ECM und SAP: Die Brücke zur zukunftssicheren digitalen Transformation

Laut der Deutschsprachigen SAP-Anwendergruppe e.V. (DSAG) hat „COVID-19 die aktuellen Defizite der Digitalisierung aufgezeigt, die anfangs als Impulsgeber und Wecksignal für die digitale Transformation gesehen wurde. Viele Unternehmen haben aber noch nicht verstanden, wie sie aus den klassischen Abläufen zu intelligenten Lösungen gelangen können.“ 

Was SAP verspricht

Das Bundle Rise with SAP soll SAP-Kunden mit Process Intelligence beim Umzug ihrer Daten in die Cloud während der digitalen Transformation helfen. Es soll sie unterstützen, Geschäftsprozesse zu re-designen, Tools und Services für eine technische Migration in die Cloud bereitzustellen und Plattformen und Lösungen für die digitale Transformation mit der Business Technology Platform und S/4 Hana Cloud zu nutzen.

Wo der Schuh drückt

Dies ist aber einfacher gesagt als getan, denn eine heterogene, historisch gewachsene SAP-Landschaft erschwert oft die Umsetzung von intelligenter Prozessautomation und Cloud-Strategie. Cloud Computing ist oft nur mit dem aktuellen SAP-Release möglich und erfordert eine Migration.

Auch die von Rise with SAP versprochene Automatisierung, künstliche Intelligenz (KI) und der „Move in die Cloud“-Ansatz lassen sich durch die Vielzahl von SAP-Anwendungen und weiteren Systemen nur schwer umsetzen. Da SAP den Fokus auf datengetriebene Prozesse legt, fehlen zudem Lösungen, um Dokumente zu verwalten und eine ganzheitliche Sicht auf Prozesse zu ermöglichen. 

Was machen Unternehmen also mit den Dokumenten, die in Geschäftsprozessen anfallen, außerhalb der SAP-Welt liegen und ohne die bisherige ArchiveLink-Schnittstelle nicht mehr ins SAP-System kommen? Wie bilden Sie Prozesse über Anwendungen hinweg durchgehend digital ab? Sie brauchen eine Brücke, die die bisher getrennten Welten verbindet. Ein intelligentes Enterprise Content Management (ECM) bildet die Brücke zwischen der Welt der SAP-Daten und der Welt der Dokumente.

SAP und ECM im intelligenten Zusammenspiel

Erst wenn diese Trennung aufgehoben ist, wird der 360-Grad-Blick auf alle Informationen und eine durchgehende Automation von Prozessen möglich – und damit auch innovative Lösungen mit automatisierten Prozessen. Damit das alles in der Praxis funktioniert, reicht es nicht, einfach ein KI-Tool einzuführen.

Es empfiehlt sich, nicht nur punktuell anzusetzen und in einzelnen Abteilungslösungen zu versinken, also zum Beispiel nicht einfach nur SAP in der Personalabteilung zu erweitern, sondern das gesamte Unternehmen in die Informationsstrategie einzubeziehen und eine durchgängige Lösung zu implementieren. SAP-Kunden erreichen dies durch die Kombination von SAP und ECM. 

Im Purchase-to-Pay-Prozess beispielsweise übernimmt SAP die Bestellung, das ECM prüft automatisiert die Auftragsbestätigung. In SAP lassen sich gut Eingangsrechnungen buchen und ECM deckt vollautomatisch das Prüfen und Freigeben der Rechnungen ab. Kunden-, Lieferanten- und HR-Daten lassen sich in SAP sehr gut managen.

Das ECM kümmert sich dann zum Beispiel im Vertragsmanagement darum, dass die Daten zu Vertragspartnern aus SAP schnell und fehlerfrei in die Verträge übernommen werden, das Erstellen von Vertragsakten und die Ablage von Verträgen darin automatisiert passiert, sobald ein neuer Vertragspartner in SAP angelegt wird, und nach dem Vertragsabschluss die richtigen Folgeprozesse wie Bestellungen angestoßen werden. 

Eine ECM-Plattform wie Doxis4 ist gut einzubinden, bringt zudem vieles an Standardfunktionalität mit, was in SAP erst aufwändig implementiert werden müsste (wie Prüf- und Freigabeprozesse, dynamische Akten, Fristenmanagement, Aufbewahrungsregeln, revisionssichere Archivierung, DSGVO-Compliance und vieles mehr).

Damit schaffen Unternehmen auch die Voraussetzung für eine Information-Governance-Strategie, mit der Informationen systemübergreifend geschützt und Compliance-Risiken verhindert werden.

Zukunftssicherer Brückenschlag 

Auch beim Wechsel auf neue SAP-Versionen oder in die SAP Cloud Platform mit ECM bleiben Dokumente ohne Einschränkungen verfügbar – obwohl in der Cloudwelt die SAP-Schnittstelle ArchiveLink passé ist. An ihre Stelle tritt ein entsprechender Konnektor wie Doxis4 SmartBridge for SAP, über den nun die Dokumente aus dem ECM ins SAP-System kommen. Das gilt auch umgekehrt, indem durch ihn die Daten aus dem SAP in das ECM gelangen und so auch Non-SAP-User darauf zugreifen können. 

Mit der Kombination von SAP und ECM sind Unternehmen für die digitale Zukunft gewappnet: Sie schlagen die Brücke zwischen der Welt der Dokumente und der Welt der Daten und schaffen die Voraussetzung für intelligentes Informations- und Prozessmanagement – die Basis, um nicht nur im New Normal, sondern auch im Next Normal am Markt zu bestehen.