Optimierte SAP-Prozesse in zehn Scrum-Sprints

Die größten Projektherausforderungen bestanden darin, SAP R/3 und SAP S/4 Hana zu koppeln sowie Materialstamm- und MCAD-Bestandsdaten zu konsolidieren.

Ersteres erfolgte im SAP-Standard mittels Application Link Enabling (ALE), das Daten asynchron überträgt. Um konsistente Informationen zu erhalten, war es notwendig, die Datenflüsse akribisch zu synchronisieren und technische Prüfungen einzubauen, ohne den laufenden Betrieb zu stören. Beide Aufgaben sowie das Konsolidieren der Daten gelangen in Teamarbeit. Die Daten mussten dazu selektiert geprüft, bereinigt und aus dreierlei Quellen in das neue System überführt werden. Im neuen System galt es dann noch, die Stammdaten zu konvertieren und MCAD-Daten mit Zusatzinfos anzureichern. Bei all dem halfen die ALE-Schnittstelle, ein Migrationstool von SSE sowie zwei Tools von Cideon: Import PDM und SAP ECTR Datenanreicherung.

Nahtlose Engineering-Integration

Somit waren alle Daten in S/4 Hana inte­griert. Das MCAD-Team kann Dokumente und Materialien redundanzfrei sowie logisch verknüpft verwalten. Dank SAP-Features wie DMS, Änderungsdienst oder Statusnetz kann es Dokumente systemgestützt anlegen, freigeben und ändern – mit automatischer Versionierung und Erfassung von Reifegraden und Gültigkeiten. Zudem sind 3D-Modelle, Zeichnungen etc. vor Parallelbearbeitung geschützt.

Möglich wurde das durch eine Standard-Software, die Autorenwerkzeuge nahtlos mit der PLM-Software von SAP integriert: Auf der einen Seite die Inte­grationsplattform SAP ECTR von DSC mit inkludierter MS-Office-Schnittstelle, auf der anderen Seite die zugehörige CAD-­Direktschnittstelle SAP ECTR interface to Solidworks von Cideon. Implementierung und Customizing übernahmen DSC und Cideon Hand in Hand.

Freigabe durch Business-Rules

Freigabe- und Änderungsprozesse wurden bei SSE durch Business-Rules abgesichert. Dank eines Add-ons von DSC konnte das ganz ohne Programmierung erfolgen. Damit wurde sichergestellt, dass sich z. B. MCAD-Dokumente nur freigeben lassen, wenn sie bestimmte Voraussetzungen erfüllen. Die Freigabe eines übergeordneten Dokuments führt automatisch zur Freigabe der ihm untergeordneten Dokumente. Eine Baugruppenfreigabe ist erst möglich, wenn alle zugehörigen Komponenten freigegeben sind.

Nach der Freigabe verliert die Vorgängerversion automatisch ihre Gültigkeit, und neue Versionen müssen auf der letzten gültigen Version basieren sowie eine Änderungsnummer haben. Damit sind bei Änderungen vollständige, inhaltlich konsistente Versionspakete sowie Datenkonsistenz über Versionen hinweg garantiert. Früher benötigte das MCAD-Team neben seinen Solidworks-Dokumenten noch Word-Formulare zur Änderungsverwaltung.

Zeitgewinn für das MCAD-Team

Außerdem wurden Excel-Materialstammblätter wegen des fehlenden Zugangs zu den Stammdaten in SAP R/3 gepflegt. Dokumentnummern wurden manuell vergeben, wozu das MCAD-Team etliche Nummernkreise pflegte.

Auch CAD-Zeichnungen und 3D-Modelle mussten in Neutralformate umgewandelt und dem Einkauf per ZIP-File bereitgestellt werden. So sprang das MCAD-Team zwischen Tools, Systemen und Dateiordnern hin und her, um Dateien zu erstellen, zu kopieren und abzulegen oder Daten abzugleichen und zu aktualisieren. Mitunter erfolgten Arbeiten auch mehrfach, weil Reifegrade und Gültigkeiten von CAD-Dokumenten nicht ersichtlich waren. So entstand ein enormer, unnötiger Aufwand, der wertvolle Zeit verschlang.

Aktuell verwaltet das MCAD-Team Dokumente und Materialstämme bequem in SAP S/4 Hana, das mit dem ERP-System SAP R/3 gekoppelt ist. Und neben MS Office ist vor allem auch Solidworks nahtlos integriert – über SAP ECTR von DSC und SAP ECTR interface to Solid­works von ­Cideon. Auch der Konstruktionsprozess wird über SAP ECTR in SAP abgebildet. So profitiert das MCAD-Team von zeitsparenden PLM-Funktionen direkt in seiner Konstruktionsumgebung und kommt über Schlüsselwörter schnell an passgenaue Daten. Tiefere SAP-Kenntnisse braucht es dafür nicht, da alles in­tuitiv nutzbar ist.

SAP-Automatismen

Dank SAP-System können nun Vorgänge wie folgende automatisiert ablaufen:
Nummerieren von Dokumenten und Befüllen ihrer Schriftköpfe, das Anlegen von Dokumentinfosätzen, die über Status, Gültigkeit oder auch Verknüpfungen eines Dokuments Auskunft geben, Zusammenstellen von Versionspaketen anhand von Änderungsnummern, ein Redundanzfreies und strukturiertes Ablegen sämtlicher Daten.

Für weitere intelligente Prozessunterstützung sorgt die Software von DSC und Cideon. Dank SAP ECTR können Dokumente miteinander sowie mit Materialien verknüpft und Materialstücklisten automatisch erzeugt werden – mithilfe eines bedarfsoptimierten Datenmodells sogar für Varianten. Und als Add-on generiert die Cideon Conversion Engine alle nötigen Neutralformate und ZIP-Files für Folgeprozesse. Das alles erfolgt viel schneller als auf manuellem Weg und in verlässlicher, gleichbleibend hoher Qualität.

Mit einem Klick gelangt das MCAD-Team aus Solidworks in die Bedienoberfläche von SAP ECTR. Das intuitive UI ermöglicht das Arbeiten mit vertrauten Ordnern, Fenstern und Symbolen, eingebettetem Viewer und vielen praxisoptimierten Komfort-Features. Die Anwendenden können ihre SAP-Daten ganz nach Bedarf organisieren. Dadurch wird unter anderem Folgendes möglich: Produktstrukturen abbilden und grafisch durch Baugruppen navigieren, Status von Projekten und Dokumenten verfolgen, Objektdetails und Änderungshistorien anzeigen, produktrelevante Daten konsolidiert betrachten – auch ERP-Informationen, die jetzt über einen Trusted Link zugänglich sind. Das MCAD-Team blickt stolz auf das Ergebnis: volle Transparenz bei minimalem Verwaltungsaufwand.

Die Daten zu Produktänderungen für ERP-Prozesse wurden früher manuell bereitgestellt. Das waren beispielsweise MCAD-Dokumente, 2D-/3D-Neutralformatdateien für Lieferanten und Materialstammblätter zur Pflege der Stammdaten wie Werksstücklisten. Im R/3-System waren weder in Arbeit befindliche Änderungen sichtbar, noch wurde angezeigt, welches CAD-Dokument einer Lieferantenbestellung zugrunde lag. An einem bestellten SAP-Material hingen zwar Neutralformatdateien, aber keine 2D-/3D-Viewables, die sich im SAP 3D Visual Enterprise Viewer SAP 3D VEV hätten betrachten lassen.

SAP-gestütztes PDM

Dank der Integrationslösung von DSC und Cideon läuft die mechanische Produktverwaltung heute systemgestützt in SAP S/4 Hana – mit kontrollierten Freigabe- und Änderungsprozessen. Zusammengehörende Dokumente wie MCAD-Dokumente, Materialstammdaten und die nun automatisch erzeugten Materialstücklisten sowie Neutralformate sind jetzt logisch verknüpft. Die eindeutige Engineering Change Number (ECN) garantiert inhaltlich konsistente Versionspakete. Zudem gibt es zwischen S/4 und SAP R/3 eine Datenschnittstelle, die mit SAP Application Link Enabling SAP (ALE) umgesetzt wurde.

All das ermöglicht einen systemübergreifenden Änderungsprozess, der bis in die Fertigung reicht. Bei SSE war zu beachten, dass die Fertigung trotz angepasster Konzernstückliste, z. B. für eine neue Produktversion, oft noch die vorherige Werksstückliste gebraucht wird, etwa für Restarbeiten. Um die eingeplanten Mengen logistisch noch umsetzen zu können, muss die Werksstückliste ein Daten-Einlaufdatum, d. h. Aktualisierungsdatum, in der Zukunft erhalten. Diese Herausforderung bewältigten DSC und Cideon durch zwei separate, logisch verknüpfte Änderungsnummern.

Dabei handelt es sich einmal um die ECN aus S/4, an der das jeweilige Versionspaket hängt und die die Gültigkeit der Entwicklung belegt. Zweitens gibt es eine Logistik-Änderungsnummer, die nur in SAP R/3 greift und dort zur Pflege der Werksstückliste dient. Damit wird erreicht, dass jetzt jede freigegebene Produktänderung automatisch in das ERP-System fließt. So können auch Einkauf und Logistik stets auf verlässlich aktuelle und gültige Daten zugreifen. Die Produktentwicklung kann gleich die nächste Version anlegen, und wenn die Logistik so weit ist, erfolgt das Aktualisieren der Werksstücklisten automatisch mit den richtigen Daten. Im Engineering erzeugt die Cideon Conversion Engine die Neutralformate einschließlich 2D-/3D-­Viewables für SAP 3D Visual Enterprise Viewer.

Trusted Link

ERP-seitig ist jedes bestellte SAP-Material jetzt auch mit Viewables sowie CAD-Dokumenten verknüpft. Und aus SAP R/3 ist es möglich,über einen Trusted Link berechtigungsgesteuert auf Infos in SAP S/4 Hana zuzugreifen. Lieferanten erhalten durch diese Neuerungen automatisch die richtigen Dateien – stets in hoher Qualität.

Jetzt haben alle Prozessbeteiligten Zugang zu CAD-Originalen. In der Bestellung ist klar erkennbar, um welches CAD-Teil es geht, und dem CAD-Dokument lässt sich entnehmen, welche Bestellungen für das jeweilige Teil vorliegen. Ein weiterer Vorteil: Einkauf und Logistik können sich schon früh über anstehende Produktänderungen informieren.

Lückenlose Rückverfolgung

Das Resultat: Die neue Lösung hat nicht nur eine einheitliche Informationsbasis für alle PEP-Beteiligten geschaffen, sondern ermöglicht auch, jedes Produkt lückenlos zurückzuverfolgen – von der Werksstückliste über die Materialbestellung bis zum MCAD-Dokument.

Schubert System Elektronik

Als Computertechnik-Experte liefert Schubert System Elektronik, SSE, innovative Lösungen für Industrie 4.0 – vom Sensor bis hin zu IoT-Konzepten in der Cloud. Mit mehr als 50 Jahren Know-how entwickelt und fertigt das Unternehmen in Deutschland Einzel- und Serienprodukte für Industriefelder wie Maschinenbau oder Medizintechnik: von Hard- und Software über Baugruppen bis zu Komplettsystemen.

Ein Business-Thema bei SSE ist die Integration, und das nicht nur im Kundengeschäft. Das große interne Ziel besteht darin, die mechatronische Produktentwicklung integriert in SAP abzubilden. In einem Scrum-Projekt mit DSC und Cideon als Integrationspartner hat SSE nun die erste Etappe gemeistert. Der Hauptsitz des Unternehmens befindet sich im baden-württembergischen Neuhausen ob Eck. Als Mitglied der Unternehmensgruppe Gerhard Schubert gehört SSE zu einem weltweit aktiven Familienunternehmen mit über 1600 Mitarbeitern.

Quelle: Cideon