ERP-Risiko versus S/4-Innovation

Um eine klare Sicht auf das Thema zu erhalten und den Umstieg optimal vorzubereiten, nahmen die Verantwortlichen an einem Workshop S/4 Hana Strategy von cbs teil. Der Workshop beschäftigte sich mit allen Elementen der Organisation. Es ging um Prozesse, Globalisierung, unternehmensweite Einheitlichkeit, Daten, die System-Architektur, Governance, Ressourcen und Kosten. Alle Bereiche wurden betrachtet und in ihren Abhängigkeiten zueinander bewertet. Dabei wurde ein Vorgehensplan mit konkreten Handlungsempfehlungen entwickelt.

Ergebnis: Bauer wird in einem selektiven Ansatz bis zum Frühjahr 2023 auf die S/4-Plattform umsteigen. Dabei werden in den nächsten Jahren gezielt Prozesse optimiert und harmonisiert, Innovationen umgesetzt, globale Standards geschaffen, Systeme entschlackt und Daten bereinigt. Zudem nutzt Bauer einen S/4 Playground, um Prozesse unter realen Bedingungen zu testen. 

Bauer verfügt über eine gewachsene Prozess- und Systemlandschaft. SAP wurde schon vor 20 Jahren eingeführt. Nun bekam die IT von der Konzernspitze den Auftrag, zu prüfen: Was bietet das neue Produkt S/4? Vom Management gab es außerdem die Zielvorgabe, zukunftsfähige Templates für die einzelnen Gesellschaften zu erarbeiten.

Im ersten Gespräch war Bauer einverstanden, einen S/4-Workshop zu starten. Ziel: eine Indikation in puncto S/4 Hana zu erhalten. Teilnehmer des Workshops waren neben der Corporate IT auch Mitglieder des Vorstands sowie die SAP-Modul-Verantwortlichen, die bei Bauer traditionell sehr businessnah orientiert sind. 

„Innerhalb von nur zwei Tagen ein exaktes Ergebnis zu haben, wie ein mögliches S/4-Projekt in der Praxis aussehen kann – und das neben der IT-Seite auch von der -Geschäftsperspektive aus anzugehen, entsprach genau unserem Wunsch“, erklärt Claus Baller, SAP-Teamleiter bei Bauer. „Wir wussten ja bereits im Vorfeld, dass in unserer ERP-Welt ein riesiges Potenzial für Verbesserungen schlummert.“ Nach dem Workshop gab es einen ersten Programm-Plan (High Level) und es gab Klarheit bezüglich der voraussichtlich benötigten Zeit für den S/4-Umstieg. Zudem bekamen die Verantwortlichen valide Antworten auf die Frage: Was ist jetzt als Nächstes zu tun, was sind die nächsten Schritte? Natürlich wurde auch ganz konkret über ein passendes Übergangskonzept diskutiert: Big Bang oder als Roll-out in Wellen?

Selektiver Ansatz ermöglicht Transformation bis 2023

Bei der Entwicklung eines Transformationskonzeptes zog Bauer erneut die S/4-Experten von cbs hinzu. Die Verantwortlichen wollten herausfinden: Welche Punkte bringen dem Unternehmen am meisten Mehrwert? „Uns war ein gewisses Risiko bewusst. Wir implementieren ein neues System inklusive Digital Core mit einer Palette an Funktionalitäten – da muss man aufpassen, dass man sich nicht verläuft“, erklärt Claus Baller. „Wenn wir zu viele Baustellen aufmachen, wird es irgendwann nicht mehr möglich, alle Neuerungen umzusetzen und in die Organisation zu tragen.“

Im S/4-Workshop wurde ein Vorgehensplan mit konkreten Handlungsempfehlungen entwickelt. Ergebnis: Bauer wird in einem selektiven Ansatz bis zum Jahr 2023 auf die neue Zukunftsplattform auf Basis von S/4 Hana umsteigen. Dabei werden gezielt Prozesse optimiert, Innovationen umgesetzt, globale Standards geschaffen, Systeme entschlackt und Daten bereinigt. Die vier Phasen des Projektes: Preparation-Phase, Prototypen-Designphase, Design, Build and Test und am Ende erfolgt dann der finale Big-Bang-Go-live. 

Im Rahmen der Vorbereitungsphase entschied sich Bauer zudem, den „S/4 Play-ground“ mit allen Best-Practice-Prozessen und eigenen Stammdaten zu nutzen. Um die Potenziale von S/4 risikofrei mit Echtdaten zu testen und wichtigen Input für die weitere Planung zu sammeln, erstellte cbs eine realitätsnahe Testumgebung für das Unternehmen. So konnten die Fachbereiche durchgehende Prozesse mit eigenen Stamm- und Bewegungsdaten erkunden und neue Funktionalitäten in realitätsnahen Szenarien entdecken. Die Vorteile: Man war in der Lage, zu sehen, wie eigene Prozesse im S/4-Umfeld funktionieren. Dieser Test lieferte wichtige Erkenntnisse, wie künftige Best Practices aussehen könnten. Zudem gelang es, die Key User frühzeitig mit ins Boot zu holen.

„Dass unser Team S/4 schon im Vorfeld genauer kennenlernen kann und sehen kann, welche Prozesse es künftig überhaupt gibt und wie sie künftig aussehen, bringt uns schon einen deutlichen Schritt weiter“, freut sich Projektleiter Baller.

Die Vorteile liegen klar auf der Hand. Bauer kann nun die Potenziale und Aufwände des Umstiegs auf S/4 Hana deutlich besser einschätzen. Der Strategy Workshop und die Testphase im Playground haben wertvolle Erkenntnisse für die S/4-Implementierungsplanung geliefert. Bauer bekam Antworten auf die Fragen: Wie komme ich schnellstmöglich und wertschöpfend unternehmensweit nach S/4? Wie wird mein Vorhaben in der Realität aussehen? 

Nun steht ein Fahrplan fest, um die bestehende Prozess- und Systemwelt auf S/4 zu bringen: Diese Must-do’s gibt es und einige Should-do’s kommen später noch hinzu. Und so sieht der Gesamtplan aus! Projektleiter Baller nennt noch einen weiteren Aspekt, der ihm wichtig ist: „Mit cbs haben wir einen erfahrenen Partner an unserer Seite, da das Unternehmen eine solche komplexe S/4-Transformation bereits bei anderen namhaften, international operierenden Industriefirmen erfolgreich umgesetzt hat.“