E-Rechnung jetzt Pflicht

Im nächsten Jahr folgt die Pflicht zum Versand von E-Rechnungen. Viele Unternehmen stehen vor der Herausforderung, diese neuen Anforderungen effizient zu integrieren. 

E3-Magazin: Ab 2027 sind Unternehmen verpflichtet, E-Rechnungen zu versenden. Welche Herausforderungen sehen Sie?

Ulrich Winter, Nagarro: Grundsätzlich wird immer noch zu viel Zeit damit verbracht, Rechnungsdaten händisch einzugeben, zu prüfen und zu bearbeiten. Die Abläufe sind sehr ineffizient und häufig passieren Fehler und es kommt zu Medienbrüchen. Dieser Aufwand kostet Zeit und geht zulasten von anderen Aufgaben. Durch die neuen Pflichten bleibt nun nicht mehr viel Spielraum, sich mit dem Thema zu beschäftigen und eigene Lösungen einzuführen, daher sollten IT- und Finanzabteilungen in Unternehmen schnell aktiv werden. 

E3: Welche Lösung empfiehlt sich?

Winter: Am besten eignet sich eine voll integrierte Lösung, die eine Rechnungsbearbeitung „end-to-end“ ermöglicht. Alle Prozesse laufen dann über eine einheitliche Plattform, sodass Benutzer das System nicht mehr verlassen müssen, und auch die Daten bleiben in einem System. Diese Integration gewährleistet konsistente und sichere Daten und vereinfacht die Systempflege. Im Idealfall funktioniert die Lösung für SAP S/4 Hana – Public Cloud, Private Cloud und On-Premises –, SAP ECC und Drittsysteme gleichermaßen. Letzteres kann über Programmierschnittstellen, sogenannte APIs, umgesetzt werden, so machen wir es auch bei Nagarro. Ist die Lösung auf der SAP BTP gehostet, werden die Updates automatisch im Hintergrund vorgenommen. Damit sind Kunden rechtlich immer auf dem neuesten Stand. 

E3: Was sollte die Lösung leisten?

Winter: Rechnungen sollten sich in wenigen Schritten einfach ins System importieren lassen. Zunächst wird die Rechnung eingereicht, sprich Sie laden die Papier- oder PDF-Rechnung aus der jeweiligen Quelle im Tool hoch und lassen diese automatisch in eine Lieferantenrechnung umwandeln. Mit anderen Worten: Die Be-arbeitung von Rechnungen wird digitalisiert, und zwar für verschiedene E-Rechnungsformate wie XRechnung, ZUGFeRD oder Peppol. Im Idealfall lässt sich der Prozess über eine Monitoring-App verfolgen; Mitarbeitende müssen die Rechnung dann nur noch freigeben, alles Weitere leistet das Tool. Ein weiterer wichtiger -Aspekt ist, dass die Rechnungen nicht auf Servern gespeichert und nur von Servern in der EU verarbeitet werden. Der Prozess sollte also GDPR-konform sein. Auch bei ausgehenden Rechnungen ist wichtig, dass diese direkt im konkreten System, wo alle Informationen ohnehin vorliegen, erstellt werden. Gerade hier empfiehlt es sich, eine Lösung zu haben, die zum Beispiel auf der SAP BTP gehostet ist, um nationale Formatänderungen im Hintergrund realisieren zu können.

“Es bleibt nicht viel Spielraum, sich mit dem Thema zu beschäftigen und eigene Lösungen einzuführen.”

Ulrich Winter
Head of Application Developement,
Nagarro

E3: Welche technischen Anforderungen gehen damit einher?

Ulrich Winter: Die technische Anbindung an die Systeme kann von erfahrenen Dienstleistern übernommen werden, inklusive möglicher API-Integrationen für Non-SAP-Systeme. Gleiches gilt für das Hosting in der SAP BTP. Für die Anbindung von On-Premises-Systemen muss ein SAP Cloud Connector bereitgestellt werden. Weitere technische Anforderungen gibt es eigentlich nicht. Für die Erkennung von Rechnungsinhalten beim Rechnungseingang sind moderne KI/ML-Engines mittlerweile obligatorisch. Diese müssen in der Lage sein, präzise Daten aus Rechnungen mit komplexem Layout oder unterschiedlicher Formatierung zu extrahieren und gleichzeitig aus Erfahrungen zu lernen.

E3: Welche Vorteile haben Unternehmen?

Ulrich Winter: Der Vorteil ist die direkte -Integration in die SAP-Systeme. Sowohl beim Rechnungseingang als auch beim -ausgang verbleiben die Daten im System. Der komplette Prozess ist dadurch auch wesentlich beschleunigt – eingehende Rechnungen können schneller bearbeitet und Skonto–Regelungen ausgenutzt werden. Beim Rechnungsausgang können Rechnungen unkompliziert verschickt werden, sodass ein früherer Zahlungseingang erfolgt. Ein weiterer Vorteil ist sicherlich auch, dass die Kundenstammdaten genauer sind, nur mit korrekten Stammdaten kann eine effiziente Rechnungsbearbeitung stattfinden.

E3: Was ändert sich für Endanwender?

Winter: Nicht viel, die Nutzer erstellen ihre Rechnung wie gewohnt direkt im SAP-System – alles andere passiert im Hintergrund. 

E3: Wie schnell lassen sich Lösungen einführen und welche Voraussetzungen müssen Unternehmen schaffen?

Winter: Es ist durchaus möglich, Tools in wenigen Tagen zu installieren, dann zu testen und den Go-live innerhalb von vier Wochen zu realisieren. Wenn wir als Partner hinzugezogen werden, benötigen wir den Zugang zum SAP-System und die Berechtigung, E-Mails mit E-Rechnung im Namen des Kunden zu verarbeiten und zu ver-senden. Technische Voraussetzungen betreffen On-Premises-Systeme, die einen Cloud–Connector benötigen, um zwischen dem SAP-System und der BTP verbunden zu werden. Auf fachlicher Ebene geht es vor allem um Informationen zu Stammdaten wie Steuernummern und Empfänger-adressen sowie Buchungskreise. Wenn der -Go-live abgeschlossen ist, folgt in der Regel die Hypercare-Phase, in der wir beratend zur Seite stehen. Dies bezieht sich auf das -Thema E-Rechnung, aber auch auf weitere Potenziale im Bereich Digitalisierung sowie auf neue Rechtsprechungen.

E3: Zum Beispiel beim Thema Peppol?

Winter: Richtig – in Zukunft ist in Deutschland und anderen EU-Ländern geplant, Peppol als Übertragungskanal für die E-Rechnung verpflichtend zu integrieren. Das Netzwerk hat das Ziel, Beschaffungsprozesse problemlos elektronisch, standardisiert und automatisiert grenzübergreifend abzuwickeln. Der Vorteil ist, dass E-Rechnungen dann gesichert zugestellt werden. Wege zur Übermittlung von E-Rechnungen via Peppol sind die Nutzung eines bestehenden Peppol-Service–Providers und die Mitgliedschaft bei Open-Peppol. Wir bei Nagarro sind bereits dabei, uns als Provider zertifizieren zu lassen.

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