Dokumentenmanagement

Die Herausforderungen befeuern den Trend zur weiteren Digitalisierung, um Prozesse zu verschlanken und so wettbewerbsfähig zu bleiben. Laut Digital Office Index 2022 des Digitalverbands Bitkom hat die Transport- und Logistikbranche im Branchenvergleich in den vergangenen Jahren deutlich aufgeholt. 76 Prozent der Logistiker setzen neben ERP- und CRM-Lösungen demnach mindestens eine ECM-Lösung ein. Die Zufriedenheit mit dem Einsatz solcher Lösungen ist hoch: Drei Viertel der Unternehmen sehen eine Verbesserung bei der Erfüllung von Compliance-Richtlinien und der Performance. 70 Prozent erkennen eine verbesserte Transparenz der Prozesse und 68 Prozent eine Verbesserung der Prozessautomatisierung. 66 Prozent bestätigen eine höhere Kundenzufriedenheit.

Digitaler Frachtbrief

Im konkreten Tagesgeschäft zeigt sich jedoch eine Kluft – beispielsweise beim digitalen Frachtbrief. Seit April 2022 gibt es den elektronischen Frachtbrief in Deutschland. Allerdings sehen 59 Prozent der Logistikunternehmen die Einführung als eine große Herausforderung an. 46 Prozent von 400 befragten Logistikunternehmen sagen aus, dass für eine schnelle Einführung das Know-how in der Branche fehlt. 54 Prozent geben an, dass für eine effiziente Nutzung noch Standards fehlen.

Da fast alle Prozesse den Umgang mit Dokumenten beinhalten, übernehmen ECM oder DMS eine Schlüsselrolle innerhalb der Digitalisierung. Jeder Transport einer Ware ist mit einer Anzahl von Dokumenten verbunden. Dazu gehören Speditions-, Transport-, Zoll- und Lagerbelege sowie Belege für den Kundenauftrag, Gebindescheine, Track-and-Trace-Informationen und vieles mehr. 

Große Logistikunternehmen transportieren mehrere Tausend Sendungen pro Tag und verarbeiten entsprechend hohe Dokumentenmengen pro Tag und Monat. Automatisiertes und intelligentes Digitalisieren von Dokumenten und das entsprechende Anstoßen und Verarbeiten von Folgeprozessen können hierbei eine enorme Arbeitserleichterung bewirken und gleichzeitig die administrativen Prozesskosten pro Sendung deutlich reduzieren.

Effiziente Prozesse sind eine Königsdisziplin in der Logistik. Vielerorts unterstützen dazu bereits branchenspezifische Softwarelösungen Optimierungsaufgaben im Bereich der Tourenplanung, dem Fuhrparkmanagement oder der Sendungsverfolgung. Bedingt durch wachsenden Kosten- und Wettbewerbsdruck nutzen Logistiker die Digitalisierung, um Prozesse noch kostengünstiger und effizienter zu gestalten. Die weitere Digitalisierung ermöglicht zudem eine Integration und teilweise automatisierte Ansteuerung von Folgeprozessen. Das betrifft nicht nur Inhouse-Prozesse in der Administration und Buchhaltung, sondern auch die Einbindung von Kunden und Partnerunternehmen.

„Die Firmen suchen im Grunde ein ‚Gefäß‘, das alle ihre Belegstrukturen auffängt, egal ob Speditionsakte, Verzollungsakte oder Fuhrparkakte. Vorgelagert spielt das Thema intelligente bzw. KI-basierte Verarbeitung der Belege eine wichtige Rolle – vom Scannen der Belege bis zum Auslesen der Informationen und dem Zuordnen und Anschieben von Folgeprozessen, wie z. B. Prozesse für Schadensfall, Rechnungsprüfung, Gebindemanagement etc.  Erst wenn dies erreicht ist, kann an der Einbindung von Kunden und Partnern in die digitalen Prozesse oder am Einsatz von digitalen Signaturlösungen gearbeitet werden“, resümiert Didier Hunn, Experte für Logistiklösungen beim DMS-Spezialisten Kendox.

kendox.com