E-Invoicing als Einstieg ins digitale Unternehmen

Beim E-Invoicing, als Einstieg ins digitale Unternehmen, kann man schnell aus den Augen verlieren, welche Formate und Portale für die eigene Organisation überhaupt relevant sind.

Unterhält man Geschäftsbeziehungen mit öffentlichen Auftraggebern oder ist gar selbst in öffentlicher Hand, lässt sich diese Frage immerhin unter Zuhilfenahme der nationalen Gesetzgebung beantworten. Denn die gibt die Formate und Regelungen genau vor:

Ein prominentes Beispiel ist hier die XRechnung in Deutschland. Doch allein die Beschäftigung mit Rechnungsformaten sollte den eigenen wirtschaftlichen Ansprüchen nicht genügen. Es geht beim Thema E-Invoicing – im globalen Kontext – um die Effizienz der Prozesse, Kosteneinsparungen und somit um die Agilität des eigenen Unternehmens.

E-Invoicing im Unternehmen ist lediglich ein Teil der eigenen Digitalisierungsstrategie, die durch eine passende Rechnungslösung umgesetzt werden kann. Ziel sollte hier immer ein flexibles System sein, das mit den zukünftigen Anforderungen Schritt halten kann.

Denn ob nun Business in Deutschland, Europa, weltweit oder mit der öffentlichen Hand: Eine nachhaltige Rechnungslösung meistert diese Herausforderungen und treibt die eigene Digitalisierungsstrategie voran.

E-Rechnungsformate als Mittel zum Zweck

Elektronische Rechnungen lassen sich sehr einfach bearbeiten, hierdurch können Rechnungsprozesse automatisiert und verschlankt werden. Und zwar in beide Richtungen: bei der Rechnungsstellung sowie bei der Verarbeitung eingehender Rechnungen.

Dabei ist das vordergründige Ziel, Prozesse zu optimieren, denn analoge, manuelle Abläufe sind träge. Es braucht eine entsprechende digitale Infrastruktur, damit elektronische Informationen optimal verarbeitet werden können.

Die Praxis zeigt bereits, dass digital der zeitliche Aufwand der Rechnungsverarbeitung sinkt und Unternehmen mit elektronischen Verfahren sehr viel Kosten einsparen. Der Gesetzgeber hat die Vorteile der Digitalisierung ebenfalls erkannt und treibt diese in der öffentlichen Verwaltung konsequent voran.

Die EU-Richtlinie 2014/55 hat die europäische Norm EN16931 ins Rollen gebracht. Mit ihr ist eine Grundlage geschaffen worden, um Rechnungen in einem elektronisch einheitlichen Format abzubilden, das sich einfach maschinell auslesen und verarbeiten lässt.

Aufgrund unterschiedlicher steuerrechtlicher Anforderungen im Rahmen der Rechnungsstellung und -verarbeitung bietet die Norm die Möglichkeit einer Core Invoice Usage Specification (CIUS): Damit können EU-Mitgliedsstaaten und Interessengruppen die Umsetzung auf eigene Bedürfnisse anpassen und spezifizieren.

Für die öffentliche Verwaltung in Deutschland ist dies zum Beispiel die XRechnung. Staatliche Organe sind in der Position, die Vorteile der Digitalisierung mit Druck auf ihre Geschäftspartner aus der Wirtschaft zu „fördern“ – und das tun sie auch.

So ist in Deutschland die elektronische Rechnungsstellung für Lieferanten von öffentlichen Auftraggebern ab November 2020 Pflicht (solange der Wertbetrag über 1000 Euro liegt). Die Umsetzungsfristen in der EU variieren entsprechend der Gesetzgebung in den einzelnen Mitgliedsstaaten.

Vorbereiten auf E-Invoicing

In digitalen Zeiten entsprechend vorbereitet zu sein, ist kein „Nice-to-have“, sondern wettbewerbsentscheidend. Um Schritt für Schritt planen zu können, sollten sich Unternehmen vorab folgende Fragen stellen:

• Welche gesetzlichen Anforderungen müssen erfüllt werden?
• Können die eigene Rechnungsverarbeitungslösung sowie die ERP-Systeme die jetzigen und kommenden Ländervorgaben und Übermittlungsverfahren überhaupt umsetzen?
• Sind Prozessänderungen mit der Lösung flexibel abbildbar?
• Wie geht der Lösungsanbieter mit Updates und Strukturerweiterungen vorhandener Formate um?
• Wie sieht die Digitalisierungsstrategie der eigenen Businesspartner aus?
• Finden sich hier gemeinsame Formate oder Übermittlungswege?
• Wie sieht das Portfolio des Lösungsanbieters abseits von elektronischen Rechnungen aus, zum Beispiel in Bezug auf die Digitalisierung von Einkaufsprozessen (speziell Auftragsbestätigungen und Bestellungen)?

Als Unternehmen sollte man die Gesetzgebung eher als Chance und weniger als Pflicht sehen. Denn sie treibt die Digitalisierung voran. Wenn sich Organisationen auf die neuen Formate einstellen müssen,

dann ist es wichtig, den Nutzen aus den Formaten für sich zu maximieren. Es ist die Chance, Prozesse zu optimieren und Lösungsanbieter zu finden, die bei der Umsetzung von digitalen Abläufen nachhaltig begleiten und beraten.

Denn Fakt ist: E-Invoicing stellt nur einen Teil der digitalen Strategie des Unternehmens dar. Schließlich geht es nicht nur um Rechnungen, das versteckte Potenzial lauert in vielen Prozessen des Unternehmens.