen wurde die Verarbeitungs-geschwindigkeit sogar verdreifacht: „Durch die Automatisierung mit Tangro haben wir die Verarbeitung von Auftragsbestätigungen von drei auf eine Minute beschleunigt“, sagt Maximilian Schröder.

Bei Lieferscheinen ist man ebenfalls deutlich schneller: „Lieferscheine verarbeiten wir jetzt doppelt so schnell wie vorher. Statt vorher zwei benötigen wir jetzt nur noch eine Minute pro Beleg“, sagt Maximilian Schröder.

Gerade bei Lieferscheinen ist solch eine hohe Geschwindigkeit wichtig, weil der Wareneingang ohne Zeitverzögerung in SAP erfasst werden muss. Es funktioniert, weil die Verarbeitung in Echtzeit erfolgt: Sobald der Beleg gescannt ist, sieht der Sachbearbeiter das Belegbild des Lieferscheins mit den dazugehörigen Transaktionsdaten sofort im System und kann den Wareneingang buchen.

„Die Verarbeitung von Lieferscheinen in Echtzeit ist ein riesiger Mehrwert, der uns eine enorme Effektivitätssteigerung bringt.“ Die vorab erledigten Prüfungsvorgänge erleichtern die Rechnungsverarbeitung. Die Software erkennt und interpretiert auch hier alle wichtigen Inhalte und prüft diese gegen die vorhandenen Bestelldaten in SAP.

Stellt die Software keine Abweichungen fest, kann der Beleg per Mausklick verbucht werden. Auch hier werden somit Effizienzsteigerungen erzielt. In allen Phasen der Belegverarbeitung sorgen die umfassende Transparenz und Nachvollziehbarkeit für weitere Optimierungseffekte.

„Durch die direkte Ablage zum Vorgang haben wir stets die komplette Prozesskette im Blick. Über die Bestellnummer oder eine Materialnummer können wir uns den gesamten Purchase-to-Pay entlanghangeln und alle wichtigen Belege sofort einsehen. Von der Bestellung über die Auftragsbestätigung und den Waren­eingang bis zur Rechnungstellung“, sagt Maximilian Schröder. „Mit Tangro kann man wirklich effektiver werden. Gleichzeitig ist die Automatisierung der Belegver­arbeitung ein weiterer Schritt zur Digitalisierung und Industrie 4.0.“