Maßanzug für globale HR-Prozesse

Der deutsche Mittelstand ist weltweit auf allen wichtigen Märkten präsent – mit eigenen Werken, Vertriebsgesellschaften oder durch den Zukauf regionaler Firmen. Um das Wachstum effizient zu steuern, werden betriebswirtschaftliche Prozesse normalerweise standardisiert und standortübergreifend in einer zentralen ERP-Anwendung wie SAP ERP zusammengeführt.

Stiefkind globale HR-Prozesse

Die globalen Personalprozesse werden jedoch oft stiefmütterlich behandelt. Die zentrale Personalabteilung in Deutschland muss HR-Prozesse wie die monatliche Abrechnung, die Zeitwirtschaft und das Reisemanagement für alle Mitarbeiter weltweit verantworten und dabei auch noch landesspezifische Besonderheiten jedes Standorts berücksichtigen.

In Unternehmen, deren IT-Strategie auf dem Einsatz von SAP-Software beruht, führt die HR-Abteilung diese Prozesse meist in der Anwendung SAP Human Capital Management (SAP HCM) durch.

Da die einzelnen Standorte mit ihren eigenen HR-Lösungen arbeiten, die nur selten mit SAP HCM verbunden sind, erhöht sich die Komplexität der globalen HR-Prozesse deutlich. Gehalts-, Reise-, Zeitwirtschafts- und Personaldaten werden dann weitgehend manuell an die Zentrale übertragen, wo die Daten wiederum von Hand in SAP HCM eingegeben werden – ein ebenso fehleranfälliger wie arbeitsintensiver und zeitraubender Kraftakt.

Durch den Einsatz solcher lokalen Lösungen kann zudem der „Reifegrad“ von HR-Prozessen unterschiedlich ausgeprägt sein: Standort A etwa nutzt für das Reisemanagement und die Reisekostenabrechnung HR-Self-Services, Standort B hat einen externen Dienstleister beauftragt, während Standort C mit einer Excel-Lösung und Papierdokumenten arbeitet.

Überlastete HR

Heterogene HR-Lösungen und -Prozesse, unterschiedliche Reifegrade und manuelle Tätigkeiten mit Medienbrüchen – all dies bringt zahlreiche Nachteile mit sich.
Erstens: Die HR-Abteilung ist mit Routinetätigkeiten ausgelastet. Folglich fehlen ihr die Kapazitäten für wichtige Kernaufgaben und die Zeit, sich Know-how im Hinblick auf lokale Besonderheiten der HR-Arbeit in den weltweiten Standorten anzueignen.

Zweitens: Ohne eine Harmonisierung der globalen HR-Prozesse kann es keine klare und einheitliche Sicht auf Personaldaten und HR-Informationen geben. Konzepte zur Mitarbeiterentwicklung, Qualifizierung oder das Talentmanagement können somit nur lokal geplant, durchgeführt und verwaltet werden. In Zeiten des Fachkräftemangels kann sich das rasch zu einem Wettbewerbsnachteil entwickeln.

Drittens: Die Qualität des HR-Reportings leidet. Ohne standardisierte Prozesse fehlen standortübergreifend einheitliche HR-Kennzahlen (KPIs), zum Beispiel bei der Definition für Teilzeitkräfte. Zudem kann das Management auf HR-Berichte erst mit starkem Zeitverzug zugreifen, da die zentrale HR-Abteilung die per Excel übermittelten Personaldaten von Hand konsolidieren muss.

Es besteht also akuter Handlungsbedarf, was die Konsolidierung, die Standardisierung und die Vereinfachung globaler Personalprozesse sowie den Aufbau eines einheitlichen HR-Berichtswesens betrifft.

Allerdings stoßen international tätige Mittelständler hier schnell an ihre Grenzen. Aufwand und Kosten für die Auswahl, die Einführung, für Betrieb und Pflege geeigneter HR-Lösungen sowie für Lizenzen sind hoch, zudem bindet eine solche Maßnahme personelle Ressourcen in der HR- und der IT-Organisation.

Genau hier setzt die integrierte und modulare Suite oneHCM des HR-Komplettdienstleisters Treorbis an. Die maßgeschneiderten, plattformunabhängigen HR-Services unterstützen global agierende Mittelständler mit 1500 bis 5000 Beschäftigten, ihre Personalprozesse und das HR-Reporting zu harmonisieren, zu automatisieren und zu vereinfachen.

Auf Wunsch übernimmt Treorbis als Generalunternehmer die Betreuung der personalwirtschaftlichen Belange des Kunden – dies sowohl in Deutschland wie auch international.

Größter Vorzug der modularen und skalierbaren HR-Services ist, dass sie passgenau auf individuelle Anforderungen abgestimmt werden können und sich wie bei einem Baukasten flexibel zu einer maßgeschneiderten Gesamtlösung kombinieren lassen.

Die Servicebausteine aus oneHCM decken nahezu alle HR-Bereiche ab: Entgeltabrechnung, Personalstammdatenverwaltung, Zeiterfassung, Rekrutierung, Leistungsbeurteilung, Nachfolgeplanung, Reisemanagement, HR-Analysen und -Reporting sowie Anlage und Pflege einer digitalen Personalakte.

Die Suite wird laufend erweitert und um neue Services ergänzt. Schon bald können die Kunden beim Reisemanagement und der Reisekostenabrechnung auch auf Cloud-Lösungen des SAP-Unternehmens Concur zugreifen.

Treorbis begleitet mittelständische Firmen bei der Harmonisierung ihrer globalen HR-Prozesse mit ausgewiesener Beratungs-, Prozess-, Technologie- und Methodenkompetenz und fungiert bei der Zusammenarbeit mit internationalen Partnern als Generalunternehmer.

In diesem Fall übernimmt Treorbis zu fest definierten Service Level Agreements (SLAs) die komplette Abwicklung eines HR-Projekts und steuert dieses zentral wie ein „HR-Leitstand“.

Für den Kunden ist das ein unschätzbarer Vorteil, denn er hat nur einen Ansprechpartner und erhält alle Leistungen aus einer Hand: von der Auswahl der passenden HR-Lösungen und des richtigen Betriebsmodells über die Implementierung bis hin zur Betreuung der Anwendungen und Prozesse nach der Inbetriebnahme in dem jeweiligen Land.

Wer die HR-Services von Treorbis für seine monatliche Entgeltabrechnung nutzt, stellt damit sicher, dass sie fehlerfrei und vorschriftsmäßig erstellt und fristgerecht zugestellt wird. Auch die Aufgaben der betrieblichen Zeitwirtschaft werden akkurat erledigt, die Berichte und Analysen zeitnah bereitgestellt, und durch die Pflege der Personal- und Abrechnungsdaten sämtlicher Mitarbeiter von ihrem Eintritt bis zum Ausscheiden ist deren hohe Qualität gewährleistet.

Dass bei der Verarbeitung von HR-Daten alle gesetzlichen Anforderungen vorbildlich erfüllt werden, garantiert die Zertifizierung nach Paragraph 11 Bundesdatenschutzgesetz – siehe Kasten auf Seite 66.

Neue gesetzliche Regelungen, etwa in Bezug auf die Abrechnung, werden umgehend umgesetzt, Schnittstellen zwischen dem Personal- und dem Finanzwesen laufend kontrolliert und Change Requests wie die Forderung nach neuen HR-Funktionen oder eines HR-Rollouts zügig bearbeitet.

Dem Generalunternehmer obliegen zudem Gestaltung und Abschluss von Verträgen mit lokalen HR-Dienstleistern und die Prüfung ihrer Rechnungen. Auf Wunsch wandelt er auch die Datenformate einzelner Standorte in ein Format um, das SAP HCM verarbeiten kann.

Zeit für das Kerngeschäft

Dank der bewährten HR-Services aus oneHCM erhöhen sich die Effizienz, die Qualität und die Transparenz der globalen HR-Prozesse und des HR-Reportings spürbar, zugleich wird die interne HR-Organisation von zeitraubenden Routinetätigkeiten entlastet und kann sich voll und ganz auf ihr Kerngeschäft konzentrieren.

Dazu gehört neben der Mitarbeiterentwicklung, dem Rekrutieren geeigneter Fachkräfte und dem Talentmanagement besonders das Erarbeiten einer zukunftsweisenden, im Einklang mit den Firmenzielen stehenden HR-Strategie. Wesentlichen Anteil da­ran haben die vom Outsourcing-Partner zur Verfügung gestellten HR-Berichte.

Durch die Zentralisierung der HR-Aufgaben, die Integration der IT-Anwendungen, die Harmonisierung und Optimierung der Prozesse und des Reportings im Zuge eines HR-Outsourcings lassen sich außerdem signifikante Kostenvorteile realisieren.

Abhängig von der Situation im Unternehmen und den verwendeten oneHCM-Services können Treorbis-Kunden im operativen Betrieb nachweislich Einsparungen von 20 bis zu 40 Prozent erzielen.

Von der Ist-Analyse zum Soll-Modell

Den Ausgangspunkt jedes HR-Outsourcing-Projekts bildet eine Ist-Analyse, die alle relevanten Aspekte einbezieht: Daten, Prozesse, IT-Architektur und Organisation. Auf dieser Grundlage wird dann gemeinsam mit dem Kunden ein maßgeschneidertes Soll-Modell erarbeitet und Schritt für Schritt umgesetzt.

Zu den besonders sensiblen Aufgaben gehört dabei die Entwicklung eines Qualifizierungskonzepts, das betroffene Mitarbeiter der Personalabteilung frühzeitig auf neue Aufgaben wie die Rekrutierung oder die Nachfolgeplanung vorbereitet.

Hybride SAP-HR-Prozesse

Hohe strategische Bedeutung kommt auch der Auswahl des geeigneten IT-Betriebsmodells zu – on premise oder als Hybridform. Erfahrungsgemäß nutzen international tätige Mittelständler, deren IT-Strategie auf SAP-Software beruht, für klassische HR-Prozesse wie die Personalabrechnung oder die Zeitwirtschaft eine SAP-HCM-Anwendung, die on premise installiert ist.

Dieses Modell kann in vielen Fällen ideal durch die moderne HR-Cloud-Platt form von SAP SuccessFactors ergänzt werden, denn mit ihr lassen sich die Personaldaten aller Mitarbeiter weltweit konsolidieren und einheitlich verwalten.

Strategische Prozesse wie Rekrutierung, Mitarbeiterentwicklung, Nachfolgeplanung, Leistungsbeurteilung und HR-Reporting können so unternehmensweit standardisiert, vereinfacht und sehr effizient erledigt werden.

Dadurch entsteht ein echter Mehrwert, zumal die HR-Cloud-Lösung auch die Erwartungen der End-User nach einer zeitgemäßen, intuitiven Bedienoberfläche erfüllt, auf der sie ihre HR-Aufgaben rollenbasiert und komfortabel erledigen können, und zwar am Desktop genauso wie mobil per Smartphone oder Tablet.

Werden also die Stärken der On-Pre­mise- und der Cloud-Welt kombiniert und in einer integrierten, leistungsstarken und maßgeschneiderten HR-Plattform gebündelt, lässt sich daraus ein hoher geschäftlicher Nutzen ziehen. Der Kunde kann bei der Personalarbeit dann das Beste aus beiden Welten nutzen und ist für die Herausforderungen der Zukunft hervorragend gerüstet.

Die maßgeschneiderten HR-Services der oneHCM-Suite basieren auf SAP HCM und können für global agierende Mittelständler die Personalprozesse und das HR-Reporting harmonisieren, automatisieren und vereinfachen.

Auf Wunsch übernimmt der HR-Komplettdienstleister als Generalunternehmer die Betreuung der personalwirtschaftlichen Belange des Kunden.

Drei Fragen an Treorbis-Geschäftsführer Rainer Brand

SuccessFactors-Vertriebspartner

Welche Ziele verfolgt Treorbis als Reseller von SuccessFactors?

Rainer Brand: Als Vertriebspartner von SAP SuccessFactors adressieren wir in erster Linie unsere Kunden aus dem Mittelstand, die weltweit Niederlassungen und somit globale HR-Prozesse haben.

Im Fokus steht dabei die Entwicklung hybrider HR-Szenarien. Das heißt: Die klassische Personalabrechnung, die on premise in SAP HCM erfolgt, wird mit der Cloud-Lösung SAP SuccessFactors Employee Central (EC) verknüpft, die als zentrales Personalsteuerungssystem dienen soll.

Welche Leistungen erbringen Sie für Kunden?

Brand: Als Reseller unterstützen wir unsere Kunden bei der Implementierung der Cloud-Lösungen von SAP SucessFactors in allen Belangen mit umfassender Beratung – im Hinblick auf Prozesse, Daten, IT-Architektur und Organisation.

Um eine hohe Qualität bei der Beratung und Implementierung zu garantieren, stellen wir für SAP SuccessFactors ein eigenes Beratungsteam zusammen und organisieren gezielte Qualifizierungsmaßnahmen für die Mitarbeiter in diesem HCM-Bereich.

Wie ist die Nachfrage nach HR-Cloud-Lösungen von SuccessFactors?

Brand: Wir registrieren derzeit ein reges Interesse an den Cloud-Angeboten von SAP SuccessFactors für die Personalarbeit, wie zahlreiche Gespräche mit unseren Kunden wie auch mit Interessenten bestätigen.

Gleichzeitig steigt dadurch auch die Nachfrage nach entsprechenden Beratungsleistungen. Wir werden daher unser bestehendes Team für SAP SuccessFactors weiter verstärken und suchen für Projekte in diesem Bereich erfahrene Berater und Spezialisten.

§ 11 BDSG

HR-Daten gesetzeskonform verarbeiten

Deutsche Mittelständler haben noch immer Vorbehalte gegen das HR-Outsourcing. Neben der Sorge vor einem möglichen Kontrollverlust treibt sie insbesondere die Angst vor unberechtigtem Zugriff auf hochsensible personenbezogene Daten um.

Der Kunde muss sich darauf verlassen können, dass die Sicherheit und Integrität beim Umgang mit seinen personenbezogenen Informationen gewährleistet ist – bei der Mitarbeiter- bzw. Personalstammdatenpflege ebenso wie bei der Gehaltsabrechnung, der Zeitwirtschaft oder dem Reisemanagement.

Die Zertifizierung nach Paragraph 11 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) garantiert, dass Treorbis als HR-Outsourcing-Dienstleister die gesetzlichen Anforderungen an die Verarbeitung von HR-Daten vorbildlich erfüllt und umsetzt.

Die erforderlichen regelmäßigen Audits bei Treorbis, die Datenschutz Cert als unabhängige Instanz durchführt, werden vom Partner Procedo Unternehmensberatung maßgeblich unterstützt.

Procedo ist als unabhängiger und objektiver Prüfungs- und Beratungsdienstleister auf die Bereiche Risikomanagement und interne Revision, Datenschutz und Datensicherheit, Qualitätsmanagement und Arbeitssicherheit spezialisiert.