Electronic Data Interchange – EDI – Digitalisierung konkret

Mit EDI werden geschäftsrelevante Daten elektronisch ohne menschliches Eingreifen zwischen IT-Systemen übertragen und Geschäftsprozesse optimiert – in verschiedenen Unternehmensbereichen und über Unternehmensgrenzen hinweg.

In der Auftragsabwicklung zum Beispiel werden durch die Anbindung von EDI-Partnern Erfassungsfehler vermieden, nachfolgende Prozesse automatisch angestoßen und so Lieferzeiten verkürzt.

Im Rechnungswesen minimieren elektronische Verarbeitungsprozesse den Erfassungsaufwand, verkürzen die Belegdurchlaufzeiten und schaffen mehr Transparenz. Insgesamt profitieren Unternehmen von reduzierten Übertragungs-, Verarbeitungs- und Antwortzeiten.

Elektronisches Esperanto

Voraussetzung für den reibungslosen Datenaustausch ist die Verständigung zwischen zwei IT-Systemen. Damit diese Kommunikation von Maschine zu Maschine funktioniert, wurden eine Reihe systemübergreifender Standards erarbeitet.

Ähnlich einem elektronischen „Esperanto“ werden Daten des Senders in eine allgemeinverständliche „Sprache“ übertragen, die dann wiederum in ein für den Empfänger lesbares Format übersetzt wird.

Bekannte Standards – siehe Esperanto – sind beispielsweise das weltweit gültige EDIFACT (Electronic Data Interchange for Accounting, Commerce and Transport) mit seinen branchenspezifischen Subsets sowie ANSI, SWIFT oder ZUGFeRD.

SAP hat darüber hinaus mit dem IDoc-Format eine eigene Schnittstelle für den Austausch betriebswirtschaftlicher Daten mit dem SAP-ERP-System entwickelt.

Formate und Anpassungen

EDI-Nachrichten können in Unternehmen systemseitig verarbeitet werden – ohne manuellen Eingriff eines Sachbearbeiters. Wer tagtäglich mit EDI-Nachrichten zu tun hat, weiß allerdings: Es kann auch hier zu Fehlern kommen.

Sobald die vereinbarten Standards und Strukturen nicht minutiös eingehalten werden, läuft die Datenübertragung auf einen Fehler. Die Ursachensuche in den ausgesprochen kryptischen Daten stellt unerfahrene Anwender bei Standard-EDI-Lösungen vor große Probleme.

In der Regel muss Rücksprache mit der IT gehalten werden, sodass sich der Vorgang weiter verkompliziert.

Tangro hat einen eigenen EDI Konverter entwickelt, der das Mapping der EDI-Nachrichten in ein für Tangro lesbares Format übernimmt. Eingehende EDI-Daten werden dabei grundsätzlich als Tangro-Beleg abgespeichert.

Damit wird vermieden, dass fehlerhafte Daten an SAP übergeben, dort aufgrund der Fehler nicht weiterverarbeitet werden und so der Prozess stockt, weil die Daten in nicht lesbarer Form vorliegen.

Tangro generiert in jedem Fall automatisch ein PDF, das auf dem Monitor parallel zu den Belegdaten dargestellt wird. Auch ein EDI-Laie kann dieses Bild visuell überprüfen und so auf einen Blick erkennen, wo welche Daten fehlen bzw. Diskrepanzen aufgetreten sind.

Die Vorgehensweise ist hier genauso einfach wie bei einem Beleg, der per OCR eingelesen wurde. Zum Wohle des Nutzers macht Tangro hier keinen Unterschied. Ein Merkmal, das sich im Übrigen auch im Abrechnungsmodell widerspiegelt: Ob OCR oder EDI – es entstehen keine Zusatzkosten.

Der Tangro-EDI-Konverter verarbeitet Rechnungen ebenso wie Auftragsdaten und unterstützt alle wichtigen Standardformate, darunter EDIFACT und XML-basierte Formate wie ZUGFeRD, XRechnung und EbInterface.

Dabei ist die Software flexibel an vorhandene Geschäftsprozesse anpassbar und bildet unternehmensspezifische Regeln und Anforderungen ab. So reichert der Konverter die empfangene Nachricht automatisch mit Zusatzinformationen wie Bezugsquelle oder Buchungskreis an, die für eine vollautomatische Weiterverarbeitung benötigt werden.

Fehlerfreie Belege können daher – wie bei EDI üblich – durchgebucht werden, ohne Eingriff eines Sachbearbeiters. Zusätzlich lassen sich Regeln hinterlegen, die ein Dunkelbuchen dort verhindern, wo es explizit nicht erwünscht ist.

Bei Bedarf stößt der Konverter auch automatisch einen Workflow an, um Belege z. B. an den richtigen Bearbeiter oder die korrekte Organisationseinheit weiterzuleiten.