Ganz ohne aufwändiges DMS

Sie kennen das: Die Suche nach dem richtigen Dokument dauert oft viel zu lang, laut einer Kyocera-Studie sogar bis zu zwei – vergeudete – Stunden am Tag. Möglicherweise steht deshalb bei Ihnen im Unternehmen gerade die Einführung eines Dokumentenmanagement-Systems an, oder? Vielleicht hilft es Ihnen dann zu wissen, dass Ihr SAP-System selbst bereits alle notwendigen Voraussetzungen für eine effiziente Dokumentenverwaltung und -archivierung bietet.

Einfach verwalten

Im SAP ERP werden alle betriebswirtschaftlichen Sachverhalte über Business-Objekte abgebildet, die nicht nur die vordergründigen Daten des Vorgangs beinhalten, sondern auch alle zusätzlichen Informationen wie Texte, Workitems und Dokumente. Dank der Content-Repositories sind  eine geordnete, sichere Ablage und Wiederauffindbarkeit der Dokumente gewährleistet. Und mithilfe der SAP-ArchiveLink-Schnittstelle eine komfortable und – wenn das Archiv dies gewährleistet – auch revisionssichere Archivierung.

Dokumentenmanagement mit dem SAP-ERP-System kann allerdings nur dann funktionieren, wenn alle Dokumente in SAP korrekt abgelegt sind. Für solch eine sichere, strukturierte Ablage sorgt ein Add-on, das Dokumente elektronisch erfasst, am korrekten Ablageort im SAP-ERP-System ablegt und archiviert. So wie die Lösung Tangro DoC, mit der Sie Ihre Dokumente einfach verwalten und jederzeit im richtigen Zusammenhang wieder auffinden – ganz ohne aufwändiges DMS. 

Über Texterkennung erfasst die Lösung automatisch alle relevanten Inhalte eines Geschäftsbelegs, interpretiert diese, vergleicht sie mit den vorhandenen SAP-Datensätzen und ordnet das Dokument – bei Bedarf auch vollautomatisch – dem passenden SAP-Objekt zu. Das gilt für alle relevanten Dokumente, ganz egal aus welcher Quelle sie ursprünglich stammen. Ob sie per Post auf Papier, als E-Mail, per Fax oder über EDI als strukturierter, elektronischer Datensatz angekommen sind.

Automatische Archivierung

Eine Mahnung ist per E-Mail eingegangen? Die Tangro-Software erkennt automatisch, dass es sich hier um eine Mahnung handelt und ordnet Mail und PDF automatisch der Bestellung in SAP zu. Ein Lieferschein auf Papier ist auf Ihrem Schreibtisch gelandet? Aus dem Scan-Beleg ermittelt die Lösung automatisch Lieferant und Bestellvorgang und legt die Bilddatei zusammen mit allen digital erfassten Inhaltsdaten automatisch richtig ab. Auch die Archivierung geschieht automatisch. Der Beleg ist jederzeit wieder aufrufbar und durch komfortable Selektionsmöglichkeiten einfach wiederzufinden. Etwa über Eingangsdatum, Dokumentenart oder SAP-Objekt wie Lieferant, Bestellung, Rechnung oder vieles mehr. 

Stärke der Lösung ist ihre hohe Flexibilität in Kombination mit der direkten Einbettung in SAP und S/4. So ist die Software in hohem Maße an Ihre spezifischen Anforderungen im Unternehmen anpassbar. Durch die Vielzahl von Optionen zum Beispiel bei Dokumentenart, Benutzeroberfläche, Mapping oder Erkennungs-methoden lassen sich die unterschiedlichsten Anwendungsfälle abbilden. 

Vor und nach der Migration

Gleichzeitig ist eine Implementierung schnell und unkompliziert – auch in S/4. Denn auch im neuesten SAP ERP ist die Tangro-Lösung direkt lauffähig. Die Schnittstellen bleiben dieselben, die Logik zur Validierung bleibt bestehen. Es sind keine Anpassungen bei Konfiguration und Einstellungen notwendig. Und für bestehende Tangro-Anwender ist der Umstieg sogar kostenlos.

 So sind Sie auf der sicheren Seite. Ob Sie gleich auf S/4 Hana starten oder die Migration noch kommt – für Ihre Lösung zur Dokumentenverwaltung macht das keinen Unterschied.