Die S/4-Booster-Methodik

SAP-Verantwortliche befinden sich häufig in einem Dilemma: Eine ­Konvertierung des bestehenden ERP-Systems auf S/4 Hana (Brownfield-Ansatz) ist kurzfristig oft nicht einfach möglich, da die Modernisierungen in S/4 Hana ein umfangreiches Projekt unter Einbindung der Fachbereiche und der Key-User bedingen.

Eine Neueinführung von S/4 Hana (Greenfield-Ansatz) erfordert jedoch ein noch umfangreicheres Projekt, um zuerst einen Business Blueprint zu erstellen, um dann zu entscheiden, welche Geschäftsprozesse wie im System abgebildet werden.

Auf der anderen Seite ist es wünschenswert, den Fachbereich in naher Zukunft von den Fortschritten im S/4-Hana-System profitieren zu lassen: Neben den verbesserten Funktionalitäten ist für viele Anwender der Paradigmenwechsel von der transaktionsorientierten SAP GUI zur modernen Fiori-Oberfläche mit Workflowelementen, Listen, Fristenüberwachungen und auch Transaktionen hoch­attraktiv.

Dies nicht nur aus funktionalen Gründen, sondern auch um Mitarbeitern eine optisch attraktive Oberfläche für das ERP zur Verfügung zu stellen, die sich in die Arbeits- und Erlebniswelt der jüngeren Generation einpasst.

Mit der Alegri-Booster-Methodik lässt sich dieses Dilemma elegant und geschickt umgehen: Der Fachbereich bekommt kurzfristig modernste Funktionalität mit einer attraktiven Oberfläche zur Verfügung gestellt – für die bestehenden und bekannten Geschäftsprozesse des vorhandenen ERP-Systems mit eigenen Echtdaten. Dies geschieht ohne Umstellungsprojekt und ohne eine aufwändige Konvertierung des Systems.

Push- wird Pull-Projekt

Strategisch ist dieses Vorgehen überaus geschickt: Anstelle im gesamten Unternehmen für einen oft aufwändigen Umstieg auf S/4 Hana Werbung machen zu müssen, um Budget und Mitarbeiterkapazität gestellt zu bekommen, kann kurzfristig mit geringem Aufwand gezeigt werden, wie die Zukunft aussehen wird.

Das heißt, der Business Case kann bereits für eine Abteilung konkret durchgegangen werden. So kann aus einem „Push“-­Projekt, das intern erst „durchgedrückt“ werden muss, ein „Pull“-Projekt werden, bei dem Fachabteilungen „ziehen“ – und auch ein eigenes Interesse an einer Unterstützung für das Projekt haben.

Dies treibt die mit S/4 Hana eingeleitete digitale Transformation voran und hilft so dem Unternehmen, die nötigen Veränderungen frühzeitig und mit guter ERP-Unterstützung einzuleiten.

Denn die Nutzung von modernen Oberflächen auf mobilen Geräten unterschiedlicher Herkunft und Größe ist ein nicht zu unterschätzender Aspekt bei der Mitarbeiterbindung und der Wahrnehmung der internen IT als Treiber der Modernisierung.

Wie hat Alegri diese Booster-Methodik realisiert?

Ein aktuelles S/4-System wird vor bestehende ECC-6.0-Systeme gesetzt, wie eine Art Proxy. Ausgewählte Funktionalitäten, zum Beispiel des Einkaufs, werden durch Eigenentwicklungen erweitert, sodass die benötigten Daten aus den ­entsprechenden Tabellen eines bestehenden ECC-6.0-Systems punktuell geladen werden.

Dieses erfolgt im Pull-Prinzip, sodass die bestehenden Systeme unberührt und unverändert weiter betrieben werden können; es ist keine Umstellung im Kernsystem nötig!

Diese Anbindung kann über RFC (Remote Function Call), aber auch andere Schnittstellen wie OData oder IDocs durchgeführt werden, um den Eingriff in die bestehenden Systeme so gering wie möglich zu halten.

Technisch lässt sich dieses Booster-­System auf verschiedene Arten und Weisen realisieren: durch ein weiteres System on-premise oder auch durch ein System in einer IaaS-Lösung wie zum Beispiel Microsoft Azure.

Da die bestehenden ECC-6.0-­Systeme weiterhin vollumfänglich genutzt werden und das S/4-­Hana-System nur mit den essenziellen Daten für die modernisierten Funktionalitäten versehen wird, ist dieses Booster-System sehr schlank.

Eine Nutzung in einer IaaS-Cloud bietet den weiteren Vorteil, dass eine Verprobung der Methodik auch mit Kopien der bestehenden Systeme durchgeführt werden kann, ohne dass Hardware-Investitionen nötig sind.

Das heißt, ein Projektstart kann kurzfristig und risikofrei bei minimalem Invest angegangen und auch die spätere Nutzung der Booster-Methodik kann im „Pay as you go“-Modus durchgeführt werden.

Cockpits auf Fiori-2.0-Basis

Nun können modernisierte Funktionen wie zum Beispiel. zentrale Bestandsführung oder auch die werksübergreifende Materialbedarfsplanung (MRP) genutzt werden.

Ebenso lassen sich mit Fiori 2.0 userspezifische Cockpits erstellen, die auf einen Blick sowohl Listelemente, Terminüberschreitungen, Auswertungen und Transaktionen anzeigen – und das mit einem reddot-prämierten Design.

So ist es dem Fachbereich möglich, bereits Erfahrungen zu sammeln und sich auf verbesserte Funktionalitäten und rollenbasierte Oberflächen einzustellen: mit den eigenen Daten, mit den eigenen Funktionalitäten – etwas, was ein Demosystem nicht leisten kann.

Alegri hat in einem ersten Schritt für den Einkauf die Procurement-Booster-­Methodik entwickelt. In jedem Produktionssystem (ein/mehrere ERP, SRM und APO-Systeme, dezentrale 3rd-Party-Lösungen) gibt es Procurement-Funktionalitäten.

Diese sind recht gut abgegrenzt und besitzen daher wenige Schnittstellen zu anderen Modulen im ERP-System. Diese können durch die Synchronisierung der nötigen Daten auf ein zentrales System auf S/4 Hana optimiert werden. Hierzu werden die eigenen Echtdaten genutzt und dann können folgende Verbesserungen avisiert werden.

Beim Procurement für Kostenstellen

• Möglichkeit, mit modernen Oberflächen die Freigabeprozesse zu unterstützen, z. B. mit Standard-Fiori-­Apps für Freigaben
• zentrale Shoppingcards für Büro- und IT-Material, z. B. PCs, Monitore, Drucker, Toner, Lizenzen
• schnelle Versorgung der Fachbereiche bei geringen Handlingkosten
• wenige, aber intensive und kostenoptimale Lieferantenbeziehungen
• Möglichkeit, Läger von Lieferanten managen zu lassen
• Bei Rohstoffen und Komponenten: geringeres Bestandsrisiko bei schnellerer Verfügbarkeit der Komponenten
• losgrößenoptimaler Einkauf und damit Kostenvorteile
• Bestandsüberblick und somit verkürzte Lieferzeiten
• wesentlich geringere Handlingkosten im Einkauf
• Nutzung von SCM-Funktionalitäten (ehemals APO), um Prozesse werksübergreifend zu optimieren

Nicht zu unterschätzen ist die Produktivitätssteigerung durch die Nutzung selbst zusammengestellter Cockpits, in denen unterschiedlichste Informationen zu einer rollenbasierten und aufgabenorientierten Darstellung verdichtet werden.

So lassen sich wenig komplexe Vorgänge zum Beispiel in der U-Bahn erledigen und für strategische Entscheidungen liegen die benötigten Auswertungen bereits aggregiert vor.

Die Anpassung an neue Geräte, Weiterentwicklung der Funktionalität und Pflege dieser Oberflächen wird von SAP durchgeführt, das heißt, hiervon profitiert der Endanwender fortlaufend im Rahmen der üblichen Software-Wartung.

Ein weiterer Aspekt des Wechsels auf S/4 Hana ist die Umstellung auf Geschäftspartner als Ablösung des klassischen Debitors und Kreditors. Hierzu bietet sich die Alegri-­Booster-Methodik ebenfalls an:

Hiermit kann frühzeitig ein zentrales S/4-Hana-System aufgebaut werden, das den zentralen Geschäftspartner führt und die bestehenden ECC-6.0-Systeme als Satellitensysteme anbindet.

Nun können die Vorteile des zentralen Geschäftspartners bereits genutzt werden, wie zum Beispiel eine workflowbasierte Neuanlage mit integriertem, hochleistungsfähigem Dublettencheck von Geschäftspartnern und einer zentralen einheitlichen Schnittstelle für 3rd-Party-Tools wie beispielsweise einer Embargoprüfung.

Mit dieser Vorgehensweise belegt Alegri die Kreativität bei der effizienten Implementierung von ausgewählten Funktionalitäten bereits vor einer umfassenden Systemtransformation.

Dies wird unter anderem auch von der ISG honoriert durch die Verleihung des „Rising Star Hana Services“-Awards für 2018. Hier werden die Kompetenz und Erfahrung von Alegri bei der Umstellung auf Hana und S/4 sowohl im technischen wie auch applikativen Bereich hervorgehoben.

Alegri sieht sich als Partner der IT und des CIO bei der anstehenden Modernisierung von ERP und Userinterface auf dem Weg in eine Integration von Business und IT. Somit sind die Voraussetzungen geschaffen, um als Partner und Katalysator der digitalen Transformation zu agieren.

Zusammen mit der Fachseite lassen sich Potenziale und Möglichkeiten von neuen Technologien untersuchen und in neue, bisher ungeahnte Geschäftsprozesse übertragen. Hier sind die Kreativität und der Freiraum gefordert, „out of the box“ zu denken, zu agieren und umzusetzen.