Modellpflege zurück in den Fachbereich

Chemieunfälle, die die Umwelt und das Trinkwasser verseuchen und damit die Gesundheit oder gar das Leben von Menschen gefährden, ereignen sich leider immer wieder.

Eines der schwersten Unglücke dieser Art geschah 1986, als bei Basel giftiges Löschwasser in den Rhein gelangte, das ein massenhaftes Fischsterben verursachte.

Genau in diesem Jahr gründete Helmut Dennig im westfälischen Bad Oeynhausen die Denios. Das Unternehmen entwickelt und produziert schwerpunktmäßig Lagerlösungen, in denen Gefahrstoffe sicher, zuverlässig und gesetzeskonform untergebracht werden können.

Heute ist das Unternehmen mit sechs Fertigungsstandorten und 17 Niederlassungen in den wichtigsten Märkten Europas in den USA und China vertreten; 2014 erwirtschafteten rund 700 Mitarbeiter einen Umsatz von knapp 141 Millionen Euro. Der Spezialist für die Lagerung von Gefahrstoffen steht im globalen Wettbewerb.

Um das Wachstum in Zukunft gezielt steuern zu können, ist es für das Unternehmen wichtig, vom Vertrieb über den Einkauf und die Produktionsplanung bis hinein in die Finanzbuchhaltung und das Controlling leistungsfähige IT-Prozesse zu haben, sie standortübergreifend durchgängig zu gestalten und zu harmonisieren. Denios vertraut hier auf die integrierten Funktionen von SAP ERP.

„Der Einsatz von SAP-Software ist ein wichtiger Baustein unserer Geschäfts- und IT-Strategie“

sagt Michael Kallenberg, Leiter Informationstechnologie.

Die in der Zentrale definierten Prozesse werden – so weit möglich – als Standard in den Niederlassungen etabliert.

Variantenvielfalt im Griff

„Für jedes einzelne Produkt steht eine Vielzahl von Varianten und damit Konfigurationsmöglichkeiten zur Wahl“

erläutert Kallenberg.

Die Effizienz der Prozesse bei der Produktkonfiguration und der Angebotserstellung ist daher ein wettbewerbsrelevanter Faktor. Denios setzt dafür die Anwendung Treorbis Variant ein, ein Add-on auf Abap-Basis, das nahtlos und re­leasesicher in SAP ERP integriert sowie mit den SAP-Standardobjekten verknüpft ist, die für die Produktkonfiguration relevant sind, wie Stücklisten, Arbeitspläne oder die Konditionsfindung.

Auf diese Weise kann der Vertrieb Konfigurationsprozesse im Rahmen der Angebotserstellung zügig, sicher, transparent und in hoher Qualität direkt in der SAP-Software durchführen.

„Allein im Containerbereich gibt es zu jedem Produkt im Schnitt 150 verschiedene Varianten, die sich zum Beispiel in Bezug auf die Größe, die Türen – Schiebe-, Flügel- oder Rolltor –, die Innenausstattung oder die Klima- und Lüftungsanlage unterscheiden“

verdeutlicht Michael Kallenberg.

Ein Pharmaunternehmen, das Laborproben sicher lagern muss, stellt andere Anforderungen an einen Sicherheitsraum als ein Unternehmen, das einen komplett ausgestatteten Serverraum zur Datensicherung benötigt.

Speziell für diesen Zweck etwa haben die Experten von Denios mit dem Complete-Data-Center (CDC) ein innovatives IT-Container-System entwickelt, das die IT-Infrastruktur vor Ausfällen bewahrt sowie vor einem K-Fall durch Brand oder Vandalismus schützt.

Mit der Variantenlösung von Treorbis können die Mitarbeiter in der Konstruktion ihr Know-how über die Konfigurations- und Kombinationsmöglichkeiten der einzelnen Produkte nun komfortabel in Tabellenform einpflegen und dem Vertrieb zur Verfügung stellen.

Spezielles Know-how wie beim Aufbau und der Pflege von SAP-Beziehungswissen wird dafür nicht benötigt, sodass die Modellpflege jetzt wieder vollständig im Fachbereich verankert ist.

Die aufwändige Abstimmung mit der internen IT-Abteilung fällt weg und der Prozess wird deutlich gestrafft.

„Durch die bisher erzielten Zeiteinsparungen haben sich die Ausgaben für die Treorbis-Lösung bereits amortisiert“

freut sich Kallenberg.

Auch für die Endanwender im Vertrieb hat sich vieles vereinfacht: Sie sehen heute im SAP-System sofort, ob die gewünschte Modellvariante technisch machbar ist, und können Preis und Lieferzeitpunkt berechnen.

Stückliste und Arbeitsplan werden automatisch generiert und nach der Auftragsfreigabe direkt an die Arbeitsvorbereitung in der Produktion weitergeleitet, die umgehend die nächsten Schritte anstößt.

Die gesamte Auftragsbearbeitung läuft dadurch nicht nur viel sicherer, sondern auch deutlich schneller. Das verbessert die Liefertreue, und die Kundenzufriedenheit steigt.

Raum für Kernaufgaben

Vertriebsmitarbeiter werden von manuellen Tätigkeiten entlastet. Aus Maximalstücklisten und -arbeitsplänen, die mit einem Regelwerk versehen sind, das bei der Konfiguration eines Kundenauftrags ausgewertet wird, lassen sich nun direkt positionsbezogene Stücklisten und Arbeitspläne ableiten.

So bleibt dem Vertrieb mehr Raum für Kernaufgaben wie die Auftragsabwicklung und Beratung, die gerade bei sicherheitsrelevanten Produkten besondere Sorgfalt erfordert.

Möglich ist dies, weil in der Variantenlösung das gesamte Regelwerk für ein Produkt zentral in „Entscheidungstabellen“ hinterlegt wird. Das heißt nicht nur eine Vereinfachung des Datenmanagements, sondern auch eine höhere Datenqualität.

Bislang musste jeder einzelne Arbeitsplan von Hand angefertigt und noch einmal eigens geprüft werden. Rund 70.000 Arbeitspläne wurden auf diese Weise bis vor Kurzem aufwändig im SAP-System hinterlegt und verwaltet.

Denios hat mit der Einführung von Treorbis Variant auch die formularbasierten Prozesse optimiert. Der Vertrieb kann individuelle Angebotsformulare erzeugen und die Produkt- und Konfigurationsdaten darin durch individuelle Texte ergänzen wie auch Fotos, Grafiken oder Zeichnungen einbinden.

Dafür sorgt eine interaktive Drucksteuerung auf Basis der SAP-Lösungserweiterung Interactive Forms by Adobe, die die zusätzlichen Eintragungen automatisch in ERP verbucht.

Bei der Implementierung des Add-ons vertrauten die Verantwortlichen auf die Prozess- und Beratungskompetenz von Treorbis im Bereich der Variantenkonfiguration.

Schon während einer Testinstallation kristallisierte sich heraus, dass die Variantenlösung die speziellen Anforderungen des Unternehmens an die Konfiguration und die Angebotserstellung besonders gut erfüllt.

Dank des straffen Einführungsplans und der bewährten Methoden des SAP-Komplettdienstleisters konnte die Implementierung zügig abgeschlossen werden.

„Wesentlich zur raschen Inbetriebnahme beigetragen haben die ziel- und ergebnisorientierte Zusammenarbeit aller am Projekt beteiligten Personen sowie das hohe persönliche Engagement der Treorbis-Berater, die jederzeit erreichbar waren und Änderungswünsche zeitnah umsetzten“

lobt Kallenberg.

Aktuell werden zwei der fünf Produktlinien im Bereich Container in der neuen Variantenlösung abgebildet. Die übrigen drei Linien sollen bis Ende 2015 integriert sein.

Da im Verlauf eines Projekts auch die Lernkurve stetig steigt, konnte die Abbildung der zweiten Produktgruppe nahezu doppelt so schnell abgeschlossen werden wie die erste.

Die rund 60 Endanwender arbeiten gerne mit der Variantenlösung, da die Bedienung leicht zu erlernen ist. Zugleich haben sie die Möglichkeit, Tabelleneinträge auf der vertrauten Excel-Oberfläche zu bearbeiten und mithilfe eines Upload-Programms von Treorbis wieder in die SAP-Software hochzuladen.

Mobile 3-D-Konfiguration

Kallenberg zieht ein positives Fazit:

„Treorbis Variant schafft die Grundlage für eine vollständig SAP-integrierte, transparente und effiziente Variantenkonfiguration in hoher Qualität.“

Die nächsten Schritte wie der Roll­out der Variantenlösung in allen Gesellschaften und eine Verbesserung der Darstellung von Datenstrukturen im Konfigurations-Editor stehen bereits an.

Außerdem will man im Vertriebsaußendienst die Prozesse bei der Auftragsbearbeitung mit einem mobilen Szenario effizienter machen. Dabei soll die Produktkonfiguration beim Kunden anhand eines 3-D-Modells auf einem Mobilgerät durchgeführt werden.

Ist ein Auftrag erteilt, werden die Daten direkt an die SAP-Auftragserfassung übermittelt.

„Mit einer ansprechenden 3-D-Darstellung können wir die Erwartungen der Kunden, die heutzutage im Geschäft in puncto Haptik und Bedienerfreundlichkeit das gleiche komfortable Konfigurationserlebnis wünschen wie im Privatbereich, noch besser erfüllen“

sagt Kallenberg abschließend.