P2P und Rechnungsverarbeitung wandern in die Public Cloud

Eine Plattform für alle Procure-to-Pay-Prozesse

Bestellungen ausdrucken und in Papierform versenden, eingehende Auftragsbestätigungen scannen und manuell im System erfassen – wer im Einkauf arbeitet, weiß, dass man SAP im Verlaufe einer Beschaffung immer wieder verlassen muss. Cloudbasierte Portale sind ein Ausweg. Auch SAP setzt auf die Cloud. Damit mehr Kunden sie nutzen, hat SAP sein Programm „GROW with SAP“ aufgelegt. Mittelständische Unternehmen und Neukunden soll es zur Nutzung der S/4HANA Cloud Public Edition animieren. Dafür stehen Lösungen wie das xSuite Business Partner Portal bereit.

Das Portal ist eine zentrale Plattform, über die Einkauf, Buchhaltung und Lieferanten alle mit der Beschaffung zusammenhängenden Daten und Dokumente im Procure-to-Pay (P2P)-Prozess austauschen können. Entwickelt wurde es auf der SAP Business Technology Platform (BTP). P2P bedeutet die Verknüpfung von digitalen Beschaffungsprozessen mit digitalen Rechnungsprozessen. Hierbei werden Bedarfsmeldungen, Bestellungen, Bestellbestätigungen, Lieferscheine und die eingehenden Rechnungen einbezogen. Laufen also die verbundenen Arbeitsschritte durchgängig digital ab, ergibt sich ein enormes Potenzial zur Effizienzsteigerung. 

Bestell- und Rechnungsprozesse laufen im Portal

Auch mit dem xSuite-Lieferantenportal arbeitet der Einkauf weiter in seiner SAP-Umgebung. Aber er kann seine Lieferantenbeziehungen aktiv steuern, anstatt nur Bestellanforderungen abzuarbeiten. Die Bestellung wird wie gewohnt in SAP erzeugt und dem Lieferanten automatisch im Portal bereitgestellt. Dieser kann aus ihr alle Folgedokumente selbständig direkt im Portal erzeugen und darüber wieder an den Einkauf übergeben: Auftragsbestätigungen, Lieferavise, Rechnungen und Gutschriften. Kommunikation und Dokumentenübermittlung sind also bidirektional.

Alternativ kann der Lieferant Dokumente und Daten im Portal hochladen; das SAP-System des Bestellers übernimmt diese in beiden Fällen automatisch. Alle Informationen und Unterlagen stehen für den Einkauf und die Buchhaltung direkt in SAP zur Bearbeitung zur Verfügung. Für die Beteiligten im Einkaufsprozess entfallen damit Ausdrucke und Versendung. Der gesamte P2P-Prozess verläuft schneller und Fehlerquellen wie Medienbrüche – z.B. das Digitalisieren von Papierbelegen – werden umgangen. 

Nicht nur ein Lieferantenportal stellt die xSuite Group in der Cloud bereit, sondern sie bietet zusätzlich ihre Software für die Eingangsrechnungsverarbeitung in SAP über die BTP an. Dies ist die eigentliche Domäne des Herstellers. Seine Lösung unterstützt Unternehmen beim E-Invoicing, holt eingehende XML-Rechnungen ab, liest ihre Inhalte aus und übergibt die relevanten Informationen automatisch in die entsprechenden Felder des ERP-Systems. Die Rechnungsverarbeitung unterstützt alle am Markt gängigen Rechnungsformate und die Einbindung von E-Rechnungsportalen inkl. PEPPOL. 

Für vor- und nachgelagerte Schritte wie Beleglesung, Archiv und die Automatisierung von Workflows mit S/4HANA Cloud entwickelt die xSuite Group weitere Angebote. Hauptaugenmerk des Softwareherstellers liegt darauf, Cloud-first als Betriebsmodell der Zukunft noch weiter in den Vordergrund zu rücken. Die Strategie geht auf: 80 Prozent der Neukunden entschieden sich im letzten Jahr für Cloudlösungen bzw. ein Subscription-Modell statt für den klassischen Lizenzkauf.

Die Produktpolitik des Ahrensburger Herstellers geht Hand in Hand mit der SAP-Strategie, mittelständische und Neukunden in Richtung S/4HANA in der Public Cloud zu bringen – ganz im Sinne des Programms „GROW with SAP“. Die SAP Business Technology Platform gewinnt vor diesem Hintergrund noch größere Relevanz. Sie ist der bevorzugte Weg, um Erweiterungen und Add-ons an SAP S/4HANA Cloud anzubinden, wie eben einen Eingangsrechnungsworkflow oder ein Lieferantenportal.  

Public Cloud gewinnt an Akzeptanz

Die Cloud ist das neue Normal, auch bei Geschäftsprozessen. Das zeigen Zahlen aus dem Bitkom Digital Office Index 2022. Demnach setzen bereits 60 Prozent der Unternehmen in Deutschland auf eine cloudbasierte ECM-Lösung, 38 Prozent davon in der Public Cloud. Diese hat mittlerweile deutlich an Image gewonnen, und zwar aus ganz pragmatischem Grund: Public Cloud bedeutet zumeist Software-as-a-Service. Damit wird administrativer Aufwand nach extern verlagert, was angesichts des Fachkräftemangels ein komfortables Ausweichmanöver darstellt. 

SAP S/4HANA Cloud und die SAP Business Technology Platform stehen für ein Höchstmaß an Standardisierung. Das heißt auch Vereinfachung und Beschleunigung. Mit „GROW with SAP“ sollen Kunden in nur vier Wochen produktiv gehen können, verspricht SAP. Einen Monat vom Zustand, in dem man noch Bestellungen ausdruckte, bis zum automatisierten P2P-Prozess mit dem Lieferantenportal der xSuite – Einkaufsabteilungen dürfen sich freuen.