Erweiterter Einsatz für intelligente Archive

Es war der Boom der Archiv- und Dokumentenmanagementsysteme in den 90er Jahren: Nahezu jeder Hersteller wollte damals sein System als führende Anwendung im Unternehmen platzieren.

Zur Informationsdrehscheibe sollten diese werden, über die der Anwender zentral alle Informationen verwaltet. Nur so ist es zu verstehen, dass die Hersteller einen Weg beschritten haben, der zu den heutigen funktionsüberladenen und kaum mehr zu überblickenden Dokumenten-Management-Systemen, oder wie man heute sagt: Enterprise-Content-Management-Systemen, führte.

Führende Analysten prophezeiten schon damals, dass hierbei der Wunsch Vater des Gedankens war. In der Tat wurde deren Weitsicht durch die Praxis bestätigt. Fragt man heute Anwender nach ihren zentralen Systemen, nennen 90 Prozent ERP, CAD/PLM, CRM und eigene Systeme (z. B. im Versicherungsbereich).

Ein DMS oder ECM hat inzwischen fast jeder, doch wird dieses oft nur als reines Archivsystem genutzt, das im Hintergrund seinen Dienst verrichtet. Wenn man aber nur einen kleinen Ausschnitt braucht, nämlich die Archivfunktionalität, drängt sich die Frage auf: Warum überhaupt eine überladene ECM-Suite?

Im SAP-Kontext setzt sich daher immer mehr der Gedanke durch, die bisher verwendeten sperrigen und aufwändig zu administrierenden DMS- und ECM-Systeme durch schlanke Archivsysteme abzulösen. Bei Unternehmen, die rein auf SAP setzen, funktioniert dies sehr gut.

Ihnen steht dieser Weg offen, da SAP mit der ArchiveLink-Schnittstelle einen Standard geschaffen hat, der einen vollintegrierten Archivansatz ermöglicht. Das Archiv wird dabei als Back-End-System verstanden. Es hat einzig und allein die Aufgabe, Dokumente performant und sicher zu archivieren und bei Suchen wieder auszuliefern. Die Intelligenz und Metadatenverwaltung obliegt SAP.

Intelligenz und Dokumentenhandling in die führende Anwendung zu verlagern und das Archiv – so wie im SAP-Kontext – als reine Dokumentenablage zu verwenden, das ist inzwischen ein vielversprechender Ansatz für die Lösung der Archiv­frage.

Sogar für Non-SAP-Anwendungen lässt sich ArchiveLink dank seiner Offenheit als standardisiertes Protokoll verwenden. KGS bietet mit dem Produkt KGS WebService einen dazu passenden Service an, der auf dem ArchiveLink-Standard basiert. Er erlaubt es der führenden Anwendung, Dokumente über eine einfache Schnittstelle zu archivieren.

Archiv-Enabling für Fachanwendungen

Individuelle Fachanwendungen – z. B. aus dem Versicherungsumfeld oder auch Portallösungen – lassen sich über den Service unter Einsatz aller gängigen Programmiersprachen mit der im SAP-Umfeld etablierten Archivierungslösung von KGS verbinden.

Nach erfolgreichem Archivierungsvorgang liefert die Schnittstelle eine eindeutige ID zurück, über die das Dokument anschließend wieder aufgerufen werden kann. Somit kann der Anwender in beliebigen Anwendungen seine Dokumente und Daten über Webtechnologien im KGS ContentServer4Storage archivieren bzw. darin recherchieren.

Einzige Voraussetzung: Die angebundene Anwendung kann eine zusätzliche Metainformation je Dokument verwalten – die eindeutige Dokument-ID. Über dieses Kriterium kann der Anwender direkt auf Dokumente zugreifen.

Der KGS WebService ist in diesem Kon­strukt für die Ablage der Dokumente verantwortlich. Da die Dokumente standardisiert abgelegt und aufgerufen werden, ist auch ein Dokumentenaustausch zwischen Anwendungen leicht möglich.

Dem WebService obliegt, wo die Dokumente letztendlich abgelegt werden; für die darüber liegende Anwendung ist dies komplett transparent. So können wahlweise On-premise-Speicherlösungen, WORM-Lösungen oder Cloud-Speicher verwendet werden.

3-Schicht-Architektur

KGS verwendet eine Drei-Schicht-Architektur. Sie bietet sich für alle Unternehmen an, die verschiedene Anwendungen einsetzen, aber einen zentralen Archivdienst benötigen, der anwendungsunabhängig zentral und performant Dokumente und Daten archiviert und diese bei Bedarf wieder bereitstellt.

Die erste Schicht bilden die Applikationen/Softwarelösungen, die beim Kunden im Einsatz sind. Natürlich SAP, aber auch beliebige weitere Systeme wie z. B.Salesforce, MS-SharePoint, Kundenlösungen, Kundenportale, CAD-/PLM-Lösungen etc. SAP kann über die Standardschnittstellen ArchiveLink, ILM und zukünftig auch CMIS direkt angebunden werden, alle weiteren Systeme über den KGS WebService.

Die zweite Schicht sind die KGS-Lösungen als schlanke Middleware. KGS schafft die Verbindung zwischen Applikationen und den benötigten Speichermedien, die dann in der dritten Schicht zu finden sind. KGS ergänzt zudem die reine Archivierung von Daten und Dokumenten um sinnvolle Zusatzkomponenten wie Scan, Document­Router, Migration, Viewer usw.

Nach und nach wird die KGS-Middle­ware durch weitere Funktionalitäten ergänzt werden, die dann die Archivierung „intelligent“ machen. Dazu gehört ein Kontroll-Tool, das regelmäßig das Archiv aufräumt und checkt, welche Daten/Dokumente überhaupt benötigt werden und welche gegebenenfalls nach einer bestimmten Zeit automatisch auf einen anderen Speicher übertragen werden können. Auf diese Weise kümmert sich der WebService aktiv um das Speichermanagement und vereinfacht die Administration erheblich.

Die dritte Schicht bilden beliebige Storage-Systeme (lokale oder Cloud-Lösungen), die über die KGS-Middleware angesprochen werden können. Die Idee dabei: Eine „intelligente“ Middleware kümmert sich eigenständig um die Archivierung.

Hierbei können zum Beispiel Dokumente, die häufig benötigt werden und/oder „finanztechnisch“ wichtig sind, auf einem teuren Speicher abgelegt sein und weniger wichtige auf einem günstigen Cloud-Speicher. Das Kontroll-Tool prüft die Auslastung der Speichersysteme nach vom Kunden vorgegebenen Regeln zyklisch ab, optimiert so selbstständig die Archivierung und hilft damit automatisch, Kosten zu sparen.

Die beschriebene Arbeitsweise einer KGS-Gesamtlösung als „intelligentes Archiv“ kann dann auch in Zusammenarbeit mit einem Hosting-Anbieter oder auch als SaaS-Lösung angeboten werden.

Anwendungsfall: Salesforce-Integration

Mit dem KGS WebService lassen sich wie beschrieben Archive leicht in führende Anwendungen integrieren, zum Beispiel in Salesforce – wofür ein eigener Funktionsbaustein entwickelt wurde. Über diesen können Dokumente aus einem KGS- Archiv im CRM-System referenziert und recherchiert werden.

Auf diese Weise können beispielsweise SAP-Dokumente in Salesforce verfügbar gemacht werden. Es ist also möglich, zu einem Kunden sämtliche kaufmännische Dokumente wie Bestellungen, Rechnungen, Lieferscheine etc. in Salesforce anzuzeigen, ohne dass diese mehrfach gespeichert werden. Sie liegen in diesem Beispiel ausschließlich im (SAP-)Archiv, sind aber jederzeit über die Fachanwendung verfügbar.

On-premise oder Cloud

Die Dokumente selbst werden über den ArchiveLink-Backbone entweder on-premise oder in der Cloud abgelegt. Dabei können über den ArchiveLink-Backbone SAP-Systeme direkt oder andere Systeme über den KGS WebService angebunden werden. Das Ergebnis sind ein universelles Archiv und ein zentraler Informationspool, realisiert mit einfachen Mitteln.