Digitalisierung gelassen angehen

Digitalisierung, digitale Transformation, Industrie 4.0, IoT – an diesen Begriffen kommt in der Geschäftswelt heute niemand mehr vorbei. Wir befinden uns mitten in einem strukturellen Wandel, der in Unternehmen alle Bereiche durchdringt und Abläufe, Arbeitsweisen und Kundenverhalten verändert.

Wer es nicht rechtzeitig schafft, diese Chancen zu nutzen, scheint verloren. Dabei ist es nicht so, dass Unternehmen sich den neuen Herausforderungen nicht stellen wollten. Laut einer Studie der KfW Bankengruppe von 2017 haben 42 Prozent der Unternehmen die Durchführung von Digitalisierungsvorhaben in den nächsten zwei Jahren fest eingeplant.

Bei der Suche nach dem richtigen Lösungsansatz dazu hilft es auch nicht weiter, dass eine Vielzahl von Anwendungen auf dem Markt ist, die den digitalen Wandel erleichtern sollen, deren Nutzen aber im Dunkeln bleibt. Klar ist eigentlich nur, dass hinter diesen Angeboten – wen wundert es – handfeste wirtschaftliche Interessen stecken.

Für den richtigen Umgang mit digitaler Transformation gibt es keine Patentrezepte. Uber, Airbnb & Co. sind schöne Vorzeigemodelle für die neuen Möglichkeiten, aber nicht eins zu eins auf andere Unternehmen übertragbar.

Auch ist es nicht immer unbedingt ratsam, als First Follower einer neuen Technologie Pionierarbeit zu leisten und sich damit einem hohen Risiko auszusetzen. Das Beispiel der Digitalisierungspioniere taugt höchstens als Anstoß, auch im eigenen Unternehmen erste Schritte zu wagen.

Dabei genügen oft schon kleine, überschaubare Veränderungen, um durch Digitalisierung neue Geschäftspotenziale zu erschließen. Ein Hersteller von Schaltschränken beispielsweise kann die Informationen der Schaltmodule nutzen, um seinen Kunden neue Services zur Verbesserung der Energieeffizienz anzubieten.

Der Begriff Digitalisierung steht für eine Prozessoptimierung unter Nutzung neuer technologischer Möglichkeiten. Ziel ist es, unabhängige Systeme so miteinander zu verknüpfen, dass Prozesse automatisch, ohne menschliche Interaktion, ablaufen können.

Ein pragmatischer Ansatz, der direkte Erfolge zeigt, ist die automatische Abwicklung von E-Mail- und papierbasierten Prozessen. Geschäftsinformationen werden einfach und ohne Medienbrüche zugänglich.

Nachfolgende Prozesse können durchgängig automatisiert und damit erheblich effizienter gestaltet werden. Dies gilt für alle dokumentenabhängigen Abläufe im Unternehmen. Für Einkauf und Beschaffung ebenso wie für Vertriebsprozesse.

Welche Optimierungseffekte sich auf diese Weise erreichen lassen, zeigt das Beispiel Beschaffungsprozess: Hier können Softwaresysteme eine Vielzahl von Routinetätigkeiten übernehmen.

Das System erkennt alle relevanten Beleginhalte automatisch. Auch damit einhergehende interne Kontroll- und Freigabeprozesse werden elektronisch abgewickelt. Nur wenn es zu Abweichungen kommt, ist manuelles Eingreifen erforderlich.

Schon Bedarfe werden direkt am Arbeitsplatz digital erfasst. Sämtliche Schritte zur Genehmigung beziehungsweise Klärung können im Anschluss – noch vor dem Bestellprozess – vollständig elektronisch ablaufen.

Dies gilt für die Prüfung und Genehmigung der Materialanforderung ebenso wie für die Klärung von Kontierungsfragen. Damit sind alle wichtigen Fakten geklärt und die Bestellung kann automatisch angelegt werden.

Die nachfolgenden Abläufe werden ebenfalls vereinfacht. Da bereits alle wichtigen Informationen zum Beschaffungsvorgang vorhanden sind, lassen sich auch eingehende Auftragsbestätigungen und Lieferscheine schnell verarbeiten.

Manuelles Abtippen oder visuelles Überprüfen ist nicht nötig: Die wichtigen Inhalte werden durch die Software automatisch erkannt. Der Abgleich mit der vorhandenen Bestellung erfolgt systemseitig. Ein Großteil der Wareneingänge kann damit erheblich beschleunigt werden.

In der Rechnungsverarbeitung wird der Anteil manueller Arbeit stark reduziert, da alle wichtigen Fragen bereits im Vorfeld geklärt sind. So erfolgt der Abgleich mit der Bestellung auch hier automatisch.

Mehrstufige Workflows zur Freigabe werden dadurch obsolet. Ein Sachbearbeiter muss nur noch eingreifen, wenn Klärungsbedarf besteht. Stellt das System keine Abweichungen fest, kann die Rechnung direkt im Hintergrund gebucht werden, falls dies gewünscht ist.

Dies gilt auch für elektronische Rechnungen, die beispielsweise im ZUGFeRD-Format oder per Mail-System übermittelt werden. Diese werden direkt übernommen und ebenfalls ohne Zwischenschritt gebucht.

Indem Dokumente auf diese Weise automatisch und in Echtzeit direkt im SAP-System verarbeitet werden, ist bereits ein erster Schritt zur digitalen Transformation getan.