Das Problem der (fehlerhaften) Altdaten

Daten sind der Treibstoff der digitalen Wirtschaft. Ob wir unsere Fitness mittels mobiler Apps und der Cloud messen und überwachen, ob wir mittels Algorithmen unseren Energieverbrauch zu Hause optimieren oder wir schon bald dem Computer in unserem Auto das Fahren überlassen – alles hängt von den Daten ab und ihrer Qualität! Das gilt für die modernen Geschäftsmodelle der digitalen Newcomer genauso wie für etablierte Unternehmen in traditionellen Branchen und Bereichen.

Wunsch und Wirklichkeit

Die Realität sieht bei vielen SAP-Bestandskunden jedoch ganz anders aus: Ein Kunde (oder Lieferant, Produkt, Material etc.), viele Datensätze. Eine typische Situation, die sich fast zwangsläufig entwickelt hat. Ein Kunde ruft an, meldet eine Störung und seine Daten werden in einem System erfasst. Ein anderes Mal reicht er eine Beschwerde ein und wird ein zweites Mal erfasst. Leider aber schreibt der zuständige Mitarbeiter im Service den Kundennamen falsch auf.

Beim dritten Kontakt mit dem Unternehmen bestellt der Kunde ein Produkt, ist aber mittlerweile umgezogen. Da er unter der neuen Adresse nicht gefunden wird, legt der Vertrieb einen neuen Datensatz an. Und schon gibt es nicht nur drei Datensätze zu ein und derselben Person, sondern drei unterschiedliche Kunden. Das macht es den Unternehmen nicht nur bei Auswertungen, sondern auch im Tagesgeschäft sehr schwer bis unmöglich, die richtigen Beziehungen zwischen den Datensätzen herzustellen.

Berücksichtigt man die verschiedenen Archive und Legacy-Systeme, die im Alltag nicht oder nur sehr selten genutzt werden, in dieser Betrachtung, wird deutlich, dass das Phänomen die gesamte gespeicherte Unternehmenshistorie durchzieht. Diese aber ist das größte Pfund, mit dem etablierte Unternehmen in traditionellen Branchen beim Wettrennen in die digitale Zukunft wuchern können.

Denn in den historischen Informationen liegt ein für die künftige Wertschöpfung ungeheuer wertvoller Schatz: das geistige Eigentum und die Historie ganzer Generationen von Kundenbeziehungen – etwas, das die Newcomer und Herausforderer in diesem Maße noch gar nicht haben können. Doch dieser Schatz ist nur schwer zu heben, wenn er sozusagen unter Datenmüll vergraben ist.

Digitalisierung und Big Data bis hin zu IoT – mehr denn je kommt es nicht nur auf korrekte Datenbestände an, sondern auf ihre Harmonisierung. Stammdaten zu Kunden, Lieferanten, Produkten etc. liegen heute in der Regel in einer Vielzahl unterschiedlicher Strukturen vor, die mit der Zahl der Anwendungen und Systeme, in denen sie gepflegt werden, korrespondieren.

Selbst wenn die Stammdaten in einem dieser Systeme sauber gepflegt sind, keine Fehler enthalten und vollständig sind, erhalten die Unternehmen daraus noch lange keine Rundumsicht auf ihre Geschäftsobjekte, sondern nur eine partielle, beschränkt durch den speziellen Blickwinkel der jeweiligen Anwendung. Erst eine harmonisierte Datenstruktur, gepflegt und optimiert oberhalb der Ebene der Einzelsysteme, erlaubt die erforderliche 360-Grad-Sicht.

Konsolidierung allein reicht nicht

Diese Herausforderungen zu meistern ist jedoch alles andere als einfach. Denn die IT-Landschaften von SAP-Bestandskunden sind gewachsen und legen Zeugnis von der Firmengeschichte ab. Die daraus resultierende Komplexität droht dabei so groß zu werden, dass sie auf Dauer weder technisch noch personell und finanziell beherrschbar ist. Aus diesem Grund investieren Unternehmen seit Jahren in Projekte zur Konsolidierung und Harmo­nisierung der IT-Landschaft. Am Ende steht die Vision eines einzigen zentralen Systems weltweit, speziell im ERP-Bereich.

Die in den Altsystemen enthaltenen Daten und Dokumente müssen jedoch während der gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen unverändert vorgehalten werden. Deshalb betreiben die meisten Unternehmen ihre Legacy-Systeme auch im Rahmen von Konsolidierungsprojekten weiter. Die Komplexität bleibt dadurch weiterhin hoch und bindet zu viele personelle und finanzielle Ressourcen.

Diese fehlen aber für echte Innovationsprojekte. Ein zentrales ERP-System für sämtliche Mitarbeiter und Abteilungen weltweit soll schließlich den modernsten Stand der Unternehmensprozesse und -strukturen widerspiegeln und die Basis bilden, von der aus die Zukunft gestaltet wird. Diese erweist sich aber umso brüchiger, je schlechter die Qualität der aus den Altsystemen übernommenen Informationen ist und je weniger diese harmonisiert sind. Mangelnde Datenqualität und Komplexität bedingen und verstärken sich somit gegenseitig.

Was SAP-Bestandskunden deshalb benötigen, sind Technologien, mit deren Hilfe sie nicht nur die Qualität der Daten optimieren, sondern auch ihre Struktur harmonisieren können. Am Ende sollte eine Art virtuelles, weil systemunabhängiges Stammdatenmanagement entstehen, das alle unterschiedlichen Tabellenstrukturen und Attribute aus den Einzelsystemen auf den goldenen Standard der virtuellen Ebene mappt, damit ein gemeinsames Register für Geschäftsobjekte (common business object record) entsteht.

Bühne frei für harmonisierte Daten

Diesen Technologien liegt ein völlig neuer Ansatz zugrunde: Für die Stammdatenharmonisierung sollten alle infrage kommenden Systeme durchsucht, die Daten extrahiert und auf einer neutralen Plattform abgespeichert werden. Dort lassen sie sich auf Dubletten, Konsistenz und Korrektheit hin analysieren. Automatisierte Prozeduren prüfen Dubletten, Postleitzahlenfehler, Bankdaten etc. und nehmen auf der Basis von Regeln automatisiert Korrekturen vor.

Eine solche Plattform fungiert im Rahmen von Projekten zur Optimierung der Datenqualität als zentraler Sammelpunkt und Bereitstellungsraum oder Data Staging Area für Unternehmensinformationen. Mit ihrer Hilfe lässt sich nicht nur die Datenqualität optimieren, sondern auch das Reduktionspotenzial der Daten vor ihrer Übernahme in neue zentrale Umgebungen ermitteln.

Gleichzeitig können SAP-Bestandskunden damit die Filterregeln für die Datenübernahme definieren und in einem neutralen Format für die anschließende Transformation und Migration der Informationen zur Übergabe an operative Systeme im Rahmen von Konsolidierungsprojekten oder an Analytics-Lösungen im Rahmen von Digitalisierungsinitiativen bereitstellen.

Der größte Vorteil einer Data Staging Area besteht jedoch darin, eine harmonisierte Stammdatenstruktur auch für Legacy-Daten zu schaffen, die der entspricht, wie sie in den führenden operativen Systemen existiert. Dieses „Technical Structure Mapping“ genannte Verfahren bedeutet, dass zum Beispiel die Stammdaten zu einem Kunden oder Lieferanten, die ursprünglich in SAP ECC 6.0 oder irgendeinem Drittsystem angelegt wurden, so abgefragt und angezeigt werden, als ob sie in SAP S/4 Hana entsprechend der Struktur des Geschäftsobjekts Partner erzeugt worden wären, das bekanntlich nicht mehr zwischen Kunde oder Lieferant unterscheidet.

Stellt sich bei diesem Mapping heraus, dass einzelne Datensätze fehlen, um eine echte 360-Grad-Sicht zu erhalten, lassen sie sich aus Drittsystemen wie zum Beispiel Vertriebs- und Servicelösungen anreichern.

Diese Sichten auf Geschäftsobjekte lassen sich zudem selektiv gestalten und mit Bewegungsdaten verbinden. Entsprechende Filterregeln können dafür sorgen, dass die Anwender nur diejenigen Kunden angezeigt bekommen, zu denen in den zurückliegenden fünf Jahren Aufträge vorhanden sind.

Da jedoch sämtliche Legacy-Informationen auf die Plattform übernommen wurden, lassen sich die Filterregeln jederzeit ändern und so zum Beispiel auch die­jenigen Kunden anzeigen, die vor zehn Jahren zum letzten Mal etwas gekauft haben. Im Ergebnis können SAP-Bestandskunden also jederzeit eine vollständige Sicht auf Geschäftsobjekte in der aktuellen Daten­struktur des führenden Systems gewinnen.

Digitale Zukunft

Vor diesem Hintergrund ist die anstehende Transformation auf die neue Software­generation aus Walldorf die große Chance für die Datenharmonisierung, die sich am einfachsten, kostengünstigsten und wirkungsvollsten erreichen lässt, wenn sie vor dem Umstieg auf S/4 Hana erfolgt. Nur wenn die Datenharmonisierung unabhängig von den Einzelsystemen stattfindet, kann sie ihre Rolle als Katalysator der Digitalisierung spielen.

Mit diesem Ansatz und einer entsprechenden Lösung, wie sie die systemun­abhängige und von Wirtschaftsprüfern zertifizierte Plattform für Informationsmanagement JiVS IMP verkörpert, ist der Weg in die digitale Zukunft auch für etablierte Unternehmen und SAP-Bestandskunden mit historisch gewachsenen und heterogenen Applikations- und Systemlandschaften frei.