Heilen statt verwalten

Die Kliniken sind gefordert, ihre administrativen Aufgaben zu automatisieren, sodass sie die Zeit und Ressourcen sparen und die Effizienz erhöhen können. Bisher konzentrierte sich die digitale Transformation im Gesundheitswesen sehr stark auf die Verwaltung und Abrechnung von Patientendaten. Das Management des Klinikums Braunschweig mit 21 Kliniken, 10 selbstständigen klinischen Abteilungen und 7 Instituten erkannte jedoch, dass auch moderne Personaladministration notwendig ist, um durch datenbasierte Planung ein motivierendes Arbeitsumfeld für die mehr als 4000 Mitarbeitenden zu schaffen und neue Talente zu gewinnen.

Papiermassen und Planung

Wie jeder große Arbeitgeber stand das Klinikum vor der Herausforderung, administrative Papiermassen zu bewältigen, die Personalplanung und Mitarbeiterbindung zu verbessern sowie die Transparenz bei der Verwaltung von Personalressourcen zu erhöhen. Nach einem sorgfältigen Auswahlprozess entschied sich das Klinikum für die cloudbasierte und intuitiv zu bedienende HCM-Lösung von Workday.

„Wir hatten bisher sehr viel unstrukturierte Papierarbeit mit unzusammenhängenden und unvernetzten Prozessen“, erklärt Julia Gaidosch, Teamleiterin Personal im Klinikum Braunschweig. „Durch immer umfangreichere Aufgaben, wie zum Beispiel mehr Einstellungen, sind wir an unsere Grenzen gestoßen und in unseren Prozessen langsamer geworden. Und auch die Qualität unserer HR-Prozesse begann zu leiden.“

„Aus Sicht des Managements war eine vorausschauende Steuerung auf Basis von Zahlen, Daten und Fakten angesichts der unterschiedlichen Herausforderungen kaum möglich“, ergänzt Oliver Füllgraf, Geschäftsbereichsleiter Personal im Klinikum Braunschweig. „Ein ganzheitlicher digitaler Ansatz ist im Gesundheitswesen und in Krankenhäusern nur sehr vereinzelt vorhanden. Wir wollten keine Insellösung, wie zum Beispiel nur für das Bewerbermanagement, sondern eine wirklich voll integrierte Lösung für alle Personalprozesse, um nicht mit einer Vielzahl von Patchwork-Systemen arbeiten zu müssen.“ Die HCM-Lösung von Workday ist ein einheitliches System, das die Daten aller Mitarbeitenden zusammenführt und diese als Teil einer vernetzten Talent Experience zur Verfügung stellt. Unter anderem werden die Bereiche Weiterentwicklung, Rekrutierung und Performance abgedeckt.

„Der modulare und integrierte Ansatz, die hohe Standardisierung und die Flexibilität, zum Beispiel für den Einsatz mit mobilen Endgeräten, haben uns überzeugt“, erläutert Julia Gaidosch. Und Oliver Füllgraf ergänzt: „Was uns im Auswahlprozess positiv aufgefallen ist, waren die klare und strukturierte Präsentation der vielfältigen Workday-Lösungen sowie die konsequente Beantwortung unserer Fragen. Ausschlaggebend war, dass wir mit der Workday-Plattform die Möglichkeit haben, Veränderungen im IT-System selbst vorzunehmen, ohne auf externe Dritte angewiesen zu sein. Das ist ein großer Vorteil für uns.“

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