Ein Vergleich von SAP HCM Payroll und SAP PCC (Payroll Control Center)

Bereits vor längerer Zeit ergänzte SAP ihr Produktportfolio im Bereich Personalmanagement durch das Cloud-Tool SuccessFactors. Seither können Kunden die umfangreichen Funktionalitäten der SuccessFactors-Komponente Employee Central nutzen, wie etwa die Kommunikationsplattform SAP Jam, Workforce Planning oder Talent Management. Die zentrale HCM-Funktionalität für Personalabrechnung verbleibt jedoch weiterhin in SAP ERP ECC.

Neben der HCM-Funktionalität können Personalabrechnungsprozesse ebenfalls über das SAP Success Factors Employee Central Payroll (ECP) gesteuert werden. Nun erneuert SAP auch den so wichtigen Bereich der Personalabrechnung durch den Einsatz des neuen Payroll Control Centers (SAP PCC).

Dieser ruft zwar im Kern weiterhin die bewährte HCM-Abrechnungslogik auf, unterscheidet sich darüber hinaus aber deutlich in Handhabung und Gesamtprozess. Es stellt sich also die Frage nach den Unterschieden zwischen SAP HCM und dem Add-on SAP PCC und wie PCC die Herausforderungen der Personalabrechnung unterstützt.

Herausforderungen in der Personalabrechnung

Aufgrund der Auswirkung vieler Rechtsnormen, Gesetze und verschiedener anderer Bedingungen gestaltet sich die Personalabrechnung sehr komplex. Für die Durchführung einer Personalabrechnung sind beispielsweise betriebswirtschaftliche und tarifliche Kenntnisse notwendig, die angesichts sich ergebender Gesetzes­änderungen und Neuerungen stets aktualisiert werden müssen.

Diese Besonderheiten stellen in Deutschland viele Unternehmen vor große Herausforderungen. Denn fehlerfreie Entlohnungen und pünktliche Gehaltszahlungen sind unabdingbar und vom Arbeitgeber sicherzustellen. Ebenso müssen Unternehmen den Mitarbeitern die Entgeltnachweise konform zur Entgeltbescheinigungsverordnung zur Verfügung stellen. Um diese Herausforderungen bewältigen zu können, setzen viele Unternehmen weltweit auf die ERP-HCM-PY-(Payroll-)Lösung, über die sie ihre gesamten Personalabrechnungsprozesse abwickeln.

Unternehmen müssen zeitnah alle Novellierungen in der sich jährlich oder teilweise sogar monatlich ändernden Gesetzeslage und damit einhergehende Anpassungen der Personalabrechnung berücksichtigen. All dies ist nur durch das integrierte Zusammenspiel von Personalstammdaten, Personalabrechnung, Zeitwirtschaft, Rechnungswesen und der Behörden, wie z. B. das Finanzamt oder die Krankenkassen, zu bewerkstelligen. Die Integration mit den Personalstammdaten ist beispielsweise notwendig, um nach Geburt eines Kindes die korrekten Zuschläge zu generieren, ohne dass die Personalabteilung diese manuell anpassen muss.

Die Daten der Zeitwirtschaft erlauben stundengenaue Abrechnungen sowie die Berücksichtigung von Arbeitsstunden, Abwesenheiten oder Krankheiten in der Personalabrechnung. Die FI-Integration sorgt für die problemlose Entlohnung aller Empfänger wie Mitarbeiter, Ämter oder Versicherungen. Folgeaktivitäten beinhalten die Übermittlung der notwendigen Informationen an die Sozialversicherung oder das Finanzamt. Auch die Erstellung von Entgeltnachweisen und DEÜV-Meldungen ist enthalten. Die digitale Datenübertragung erspart dabei viel Arbeit und Zeit.

SAP reagiert auf Fehler und Gesetzes­änderungen, die zu Prozessanpassungen führen, mit Hinweisen für Fehlerkorrektur und Adaption der Legal Changes. Hierzu stellt SAP zum Jahreswechsel ein großes Update bereit. Standardanwendungsfälle, wie etwa die Bruttofindung, die Nettoberechnung oder die Abrechnung mit Anbindung an FI, setzt SAP bereits im Standard um. Aufgrund unterschiedlichster Gründe kommt es innerhalb der Personalabrechnung in SAP dennoch zu vielen Fehlern, die vermieden werden können. Oftmals sind dies einfache Pflegefehler der Personalabrechnungssachbearbeiter oder untergangene Hinweise und manuelle Prozesse, die nicht oder fehlerhaft implementiert wurden.

Payroll Control Center, die innovative Abrechnung

Das Payroll Control Center (SAP PCC) ist ein SAP-Add-on, das SAP seit März 2014 mit dem Release von HR Renewal 2.0 ausliefert. PCC ist eine webbasierte Lösung, die die Effizienz der Personalabrechnung sowohl in der Cloud als auch On-premises steigert. Mit PCC können Unternehmen Personalabrechnungsprozesse ausführen, steuern und kontrollieren. Vor allem die intuitive Benutzeroberfläche des Systems lässt Personalabrechnungen reibungsloser und schneller abwickeln und einfacher überwachen. Die Anbindung an das Fiori Launchpad vereinfacht dabei die Navigation durch separierte Kacheln für die unterschiedlichen PCC-Prozesse oder um SuccessFactors ECP anzusprechen.

Zwei Benutzerrollen dominieren die Nutzung von PCC, Payroll Process Manager und Payroll-Administrator. Einem übergeordneten Payroll Process Manager stehen für verschiedene Bereiche, wie z. B. unterschiedliche Abrechnungskreise oder Abteilungen, der Personalabrechnung mehrere Payroll-Administratoren gegenüber. Der Payroll Process Manager ist für den gesamten Abrechnungsprozess verantwortlich. Er startet den Prozess und führt ihn von Anfang bis Ende durch.

Der Payroll-Administrator entspricht einem Sachbearbeiter oder Buchhalter der Personalabrechnung und ist jeweils für einen fachlich oder organisatorisch abgegrenzten Bereich zuständig. Er verantwortet die fehlerfreie und korrekte Ausführung der Abrechnung. Der Prozess über die Payroll-Administrator-Rolle beginnt, sobald die Meldung eines Fehlers vom Payroll Process Manager ergeht. Diese Aufteilung der Zuständig-keiten klärt Verantwortlichkeiten und macht den gesamten Abrechnungsprozess transparenter.

Verbesserung der Usability

Ein weiterer großer Fortschritt innerhalb des PCC ist die Verbesserung der Usability. Eine webbasierte Benutzeroberfläche sorgt für eine intuitivere und benutzerfreundlichere Bedienung im Vergleich zum Back-End-Prozess. Selbst mit geringerem Vorwissen ist es dem Nutzer des PCC möglich, eine Personalabrechnung auf der Benutzeroberfläche durchzuführen.

Das PCC besteht dabei aus mehreren webbasierten und konfigurierbaren Ansichten auf Basis von SAPUI5, die einen guten Überblick über den laufenden Abrechnungsprozess gewähren und Auskunft über Status und Fehlersituation geben. Farbliche Markierungen heben Änderungen und Status der jeweiligen Prozesse hervor. Der Anwender hat im Front-End die Möglichkeit, Anpassungen über die Konfigurationskomponenten selbst vorzunehmen. Das Customizing der grundlegenden Abrechnungsprozesse selbst, die Einrichtung des technischen Kontextes und die inhaltlichen Einstellungen erfolgen allerdings weiterhin über das Back-End-System.

Um eine bessere Übersicht zu schaffen, können die verschiedenen Sichten als Kacheln im SAP Fiori Launchpad dargestellt werden. In der Konfiguration des SAP Fiori Launchpads werden die einzelnen Kacheln angelegt und dabei mit den URLs der Sichten und Funktionen versehen.

Die von SAP definierten Design-Prinzipien für Fiori gelten daher uneingeschränkt auch für das PCC: Mitarbeiter sehen und nutzen nur Anwendungen, die für ihr Aufgabengebiet relevant sind (rollenbasiert).

Die einfach zu nutzenden Funktionen auf der webbasierten Benutzeroberfläche ermöglichen eine intuitive und schnelle Prozessbearbeitung.

Die unterschiedlichen Komponenten und Sichten im Front-End basieren auf einem Konzept und agieren miteinander, sodass die UX deutlich steigt (Kohärenz).

Abbildung 1 stellt die Prozessmanagement-Sicht des Payroll Process Managers dar mit allen aktiven, anstehenden und abgeschlossenen Prozessen. Der Payroll Process Manager hat so alle Prozessstatus, -fortschritte und Fälligkeitsdaten im Blick. Innerhalb eines Prozesses kann er die einzelnen Prozessschritte ausführen, wie beispielsweise den Vorabrechnungsprozess in Abbildung 3. Unterhalb des Prozessstatus erscheint die aktuelle Anzahl an Alerts, die sich in der Sicht Alert-Management anzeigen und beheben lassen. Bei einer Vielzahl an Prozessen besteht darüber hinaus die Möglichkeit, diese zur besseren Übersichtlichkeit zu filtern.

Verbesserungen der Abrechnungsfunktionalität

Eine wichtige Erweiterung innerhalb des PCC ist die verbesserte Funktion der Vorabrechnung. Mitarbeiter in der Personalabrechnung können bereits vor Beginn der Lohnabrechnung die Ergebnisse genauestens betrachten und überprüfen. Alerts (engl.: Meldungen) geben Hinweise auf Fehler innerhalb der Personalabrechnung, wie z. B. fehlende Daten in den Stammdaten oder Abweichungen von Richtlinien.

Hierbei lassen sich die Alerts individuell für die jeweiligen Herausforderungen anlegen und anpassen. Die Vorabrechnung reduziert somit die Fehlerwahrscheinlichkeit, da Personalsachbearbeiter bereits vor der Produktivabrechnung alle Fehler beseitigen können, sodass die Produktiv­abrechnung einwandfrei durchlaufen werden kann.

Durch den zeitlichen Druck, unter dem Personalabrechnungssachbearbeiter während der Produktivabrechnung im Hinblick auf das Fälligkeitsdatum der Personalabrechnung stehen, erleichtert dies den Abrechnungslauf für die Personalsachbearbeiter spürbar. Nach Durchlaufen der Vorabrechnung und Korrektur aller aufgetretenen Abrechnungsfehler kann die Produktivabrechnung mit ihren Folgeaktivitäten risikolos starten.

Neben der Vorabrechnung ermöglicht das PCC einen komplett kundeneigenen individuellen Abrechnungslauf. Unternehmen gestalten mit PCC alle durchzuführenden Prozesse nach Bedarf und kundeneigenen Kriterien. Ein Beispiel für einen typischen Abrechnungslauf, der aus mehreren Phasen besteht, visualisiert Abbildung 2 als BPMN- Prozessmodell.

Abbildung 3 zeigt die webbasierte Benutzeroberfläche für die Vorabrechnung zu einem im Customizing implementierten kundenindividuellen Personalabrechnungslauf, der aus vier einzelnen Prozessschritten besteht. PCC startet jeden Prozessschritt separat. Sobald ein Fehler in einem der Schritte auftaucht, erscheint eine entsprechende Meldung, die der Payroll-Administrator bearbeiten kann. Wurde ein Schritt erfolgreich abgeschlossen, kann er nach Bedarf wiederholt oder bestätigt werden. Nach Bestätigung des vorherigen Prozessschritts kann der folgende starten. Der Audit Trail dokumentiert alle ausgeführten Schritte sowie eventuelle Prozessänderungen.

Integration von Personalkomponenten

PCC verbessert auch das integrierte Zusammenspiel der unterschiedlichen SAP-Personalmanagementkomponenten sowohl innerhalb des Personalabrechnungsprozesses als auch für die Nutzung weiterer Prozesse. Kundenindividuell lassen sich beispielsweise nicht nur Infotypen innerhalb der Personalabrechnung korrigieren, sondern ebenso Fehler in den Datensätzen von Zeitwirtschaft oder Personaladministration.

Auch bei gesetzlichen Änderungen, die durch Hinweise eingespielt werden, kann das PCC bei Unstimmigkeiten an die jeweilige Fehlerstelle navigieren und zur Korrektur anleiten. Somit ist das PCC nicht nur für Personalabrechnungsprozesse relevant und nutzbar, sondern auch für allgemeine, kundeneigene Prüfungen, wie z. B. die Stammdatenprüfung, die Prüfung von Änderungen innerhalb eines Infotypen oder den Vergleich einzelner Daten.

PCC eine SAP-HCM-Ergänzung

Mit dem PCC hat SAP eine Lösung geschaffen, die viele bestehende Funktionen weiter ausgestaltet und neue Funktionalitäten ergänzt, um eine Personalabrechnung wesentlich einfacher und automatisierter abzuwickeln. Neben der Nutzung des Personalabrechnungsprozesses auf dem Front-End ist die Möglichkeit der Cloud-Anbindung eine wichtige Neuerung.

Ein weiteres Beispiel für verbesserte Funktionalität sind die Validierungsregeln, die die korrekte Abrechnungsausführung unterstützen und Fehler im Vorfeld zu vermeiden helfen. Der Payroll Process Manager kann mithilfe der definierten Validierungsregeln vor Beginn der Abrechnung prüfen, ob beispielsweise die Stammdaten korrekt sind.

Nach Abschluss der Personalabrechnung erlauben die Validierungsregeln eine Verifizierung der Abrechnungsergebnisse. Die Validierungsregeln verbessern daher die Qualität und gewährleisten eine korrekte Ausführung der Personalabrechnungsprozesse, sodass der manuelle Aufwand zur Ausführung sinkt. Treten Fehler in der Personalabrechnung auf, sind die Payroll-Administratoren dafür zuständig, diese zu beheben.

Der Payroll Process Manager startet die Personalabrechnungsprozesse, die die Validierungsregeln automatisch auswerten und gegebenenfalls über das Alert-Management automatisiert Alerts an die Payroll-Administratoren weitergeben. Sind die Payroll-Administratoren für fachlich abgegrenzte Gebiete zuständig, so teilen sich die Alerts nach Personalbereichen oder -abteilungen auf, sodass ein Payroll- Administrator beispielsweise für die Abrechnungen in der Marketingabteilung, ein anderer für die Personalabrechnung der IT-Abteilung zuständig ist. Bei organisatorischer Aufteilung der Verantwortungsbereiche der Payroll-Administratoren gibt es Zuständige etwa für Fehler in Bezug auf Steuern oder Probleme mit Prämien.

Administration und Alert-Management

Die Payroll-Administratoren können die Fehler im Alert-Management einsehen und beheben. Optional kann die Validierungsregel bereits Lösungsvorschläge enthalten, sodass sich für die Payroll-Administratoren die Fehlersuche erübrigt und sie stattdessen direkt zur Fehlerbehebung ins Back-End-System springen können. Die Anpassung von Validierungsregeln erlaubt es der Personalabteilung auch, zeitnah auf gesetzliche Änderungen zu reagieren und Daten gemäß den aktuellen Vorgaben zu prüfen.

Das IKS-Werkzeug (internes Kontrollsystem) im PCC dokumentiert alle Abläufe und Prozesse revisionssicher. Die Komponente Audit Trail protokolliert jeden Prozessstart, jede Prozessanpassung und alle Alerts automatisch mitsamt den Aktivitäten der Payroll-Administratoren im Zusammenhang mit der Fehlerbehebung.

Dies erleichtert auch die Zusammenarbeit der Payroll-Administratoren, da diese bei gemeinsamer Alert-Bearbeitung oder nach Übernahme eines Alerts jederzeit nachvollziehen können, was bereits erledigt wurde. Zudem kann ein Auditor am Jahresende alle Schritte der Personalabrechnungen im Detail prüfen.

Das PCC verfügt außerdem über die Möglichkeit, Key Performance Indicators (KPIs) zu definieren und anhand dieser innerhalb der Personalabrechnung Statistiken in grafischer Form auszuwerten. Kennzahlen zur Gesamtbruttoabrechnung, den Gesamtsteuern oder dem Gesamtnettolohn lassen sich anzeigen, bevor die Produktivabrechnung ausgelöst wird. Weitere Beispiele für mögliche Analysen betreffen die Anzahl der abgerechneten Mitarbeiter in der aktuellen oder vergangenen Abrechnungsperiode, die Anzahl an Rückrechnungen oder den Zuwachs an neu eingestellten Mitarbeitern.

Schließlich verbessert PCC auch die Möglichkeit der Automatisierung der einzelnen Prozesse und Abrechnungsschritte. Bereits im Vorfeld kann bestimmt werden, an welchem Tag genau die jeweiligen Personalabrechnungsprozesse in PCC gestartet werden sollen.