Operation ohne Risiko: Carve-out in nur vier Monaten

Carve-outs – Verkauf oder Abspaltung von Geschäftsbereichen und Tochterunternehmen – sind längst ein Standardwerkzeug agiler Unternehmensstrategien, genau wie das Gegenteil davon, Zukäufe und Fusionen oder auch Mergers and Acquisitions. Doch was auf Management­ebene mit Verträgen und Unterschriften erledigt ist, bereitet IT-Teams bei Käufern und Verkäufern Kopfschmerzen.

Letztere wollen und müssen dafür sorgen, dass Erstere nur auf die für sie relevanten Daten und Belege zugreifen können und nicht mehr. Umgekehrt benötigen Käufer aus geschäftlichen wie rechtlichen Gründen den Zugriff auf alle relevanten Daten des gekauften Unternehmens oder Geschäftsbereichs. Da sind die Behörden, die verlangen, dass Finanzdaten und -belege für viele Jahre unverändert und unveränderbar aufbewahrt werden und jederzeit für externe Prüfer und die interne Revision abrufbar sind.

Und dann sind da die Manager und User, die für ihre tägliche Arbeit, Analysen und Planungen auf Legacy-Daten zugreifen müssen. Das gilt auch dann, wenn die Käufer andere Systeme nutzen als die Verkäufer, in deren Anwendungen die Daten und Belege ursprünglich erzeugt wurden. Folglich kommt es nach dem Verkauf nicht nur auf die rechtssichere Aufbewahrung der Legacy-Daten und den Zugriff darauf an, sondern auch auf den Bedienkomfort. Aus der Sicht der Anwender muss alles so aussehen, als wäre es wie früher, als sie noch mit dem Ursprungssystem, in dem sie die Daten und Belege erstellt haben, arbeiteten.

So auch bei Mercedes Greek und Star Automotive Hellas, wie Efstathios Skaris, IT-Chef der ehemaligen Tochterfirma von Mercedes-Benz Hellas, erklärt: „Wir suchten nach einer Lösung, die von Grund auf so gebaut ist, dass sie Daten aus SAP archivieren und gleichzeitig den End-Usern das Look and Feel von SAP bieten kann. Nur dadurch können sie mühelos mit der Benutzeroberfläche der Anwendung arbeiten, die Daten durchsuchen sowie exportieren und die Informationen in demselben Format bereitstellen, mit dem sie vertraut sind.“ Am 1. Februar 2023 ging der griechische Händler inklusive Servicecenter für kommerzielle Mercedes-Benz-Fahrzeuge in das Eigentum der Schweizer Emil Frey AG über. Bis Ende desselben Jahres sollte die Übergabe der ­Legacy-Informationen abgeschlossen sein, darauf hatte man sich geeinigt.

Die Federführung des Projekts lag beim Team von Efstathios Skaris, auch wenn er Vorgaben von Emil Frey einhalten und dem Mutterkonzern die letzte Entscheidung über die eingeholten Angebote überlassen musste. Er wählte für das Projekt als Dienstleister DXC aus. Der Partner der Schweizer Data Migration International, des Anbieters der Plattform für unternehmensweites Informationsmanagement, JiVS IMP. Sein Angebot sah den Einsatz von JiVS IMP vor, um die Daten und Informationen aus dem FI-Modul des bislang genutzten SAP-Systems von Mercedes-Benz in das Rechenzentrum von Emil Frey in der Schweiz zu überspielen. Ende September 2023 fiel der Startschuss für die Datenübernahme auf JiVS IMP.

Bereits in der zweiten Oktoberhälfte konnte Star Automotive Hellas die ersten Tests mit den überspielten Daten vornehmen. Möglich wurde das durch die reibungslose Zusammenarbeit zwischen den verschiedenen IT-Teams. So konnte das Plug-in von JiVS IMP im Rechenzentrum von Mercedes-Benz in Rekordzeit implementiert werden. Die Plattform bringt bereits im Standard Tausende SAP-Geschäftsobjekte mit, sodass sich die relevanten Daten mühe- und risikolos aus dem Ursprungssystem herausfiltern und auf die Plattform überspielen lassen.

Flache Lernkurve

Gleichzeitig mit der Prüfung der übernommenen Daten begann Star Automotive mit der Schulung der Finanzbuchhaltung auf JiVS IMP. „Die Lernkurve mit der Umgebung war sehr flach“, betont Efstathios Skaris. Ende Januar 2024 war es dann so weit. Die Anwender in der Buchhaltung arbeiten seither mit den Legacy-Daten auf JiVS IMP, nachdem der Zugang zum SAP-System von Mercedes-Benz geschlossen worden war. Das war vier Monate nach Projektstart – für ein Carve-out-Projekt ein sehr kurzer Zeitraum. Dass die ursprünglich geplante Übergangsfrist um einen Monat überschritten wurde, lag daran, dass die User mit dem Jahresabschluss beschäftigt waren.

Zukunftssicherheit statt Risiko

Das wichtigste Ziel, die rechtlichen Risiken für Star Automotive Hellas bei Betriebsprüfungen zu beseitigen, wurde vollumfänglich erreicht, wie Efstathios Skaris bestätigt: „Wir wussten, dass ein hohes Risiko bestand und dass die Sache zeitkritisch war. Die Abwägung Kosten versus Risikoeindämmung rechtfertigte die getätigten Investitionen.“ Neben der Beseitigung des Risikos profitiert Star Automotive von zwei weiteren entscheidenden Vorteilen. Zum einen nutzt das Unternehmen die Cloud-Variante von JiVS IMP für die Langzeitaufbewahrung der Legacy-Daten, eine kostengünstigere Lösung, als die Plattform nach der Übergangsphase im eigenen Rechenzentrum weiterzubetreiben. Zum anderen erfüllt JiVS IMP eine weitere Anforderung: Die Lösung sollte nicht nur für das Carve-out-Projekt verwendbar sein. Vielmehr sollte sie sich auch für eventuelle Zukäufe in der Zukunft nutzen lassen. Mit JiVS IMP ist das Unternehmen perfekt darauf vorbereitet.

jivs.com