Gekommen, um zu bleiben: KI-basierte Archivierung
Das Besondere dieser neuen Technologie ist nicht zuletzt ihre Vielfalt, Flexibilität und Disruptionskraft. Schon im Kleinen kann sie viel bewirken, beispielsweise bei der Analyse großer Mengen von Archivierungsdaten.
Die Untersuchung strukturierter und unstrukturierter Daten in den Unternehmensarchiven ist nicht nur ein vielversprechender Ansatz, sondern auch ein praktischer Einstieg in das Thema KI. Schon heute lassen sich mit modernen Konzepten und Softwarelösungen barrierefreie, rechtskonforme Datenpools erzeugen, deren intelligente Nutzung zu einem wahren Gamechanger werden kann.
Der Grund: Diese Datenpools sind wahres Datengold, weil ihre Basisdaten mittels KI mit zusätzlichen Informationen so angereichert werden können, dass sie aussagekräftiger und wertvoller sind als zuvor. Beispielsweise lässt sich nicht nur erkennen, ob es sich um datenschutzrelevante Inhalte handelt, für die entsprechende Aufbewahrungsfristen gelten, sondern diese Speicherbedingungen können dann auch automatisch hinterlegt werden.
Darüber hinaus ist es möglich, komplexe Prozesse mittels KI zu vereinfachen und Ressourcen einzusparen. Moderne Archivierungslösungen wissen um dieses Datengold. Und besonders beim Thema Archivierung steht Compliance auf Rang 1. Trotzdem gilt: Bahn frei für die KI. Aber entsprechende Sicherheitsstopps einlegen. Ein guter Start in die Welt der KI in Bezug auf die Archivierung ist die Schaffung eines Single Point of Truth (SPoT) in der Systemlandschaft. Diese Zusammenführung unterschiedlichster Welten, etwa von SharePoint und SAP, Cloud und On-Premises, Archivierung und Dokumentenmanagement, bildet die Basis für den bestmöglichen Outcome im Zusammenspiel mit KI. Dieser Integrationscharakter macht sie so wertvoll für die Unternehmen.
Die Top-Benefits intelligenter Archivierungsplattformen
- Effiziente Archivierung durch KI-basiertes Inputmanagement. Viele Unternehmen setzen heute auf SAP; über dieses System kommen die Daten ins Haus, wo sie weiterverarbeitet, genutzt oder archiviert werden. Archivierungssysteme, die nahtlos in SAP integriert sind, verarbeiten diese Daten im Hintergrund unbemerkt, sodass die Anwender davon nur wenig mitbekommen. Über eine zentrale Datenstelle werden sie abgelegt und bilden die optimale Grundlage für ein effizientes Datenmanagement in der Zukunft.
- Datenanreicherung für maximale Effizienz. Funktionen, die beispielsweise für eine schnelle und zentrale Verwaltung von Scan-Profilen und Lizenzen sorgen (z. B. tia Scan) oder Dokumente unterschiedlichster Quellen in SAP nutzbar machen (z. B. tia Document Router), unterstützen die intelligente Weiterverarbeitung eingehender Dokumente. Die KI analysiert, klassifiziert und reichert die Dokumente automatisch mit Metadaten an. Die automatisierten Prozesse reduzieren den Zeit- und Kostenaufwand, steigern die Qualität der Daten und Abläufe und ermöglichen sogar die Verarbeitung unstrukturierter Daten, mit denen man zuvor nichts anfangen konnte. Diese nun strukturierten Informationen können nahtlos von unternehmenseigenen KI-Systemen genutzt werden.
- Prozessintegration: Archivierung meets Prozessautomatisierung. Archivierungslösungen, die die mit Informationen angereicherten Dokumente in SAP-Prozesse einbinden, bringen einen weiteren Nutzen. Beispielsweise können automatisch Verknüpfungen zu relevanten Prozessen erstellt, aber auch individuell angepasst werden. Das erleichtert das Auflösen von Silos, schafft Transparenz und hilft Unternehmen dabei, compliant zu sein. Darüber hinaus werden der Datenzugriff und die Vernetzung einfacher, was Prozesse beschleunigt und die Zusammenarbeit erleichtert.
Produktivität und Qualitätssicherung in der Softwareentwicklung
Moderne Softwareunternehmen setzen auch in der Produktentwicklung und Qualitätssicherung auf die neue Technologie. So auch die KGS Software GmbH. Die Developer setzen KI vor allem ein, um Codes schneller zu erstellen und zu erweitern. Gleichzeitig hilft sie ihnen, neue Technologien zügiger zu adaptieren. Die KI fungiert dabei wie ein virtueller Berater: Wenn Codes geschrieben oder verbessert werden, liefert die KI maßgeschneiderte Vorschläge, die auf die spezifische Situation und den jeweiligen Code zugeschnitten sind. Auch der Zugang zu Wissen ist für das Entwicklungsteam schneller geworden. Musste man sich früher oft durch umfangreiche Dokumentationen arbeiten, um Lösungen zu finden, wird inzwischen die KI befragt und schon erhalten die Entwickler konkrete Beispiele oder Lösungsansätze.
Auch in der Qualitätssicherung hat man gute Erfahrungen mit KI gemacht, beispielsweise bei der automatischen Generierung von Unit Tests. Mit der Unterstützung von KI, wie beispielsweise GitHub Copilot, lassen sich automatisierte Tests effizienter erstellen, was das QA-Team produktiver macht und dem Softwarehersteller mehr Optionen bietet, Tests in größerem Umfang durchzuführen. Weil automatisierte Tests ein entscheidender Bestandteil der Cloud-nativen Produktlinie von kgs sind, hilft es auch hier, dass Hunderte automatisierte Tests dafür sorgen, dass die Software so stabil wie möglich läuft und das Produkt kontinuierlich verbessert wird.
Dank der KI-gestützten Tests werden inzwischen Szenarien durchgespielt, die weit über herkömmliche Ansätze hinausgehen und die die Software robuster machen. Als bereichernd sieht man bei kgs zudem die innovativen Testideen an, die erst durch die Nutzung von KI möglich werden. Kam es in der Vergangenheit vielfach vor, dass neue Ansätze erst durch das Auftreten eines Fehlers entstanden, bringt die KI zumeist im Vorfeld Hinweise auf Fehler. Das Besondere? Die Tests können auf die Systemlandschaft des Kunden zugeschnitten laufen. Mithilfe der sogenannten Containertechnologie ist das heute einfach möglich.
Einzug durch die Hintertür
Aus Spielerei ist bereits Ernst geworden: Die KI-Technologie hat längst begonnen, sich in den Unternehmen, Köpfen und nicht zuletzt Gewohnheiten zu etablieren. Schritt für Schritt findet eine Veränderung statt, in der die hilfreiche Unterstützung von KI nicht mehr wegzudenken ist: Viele Organisationen wären in Ermangelung von Fachkräften nicht mehr in der Lage, die anfallenden Aufgaben zu bewältigen – sei es in der Produktentwicklung, Qualitätssicherung oder anderen Bereichen.
Natürlich gilt es wachsam zu bleiben und abzuwägen, wann und wo der Einsatz von KI sinnvoll und hilfreich ist. Aber es ist auch unerlässlich, der neuen Technologie eine Chance zu geben und sie zu nutzen – und das besser früher als später. Ähnlich wie es die KI tut – nämlich ständig dazuzulernen –, sollten sich auch die Verantwortlichen in den Unternehmen offen für Neues zeigen.
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