Drucken im Zeitalter des papierlosen Büros

E3: Welche Aspekte und Herausforderungen gibt es beim Thema Dokumente und wie weit ist die SAP-Community mit der Vision des papierlosen Büros?

Waldemar Suchy, Suchy MIPS: Wir sind in den vergangenen Jahren der Vision „papierloses Büro“ deutlich näher gekommen. Denken Sie nur an die EU-Verordnung zur E-Rechnung. Sie stellt sicher, dass Rechnungen elektronisch ausgestellt, übermittelt, empfangen und verarbeitet werden können – unabhängig von der benutzten Software oder Systemen.

Dennoch muss noch einiges gedruckt werden. Ich darf hier Lieferscheine, Warenbegleitpapiere, Werks­aufträge, Kanbans und Ähnliches nennen – Dokumente, die vorwiegend im produzierenden Gewerbe, z. B. im Automotive-Bereich, im Umlauf sind. Das ist ein wichtiger Grund, warum Drucker immer noch benötigt werden. Das Thema darf nicht vernachlässigt werden. Die heutigen Drucker und Multifunktionsmaschinen (MFPs) haben allerdings viele neue und nützliche Funktionen.

Drucker verschiedener Hersteller sind diesbezüglich bei der Ansteuerung dieser Funktionen nicht mehr untereinander kompatibel, so wie das früher war, wo für alle Drucker ein SAP-Gerätetyp hinhalten konnte. Die Konfiguration solcher Drucker ist oft zeitaufwändig, kompliziert und nicht immer erfolgreich. An dieser Stelle setzen wir mit unserer Expertise, unserem Know-how und unseren Lösungen an.

E3: Wird aktuell mehr oder weniger gedruckt als früher? Durch E-Commerce scheint es mehr Postaufkleber, Frachtpapiere, Lieferscheine etc. zu geben, oder?

Suchy: Das Druckvolumen auf Cut-Sheet-Druckern und MFPs hat abgenommen, ist aber spezieller geworden. Schwarz-Weiß-Druck wird oft von Farbdruck verdrängt. Wir werden tatsächlich oft nach Lösungen für Labeldruck gefragt.

Es geht hier vor allem darum, Labels schnell zu designen, mit variablen Daten zu verknüpfen und performant den Druck bzw. Massendruck auf speziellen Etikettendruckern (z. B. von Epson oder Zebra) zu steuern. Es gibt aber viele Firmen, die z. B. ihre VDA-Labels und Kanbans mit Cut-Sheet-Druckern auf DIN-A5-Papier oder doppelt auf DIN-A4-Papier drucken.

E3: Wie unterstützen Ihre Angebote die SAP-Bestandskunden?

Suchy: Unsere wichtigsten Produkte sind der Bens OMS Server und das Bens OMS Panel. Bens OMS ist ein externes Output-Management-System für SAP-Systeme, auf das die Druckdaten über die Koppelart „E“ gesendet werden. Das System entlastet deutlich die SAP-Server, weil es den gesamten Aufwand des Ausdruckmanagements und die Kommunikation mit den Endgeräten übernimmt und die angeschlossenen SAP-Server über den aktuellen Status unaufgefordert genauestens informiert. Man nennt dieses Verfahren „Callback“. Bens OMS Panel ist eine komfortable Erweiterung dieses Konzepts.

Es ist eine einfach zu bedienende Web-Applikation, die über Standard-RFCs das Druckermanagement auf allen angeschlossenen SAP-Systemen ermöglicht. Es macht das etwas umständliche PAL-System überflüssig und bietet die hervorragende Möglichkeit, das Druckermanagement (Anlegen, Konfigurieren, Löschen, Sperren, …) aus der Verantwortung des SAP-Teams herauszunehmen und an den Service-Desk zu übertragen. Das spart Zeit und Kosten bei der Verwaltung der Drucker, besonders dann, wenn mehrere SAP-­Server im Einsatz sind.

Aus Kundenberichten wissen wir, dass das Anlegen eines Druckers auf allen notwendigen SAP-Servern mitunter eine orchestrierte Zusammenarbeit von mehreren Teams benötigt. Das sollte dann zur Vergangenheit gehören. Als besonders positiven Nebeneffekt bezeichne ich die Tatsache, dass das System für gleiche Druckerdefinition und Konfiguration auf allen angeschlossenen SAP-Servern sorgt und die im Laufe der Nutzungsjahre entstandene Unordnung und den Wildwuchs bei den Druckerdefinitionen und -konfigurationen auf diversen SAP-Servern desselben Verbundes beseitigt.

Darüber hinaus bieten wir sogenannte Bens Plug-ins an, mit denen diverse Zusatzaufgaben gemeistert werden können – angefangen bei einfachen Aufgaben, wie z. B. Barcodedruck oder Lösung von Problemen mit der Papierschachtsteuerung, über aufwändigere konditionale Workflows, bei denen das Plug-in verschiedene Aufgaben erledigt je nach Dokumentenart oder -inhalt, bis hin zu komplexen Aufgaben mit Datenbankabfragen, Druckdatenkonvertierung (z. B. zu PCL zu PDF) usw. Fragen hierzu beantworten gerne unsere Techniker.

E3: Sind Ihre SAP-Angebote zertifiziert und für welche Releases bestimmt?

Suchy: Ja, unsere SAP-Angebote sind zertifiziert. Sie unterstützen sowohl S/4 Hana als auch die Netweaver-Releases. Für einige Kunden haben wir sogar die Produkte mit älteren Legacy-Systemen zum Laufen gebracht.

E3: Sie arbeiten nahe am Standard und verwenden Abap: Ist auch SAP BTP bei Ihren Angeboten ein Thema?

Suchy: Aktuell haben wir die Arbeiten an der von SAP neu eingeführten Druckart über die Koppelart „Q“ beendet. Die Lösung ist bereits einsatzbereit. Ich gehe davon aus, dass die SAP-Zertifizierung spätestens im Frühjahr 2026 erfolgen wird.

E3: Was sind die aktuellen Trends in der SAP-Community beim Thema Dokumentenmanagement?

Suchy: Aktuell sind viele Kunden mit der Umstellung auf S/4 Hana und der gegebenen Realisierung von Clean-Core-Projekten beschäftigt. Ich denke, dass gerade diese Situation die Möglichkeit bietet, den physischen Druckerpark mit den in SAP angelegten Druckern zu vergleichen und die SAP-Systeme von „Leichen“ zu bereinigen.

Oft melden uns Kunden, dass sie – sagen wir mal – 400 Drucker im Einsatz haben, wir finden aber auf dem SAP-System über 1000 angelegte Drucker. Eine Implementierung des Bens OMS zusammen mit Bens OMS Panel könnte helfen, diese Situation zu verbessern und in Zukunft solche Zustände zu vermeiden. Bens OMS Panel macht das Druckermanagement einfacher und transparenter und sorgt für Konfigurationsgleichheit auf allen angeschlossenen SAP-Servern.

Damit will ich sagen, dass ein Umstieg auf S/4 Hana ein Grund und kein Hindernis sein sollte, den Einsatz von Bens OMS und Bens OMS Panel in Betracht zu ziehen. Wir bieten hierzu ein Proof of Concept zum Pauschalpreis von 1900 Euro mit voller technischer Unterstützung während der Testperiode an. Der Preis für den PoC wird bei späterer Beauftragung natürlich angerechnet.

E3: SAP hatte immer ein gespaltenes Verhältnis zu den Themen Dokumente, Formular und Drucken: Wie ist Ihre Einschätzung und was hören Sie von den Anwendern?

Suchy: Wir hören von Anwendern, dass das Druckermanagement auf SAP-Systemen kompliziert und zeitaufwändig ist. Die mangelnde Transparenz führt dazu, dass SAP-Administratoren oder deren Beauftragte sich nicht trauen, eine veraltete Druckerdefinition wegen Unklarheit über die Konsequenzen aus dem System zu löschen, was wiederum zum Wildwuchs und Anhäufen von „Druckerleichen“ auf den SAP-Systemen führt.

Das Dokumentenmanagement ist oft nicht zufriedenstellend. Die Ausdrucke sind häufig nicht passend, auch dann nicht, wenn der aktuelle Gerätetyp verwendet wird. Wenn ein Ausdruck nicht auf dem Zielgerät erscheint, ist oft ungewiss, wo das Dokument geblieben ist und warum es nicht gedruckt wurde. All diese Probleme könnten mit Bens OMS, noch besser zusammen mit Bens OMS Panel, gelöst werden.

E3: Was wird aus der SAP-Community bei Ihnen aktuell am häufigsten nachgefragt und was erwarten Sie für 2026?

Suchy: Es ist erstaunlich, aber viele Kunden fragen noch nach Lösungen für Barcodedruck. Die herkömmliche Methode, mit der Barcodes über Print-Controls aufgerufen werden, ist immer noch in vielen Formularen – vor allem in SAPscript-Formularen – verankert und wird gebraucht. Diese Art von Barcodedruck auf Dokumenten unterstützen wir natürlich auch mit dem Bens Server, mit dem man übrigens auch über die Koppelart „U“ drucken kann.

Wir bieten aber auch Abap-Programme für den Barcodedruck an. Etikettendruck – oder bleiben wir bei dem etwas breiteren Begriff „Labeldruck“ – ist auch gefragt. Unsere Expertise wird oft beim Gestalten von 2D-Barcodes, vor allem QR-Code und Datamatrix, gefragt. Die von Anforderern gelieferten Spezifikationen sind oft schwierig zu realisieren. Mit Consulting und ggf. dem Einsatz unserer Produkte der RBarc-Reihe konnten wir bisher immer helfen.

Ein weiteres Thema ist Ausfallsicherheit. Auch hier bieten wir Lösungen an, bei denen der Ausfall eines Druckerservers zu keinen Unterbrechungen im produktiven Betrieb führt. Für 2026 erwarte ich für uns (SM) eine gestiegene Nachfrage nach dem externen Output-Management-System Bens OMS und dem Extension for Printers Bens OMS Panel. Gerade weil das Druckvolumen abnimmt, gibt es immer weniger Spezialisten, die sich mit dem Thema gut auskennen, Kunden beraten und mit guten Lösungen versorgen können.

Suchy MIPS

Suchy MIPS beschäftigt sich seit seiner Gründung 1990 mit der Entwicklung von Lösungen für das Drucken und Dokumentenmanagement. Dazu zählen unter anderem die Generierung, Aufbereitung, Anpassung und Konvertierung von Druckdaten, das Verteilen von Dokumenten sowie die Steuerung komplexer Dokumenten-Workflows und Finishing-­Prozesse. Das Leistungsspektrum umfasst Dienstleistungen, Beratung und Consulting ebenso wie die Entwicklung und den Vertrieb eines
eigenen Serverbetriebssystems für Drucken und Dokumentenmanagement. Darüber hinaus entwickelt und vertreibt Suchy MIPS spezialisierte Softwareprodukte und Barcodelösungen und bietet umfassenden Support an.

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