Prozesskommunikation optimieren

Lieferprozesse sind heute zu großen Teilen digitalisiert: vom Online-Bestellformular über die Lagerplanung und Logistik bis hin zur Abrechnung mittels ERP. Auch der Kontakt mit Lieferanten und Kunden erfolgt in der Regel vollautomatisiert per elektronischem Austausch strukturierter Daten (EDI). Doch während die Digitalisierung bei größeren Firmen oder internationalen Konzernen weit fortgeschritten ist, gilt dies nicht zwangsläufig auch für deren Partner. Unerwünschte, aber unvermeidliche Medienbrüche sind die Folge. Denn insbesondere kleinere, hoch spezialisierte Unternehmen verfügen häufig nicht über die technischen und finanziellen Möglichkeiten, um Daten per EDI strukturiert an Business-Anwendungen übermitteln zu können. Bei der Abwicklung von Aufträgen greifen sie stattdessen häufig auf vordefinierte, papiergebundene Bestellvordrucke oder PDF-Formulare zurück, die dann per Fax oder E-Mail versendet und aufwändig manuell erfasst werden müssen. Dies verursacht Kosten, führt zu Prozessverzögerungen und sorgt nicht selten für Erfassungsfehler.

Automatisch erfasst

Hier kommen Intelligent Capture Services ins Spiel, mit denen sich auch nicht EDI-fähige Lieferanten, Kunden oder neue Tochterfirmen binnen kürzester Zeit nahtlos an bestehende Prozesse anbinden lassen. Moderne Cloud-Dienste, wie die von Retarus, unterstützen alle gängigen Schnittstellen, ERP-Systeme und Dateiformate und beschleunigen Supply-Chain-Prozesse spürbar. Für Partner entstehen keinerlei Kosten oder systembedingte Einschränkungen: Sie nutzen bestehende Workflows einfach weiter.

Intelligent Capture Services erfassen automatisiert per E-Mail oder Fax eingehende Geschäftsdokumente und machen diese Daten bestenfalls mithilfe einer leistungsstarken Intelligent Document Recognition (IDR) vollständig maschinell lesbar. Die intelligente Texterkennung der Retarus Intelligent Capture Services zum Beispiel basiert auf mehreren OCR-Engines und innovativen KI-Techniken, unterstützt aktuell 14 Sprachen und ist somit auch für den Einsatz im internationalen Business-Umfeld bestens geeignet. Ein Stammdaten-Abgleich sowie automatisch lernende Regelwerke und Prüfmechanismen (Machine Learning) sorgen dabei für hohe Datenqualität mit einer Erkennungsrate von bis zu 98 Prozent.

Schnellerer Cashflow

Falls einzelne Informationen einer eingehenden Bestellung oder Rechnung, etwa aufgrund unleserlicher Handschriften, nicht erkannt werden sollten, werden diese mit einem Sperrvermerk versehen. Dadurch ist im ERP-System sofort ersichtlich, dass eine manuelle Nachbearbeitung erforderlich ist. Das Original-Dokument sendet Retarus dem zuständigen Mitarbeiter automatisiert als PDF zu. Im PDF sind alle nicht erkannten und zu prüfenden Bereiche deutlich hervorgehoben. Für Sachbearbeiter wird die manuelle Nachbearbeitung dadurch deutlich erleichtert, da sie nicht das gesamte Dokument, sondern lediglich fehlerhafte Informationen erneut prüfen müssen. Optional übernimmt Retarus die manuelle Nachbearbeitung und bietet dabei eine Erkennungsrate von 100 Prozent (Human in the Loop). Mithilfe von Intelligent Capture Services erhöhen Unternehmen den Automatisierungsgrad ihrer Geschäftskommunikation und profitieren von einer effizienten und zuverlässigen Prozessautomatisierung entlang der gesamten Lieferkette.

Zudem führt die automatisierte Verarbeitung von Geschäftsdokumenten zu einem reibungsloseren Cashflow und ermöglicht Kostensenkungen von rund 60 Prozent im Vergleich zur manuellen Auftragsabwicklung. Dabei sollten Unternehmen allerdings unbedingt darauf achten, auch in puncto Datenschutz, gesetzlicher Vorgaben und Compliance auf der sicheren Seite zu sein. Der deutsche Enterprise-Cloud- Dienstleister Retarus setzt beispielsweise gezielt auf Local Processing, verarbeitet alle Daten in selbst betriebenen, auditierbaren Rechenzentren und erfüllt branchenspezifische Standards, die Anforderungen der DSGVO sowie höchste Compliance-Anforderungen.