Digitale Personalakte in der Goldenen Stadt

Die Ceská Sporitelna, die größte Bank der Tschechischen Repu­blik mit Sitz in Prag, muss jedem ihrer rund 11.000 Mitarbeiter von seinem Arbeitsplatz aus Zugriff auf seine Personalakte gewähren.

Einhergehend mit den neuen Vorschriften reorganisierte der Finanzdienstleister seine Personalabteilung und verlegte deren Standort von Prag in den Vorort Kladno. Die Digitalisierung der Dokumente sollte diesen Umzug vereinfachen.

Zudem entschied die Personalabteilung, weitere Prozesse im Bereich Human Resources (HR) papierlos zu gestalten. So werden den Mitarbeitern heute die Gehaltsabrechnungen nicht mehr in Papierform, sondern digital über den Zugriff auf die eigene Personalakte zur Verfügung gestellt.

Bei der Auswahl des Anbieters einer digitalen Personalakte fiel die Wahl auf Circle Unlimited und die Lösung cuSmarText HR in Tschechisch. Die Einführung übernahm s IT Solutions AT Spardat gemäß einem Vierphasenkonzept. s IT Solutions ist der IT-Provider der Erste Group aus Zentral- und Osteuropa sowie der Sparkassen in Österreich.

Zu Projektbeginn stand der Aufbau der späteren digitalen Personalakte auf dem Plan. Dazu arbeitete s IT Solutions rund sechs Wochen eng mit dem Fachbereich HR zusammen. Sie entwickelten gemeinsam eine übersichtliche Ordnerstruktur (z. B. Arbeitsvertrag, Gehaltsabrechnung, Bewerbungsunterlagen, weitere personenbezogene Dokumente) mit rund 60 Haupt- und Unterordnern für die revisionssichere Ablage der Personaldokumente.

„Ein durchdachtes Foldermanagement gehört mit zu den Erfolgsfaktoren beim Einführen einer digitalen Personalakte. Es bildet die Basis für weitere Entscheidungen wie die Definition von Zugriffsgruppen und die damit verbundene Berechtigungslogik“

erklärt Andrea Ziegler, Solution Manager bei s IT Solutions, und ergänzt:

„Es ist ausreichend Zeit dafür einzuplanen und aufzuwenden.“

SAP-Integration und Self-Service-Portal

Nach Abschluss des Foldermanagements startete s IT Solutions mit der Implementierung der Softwarelösung cuSmarText übersetzt in Tschechisch. Bei der Bank waren bereits SAP HR und SAP ESS/MSS in Anwendung. Andrea Ziegler nennt in diesem Zusammenhang einen der Hauptgründe, warum die Entscheidung auf Circle Unlimited fiel:

„Die Lösung ist vollständig SAP-integriert. Das bedeutet, dass ohne weiteren Entwicklungsaufwand zu jedem Mitarbeiter, der in SAP HR angelegt ist, automatisiert die digitale Personalakte erzeugt wird.“

Um allen Mitarbeitern nun Zugriff auf ihre Personalakte zu geben, bediente sich s IT Solutions des bestehenden webbasierten Employee-Self-Service-Portals. Zudem nutzen die Führungskräfte ein spezielles Manager-Self-Service-Portal, um Einblick in die Personalakten ihrer Mitarbeiter zu bekommen. Beide wurden an die Software für die digitale Personalakte angebunden.

Vorbereitung und Digitalisierung

„Wir standen damals vor rund 300.000 Personaldokumenten in den Archiven der Ceská Sporitelna, die digitalisiert und in das neue System übertragen werden mussten. Um diese große Aufgabe zu lösen, entschieden wir uns für die Barcode-Technologie“

erinnert sich Josef Gram, Projekt-Manager bei s IT Solutions.

Dazu entwickelte s IT Solutions mit Unterstützung von Circle Unlimited ein Barcode-Szenario, das in einer Printversion von Barcode-Stickern resultierte. Die Barcodes selbst wurden dabei direkt aus der digitalen Akte heraus generiert.

Die Sticker wurden dann auf Multifunktionsgeräten gedruckt, auf die Dokumente geklebt und diese schließlich zum Scannen freigegeben. Das Einlesen der digitalisierten Dokumente in die Ordner der Personalakte erfolgte anschließend automatisiert.

Dazu wurden die Dokumente in ZIP-Dateien komprimiert, in cuSmarText HR übertragen, dann „entzippt“ und über den Barcode und mittels Job-Steuerung der richtigen Personalakte zugeordnet. Konnte das System Dokumente nicht erkennen, flossen diese im Rahmen eines Error-Handlings an die Bank zum Prüfen zurück.

Der Prozess der Digitalisierung von der Barcode-Erzeugung über das Scanning und bis hin zum Einlesen und Zuordnen nahm mit rund einem halben Jahr die meiste Zeit des Projekts in Anspruch.

Josef Gram blickt zurück:

„Ursprünglich hatten wir dafür zwei bis drei Monate geplant. Wie aufwändig die Digitalisierung ist und welche Zeiträume hier anzusetzen sind, gehört mit Sicherheit zu den Lessons Learned.“

Zugangskontrolle: Berechtigungskonzept

Rund 11.000 Mitarbeiter an 15 Standorten der Ceská Sporitelna und ihrer Töchter sollten Einblick in ihre Personalakte erhalten und die HR-Mitarbeiter selbst mit der Software arbeiten.

Dazu legten s IT Solutions und Circle Unlimited ein mehrstufiges Berechtigungskonzept mit 15 unterschiedlichen Anwendergruppen und ihren Rollen an. So obliegt beispielsweise das finale Löschen von Personaldokumenten heute nur wenigen Mitarbeitern im Personalteam.

„Das Berechtigungskonzept ist sehr komplex und der Prozess, es zu erstellen, war aufwändig. Mit Blick zurück empfiehlt sich die Definition der Zugriffsberechtigungen bereits ganz zu Anfang eines Projekts. Ansonsten müssen bereits durchgeführte funktionale Tests nochmals unter dem Gesichtspunkt der Zugriffsberechtigung stattfinden“

beschreibt Andrea Ziegler. Primäres Kriterium für die Vergabe von Zugriffsrechten war die Funktion des Mitarbeiters im Unternehmen. Es wurde sowohl innerhalb der HR-Abteilung unterschieden als auch zwischen Führungskräften, Angestellten und Abteilungen Dritter.

So bekamen unternehmensweit alle Mitarbeiter Einsicht in ihre personenbezogenen Daten, Arbeitsverträge und Gehaltsabrechnungen. Keinen Zugang haben sie allerdings zu den gesamten Unterlagen rund um ihre Bewerbung und Einstellung. Hier können ausschließlich Berechtigte aus der Personalabteilung zugreifen.

Infrastruktur für Massendruck

Zusätzlich zur elektronischen Personalakte entschied sich die Bank für eine Lösung zum automatischen Erstellen von HR-relevanten Dokumenten. Auch hier fiel die Wahl auf Circle Unlimited und deren Software cuDocument Builder.

Sie legt vollautomatisiert neue Dokumente aus vorformulierten Textbausteinen und personenbezogenen Daten an und versieht diese bei Bedarf mit einem Barcode.

Diesem Thema widmete sich s IT Solutions in der letzten Projektphase. Im Fokus standen Massendrucke. Die besondere Herausforderung lag darin, gleichzeitig Dokumente zu erzeugen, die unterschiedliche Unternehmen innerhalb des Bankenkonzerns, das heißt die Ceská Sporitelna selbst oder eine ihrer Töchter, betreffen.

s IT Solutions und Circle Unlimited ist die automatische Steuerung zur Auswahl der richtigen Dokumentvorlage je nach Gesellschaft gelungen. So werden heute beim Massendruck Logos und Layout in Bezug zum jeweiligen Unternehmen unter Verwendung des gleichen Dokumentinhalts ausgewählt.

Die Vorlagen finden sich in einer sogenannten Template Library. Um die Dokumente mit Daten aus SAP HR zu befüllen, wurden die dafür benötigten Felder in einer Clause Library definiert und abgelegt.

Beiden „Bibliotheken“ liegen zahlreiche Bedingungen zugrunde, was wann wie sinnvoll und dementsprechend bei Aussendungen mit Text und Daten zu befüllen ist. Das HR-Team der Bank erstellt über die automatische Dokumentengenerierung Massendrucke wie jährliche Gehaltserhöhungen, aber auch Dokumente wie neue Dienstverträge bei internem Wechsel und vieles mehr.

Die Mitarbeiter können jetzt gemäß der rechtlichen Vorgaben jederzeit auf ihre Personalakten über Self-Service-Portale zugreifen. Die HR-Kollegen haben die Möglichkeit, die digitale Akte direkt aus dem SAP-System aufzurufen und einfach alle wichtigen Dokumente und Personaldaten einzusehen.

Sie müssen nicht mehr auf Ordner warten oder diese von einer Abteilung in eine andere bringen. Der Bank war besonders auch der verbesserte Workflow beim Ein- und Austritt eines Mitarbeiters sowie beim internen Wechsel wichtig.

So werden jetzt beispielsweise die Arbeitsverträge automatisch erstellt, ausgedruckt und sind fertig für die Unterschrift. Bis heute hat die Bank über 17.000 digitale Personalakten im System angelegt und über 330.000 Dokumente dort archiviert.

„Wir sind mit dem Projekt Ende 2012 gestartet und im Januar 2014 ging das System produktiv. Die enge Kooperation mit dem Beraterteam von Circle Unlimited über die gesamte Projektlaufzeit hinweg und die Möglichkeiten, die uns die Softwarelösungen geboten haben, waren entscheidend für den Erfolg dieses Großprojekts“

schließt Josef Gram.