Ohne Stammdatenpflege keine erfolgreiche S/4-Migration

Mit fortschreitender Automatisierung vieler ERP-Systeme wird die Qualität der Stammdaten erfolgskritisch. Spätestens eine IT-Transfor­mation wie die S/4-Migration gleicht dann einem Prüfstein der Datenqualität. Was nach einem Hygienefaktor klingt, ist erfolgsentscheidend, denn: Ohne sau­bere Daten können selbst millio­­­nenschwere Investitionen ins Leere laufen. Inzwischen ist diese Einsicht bei vielen Verantwortlichen gegeben – dennoch gilt es in der Praxis, die rich­tigen Weichen für die Transformation zu stellen.

Mehr als ein Hygienefaktor

Gerade wenn ein Unternehmen mehrere Standorte oder Werke unterhält, fehlt oft ein zentraler Gesamtüberblick über alle Stammdaten. Dies kann beispielsweise dazu führen, dass ein Material unter verschiedenen Artikelnummern im System gelistet ist. Werden bei Preis­änderungen nicht alle ‒ identischen ‒ Artikel nachgezogen, kann die Preiskalkulation der hergestellten Produkte z. B. viel zu niedrig ausfallen und zu Verlusten führen. Und mit zunehmender Automatisierung der Prozesse können sich Unternehmen nicht länger darauf verlassen, dass solche Inkonsistenzen Mitarbeitenden bei einer manuellen Prüfung auffallen.

In Bezug auf Stammdaten ergeben sich typischerweise zwei Optionen: entweder eine eigene Abteilung exklusiv zur Stammdatenpflege aufzubauen oder eine Software einzuführen, die die Stammdaten regelmäßig auf Inkonsistenzen prüft und diese behebt. Zu den weiteren typischen Problemfeldern einer Migration zu S/4 gehören auch Z-Transaktionen: heikel im Umgang, dennoch unverzichtbar.

Die Crux mit dem Customizing

Da Z-Transaktionen gut und gerne über 20 Jahre alt sind, ist es häufig schwer nachzuvollziehen, welche Abhängigkeiten zu anderen Funktionen bestehen. Wenn sich dann auch noch die ursprünglichen Entwickler bereits im Ruhestand befinden, ist historisches Wissen kaum zu beschaffen. Dann muss intensiv analysiert werden, ob sich die bestehende Z-Trans­aktion überhaupt übernehmen lässt. Da sich in vielen SAP-Installationen Hunderte, sogar Tausende Z-Transaktionen finden lassen, ist der Aufwand allein hierfür nicht zu unterschätzen. Hinzu kommt, dass jede einzelne Anpassung nicht nur technisch verstanden, sondern auch fachlich bewertet werden muss: Entspricht die Logik überhaupt noch den heutigen Geschäftsanforderungen oder ist sie längst überholt?

Unternehmen sollten vor einer Migration daher jede einzelne Anpassung genau prüfen und fragen, wie sich diese Funktionalität mit vorhandenen Standards in S/4 Hana abbilden lässt. Daran schließt sich die Frage an: Passe ich meine internen Prozesse (etwa in der Produktion) an die neuen Standards von S/4 Hana an, die die Funktionalität „out of the box“ bereitstellen, oder muss ich sie in S/4 Hana neu programmieren? Dann gibt es aber wieder zahlreiche Z-Transaktionen, die es zu warten, zu dokumentieren und aktuell zu halten gilt.

EDI nicht vergessen

EDI hat sich als Standard für den Austausch von Geschäftsdokumenten längst etabliert – und ist daher bei einer Migration zwingend mitzuberücksichtigen. Bei der Migration zu S/4 Hana sollte die IT daher schauen, ob es sich lohnt, die bestehende EDI-Lösung zu behalten oder im Zuge der ERP-Umstellung auch die EDI-Landschaft zu erneuern. Da solche Umstellungen nicht ohne sind, lohnt es sich, auf einen Spezialisten wie Aimtec zu setzen, der über Erfahrung im Bereich SAP-Migration und EDI verfügt.

Fachkräfte und Automatisierung

Wenn ältere Mitarbeitende sich in den Ruhestand verabschieden und weniger junge Fachkräfte nachrücken, müssen Unternehmen dafür Sorge tragen, dass auch schlankere Teams die Produktionssysteme zuverlässig betreuen können. Dies gelingt nur durch eine umsichtige und konsistente Digitalisierung und Automatisierung. Voraussetzung dafür sind wiederum robuste Prozesse und ebenso akkurate wie einheitliche Stammdaten.

In jedem Fall ist es eine gute Idee, sich für die Migration einen Partner ins Haus zu holen, der im eigenen Branchenumfeld schon etliche Migrationen zu S/4 Hana begleitet hat und die typischen Stolpersteine rund um die Daten und Prozesse kennt. Das macht den Umstieg stressfreier und kostengünstiger.