Procure-2-Pay-Szenario unter SAP S/4HANA

Standardisierung gefragt

Die Bell Food Group AG ist Schweizer Marktführer für die Verarbeitung von Fleisch und Convenience Food mit einem Jahresumsatz von 4,2 Milliarden Schweizer Franken (2021). Das Unternehmen ist in 15 europäischen Ländern vertreten. Nach der Konzernentscheidung im Jahr 2017, vom alten SAP ECC 6.0 auf S/4HANA umzusteigen, erwiesen sich auch bisher genutzte SAP-Add-ons als nicht mehr zeitgemäß. Die im Heimatland eingesetzte Rechnungslösung war nicht im Standard und kompatibel mit S/4HANA.

„Die ganze Applikation war nur für die Schweiz entwickelt worden und hätte überarbeitet werden müssen. Das war uns zu heikel, weil wir eine Rechnungslösung für den internationalen Einsatz suchten“, erzählt Manfred Portmann-Philipp, SAP-Experte in der IT-Abteilung der Bell Food Group (BFG). Für die Schweiz und zugleich die gesamte Bell Food Group wurde daher eine neue Lösung gesucht.

Gute Erfahrungen mit xSuite im Nachbarland

In der deutschen Landesgesellschaft waren zu diesem Zeitpunkt schon seit mehreren Jahren ein Archiv sowie die Rechnungseingangsverarbeitungslösung der xSuite im Einsatz. Basierend auf den dortigen Erfahrungen entschied sich die Bell Schweiz AG ebenfalls für die Einführung des Rechnungsworkflows auf Basis S/4HANA sowie des SAP-Archivs, beide von xSuite. „Der Hersteller hat in seiner Präsentation einen sehr guten Eindruck hinterlassen. xSuite bietet ein ganzheitliches Portfolio, das unter S/4HANA lauffähig ist und uns einen internationalen Roll-out ermöglicht“, erklärt John Martinussen, ICT Project Manager bei der Bell Food Group AG. Mit S/4HANA in der On-Premises-Variante arbeiten inzwischen mehrere Bell-Landesgesellschaften, darunter Frankreich, Österreich und Deutschland sowie diverse Schweizer BFG-Gesellschaften.

Bei der Bell Schweiz AG selbst lief bis 2021 noch ein SAP ECC-6.0-System, das inzwischen ebenfalls auf S/4HANA migriert wurde. Überall dort, wo also in der Bell Food Group die neue SAP-Produktgeneration eingesetzt wird, durchlaufen Eingangsrechnungen jetzt die SAP-integrierte Lösung xSuite Invoice. Und auch das SAP-zertifizierte xSuite-Archiv kommt zum Einsatz. In ihm werden nicht nur Rechnungen abgelegt, sondern alle SAP-bezogenen Dokumente, die revisionssicher aufgehoben werden müssen. Schlachtpapiere aus der Fleischproduktion zum Beispiel, die Bell über eine an mehreren Standorten installierte Scan-Lösung digitalisiert.

550 Personen im Freigabeworkflow, Tendenz steigend

Die Rechnungsverarbeitungslösung von xSuite ist derzeit im internationalen Roll-out begriffen. In der Schweiz treffen 70 Prozent der Rechnungen bereits per E-Mail als normales PDF ein, der Rest wird gescannt. Ähnlich ist es bei Bell Deutschland, wo zudem der Anteil an strukturierten Datensätzen im ZUGFeRD- bzw. XRechnungs-Format weiter zunimmt. Diese werden ebenfalls mit der xSuite-Lösung angenommen und verarbeitet. Rund 400 Personen sind in der Schweiz an den Freigabeworkflow angeschlossen, international bereits 550, Tendenz steigend. John Martinussen: „Die Zusammenarbeit mit der xSuite ist vorbildlich. Uns stehen hervorragende Fachleute zur Verfügung, die uns zeitnah unterstützen.“

Das Ziel sind durchgängige, automatisierte P2P-Prozesse

Der größte Teil der jährlich rund 100.000 Eingangsrechnungen bei Bell CH/F ist bestellbezogen. Lukas Husi aus der Einkaufsabteilung des Konzerns: „Unser Ziel ist die Zusammenführung von Bestell- und Rechnungsvorgängen zu durchgängigen, automatisierten P2P-Prozessen ohne Medienbrüche. Durch die Einführung der Beschaffungslösung von xSuite wollen wir dies erreichen.“ Bestellanträge sollen dann nicht mehr per Mail oder auf Zuruf gestellt, sondern direkt im System eingetragen werden. „Auch hier konnten wir in der Schweiz auf die Erfahrungen der deutschen Kolleginnen und Kollegen zurückgreifen, die schon seit längerem mit xSuite Procurement arbeiten“, so Lukas Husi.

Technisch alles aus einem Guss

Mit den Lösungen zur Verarbeitung von Auftragsbestätigungen und Lieferscheinen in SAP will Bell eine ganzheitliche Lösung formen, bei der technisch alles aus einem Guss ist. Zwar wurden auch Auftragsbestätigungen (AB) bereits in der Vergangenheit verarbeitet, allerdings hatte die damalige Methode angesichts S/4HANA-Migration und dem Gedanken einer ganzheitlichen Lösung keine Zukunft. Lukas Husi: „Das Zusammenspiel aller Komponenten aus dem Hause xSuite führt zu einem Perfect Match: Rechnungen laufen, wenn keine Abweichungen zwischen Mengen und Preis festgestellt werden, automatisch dunkel durch. Dadurch haben wir deutlich weniger Aufwand bei der Rechnungsbearbeitung.“

Die Einführung des xSuite Business Partner Portals ist eine weitere Option für Bell Food. Mit dieser zentralen Plattform lassen sich P2P-Prozesse digital und standardisiert mit Lieferanten durchführen. Einkauf, Buchhaltung und Lieferanten tauschen darüber alle mit der Beschaffung zusammenhängenden Daten und Dokumente aus, eine automatische Übernahme aller Daten und Dokumente aus dem Portal in das SAP-System entlastet Einkauf und Buchhaltung. „Mit xSuite haben wir uns für das richtige Lösungsportfolio entschieden, das sieht man daran, das kaufmännische Prozesse ganzheitlich betrachtet werden“ stellt Husi fest. „Ein hervorragendes Produkt, mit dem sich internationale P2P-Szenarien unter S/4HANA aufbauen lassen, liefert nicht jeder.“