CMIS im SAP-Umfeld: Vom Mauerblümchen zum Shooting-Star

Aktuelle Studien zeigen, dass mehr als 40 Prozent der Unternehmen, die auf S/4 umsteigen, auf eine Public-­Cloud-Strategie setzen. Weitere 20 Prozent bevorzugen die Private Cloud, während knapp zehn Prozent die traditionelle On-premises-Variante wählen. Diese Zahlen verdeutlichen einen klaren Trend zu cloudbasierten Lösungen, der durch die strategische Ausrichtung von SAP zusätzlich an Fahrt gewinnt.

Mit dem angekündigten Ende des Mainstream-Supports für die Business Suite 7 im Jahr 2027 stehen viele Unternehmen unter Druck, ihre SAP-Landschaft neu auszurichten. Der Wechsel zu S/4 ist dabei nicht nur ein technisches Upgrade, sondern eine ­essenzielle Grundlage für die Modernisierung der Geschäftsprozesse und die digitale Transformation. S/4 Hana gilt als Schlüsseltechnologie, um den Anforderungen der Zukunft gerecht zu werden und bietet Unternehmen die Möglichkeit, ihre IT-Infrastruktur zu vereinfachen und gleichzeitig ihre Innovationsfähigkeit zu steigern.

Bereits 85 der 100 größten Unternehmen weltweit nutzen S/4. Die Vorreiterrolle dieser Unternehmen verdeutlicht, wie SAP S/4 als integraler Bestandteil einer zukunftsorientierten IT-Strategie zum Einsatz kommt. Der Umstieg erfolgt dabei immer häufiger im Rahmen einer Cloud-First-Strategie, da zunehmend mehr Unternehmen die Flexibilität und Skalierbarkeit von Software-as-a-Service-(SaaS-)Lösungen zu schätzen wissen. Insbesondere die Public Cloud bietet hierbei den Vorteil, dass Unternehmen ihre IT-Ressourcen flexibel anpassen und gleichzeitig Kosten optimieren können. Aber auch weltweit verteiltes Arbeiten und die Private Cloud haben die ­Akzeptanz von Cloud-Lösungen gefördert.

Der Trend zur Cloud entsteht auch durch die veränderten Anforderungen an die IT-Infrastruktur und den steigenden Bedarf an Agilität und Geschwindigkeit in der digitalen Wirtschaft. Unternehmen sind gezwungen, ihre Geschäftsmodelle fortlaufend anzupassen und neue Marktchancen zu nutzen. S/4 Hana in der Cloud bietet die notwendige Flexibilität und ermöglicht es, Innovationen schneller umzusetzen. Die Entscheidung, auf eine cloudbasierte Lösung zu setzen, entwickelt sich zunehmend zu einem Wettbewerbsvorteil.

Gleichzeitig sehen viele Unternehmen im Wechsel auf S/4 eine Chance, ihre Geschäftsprozesse zu optimieren und effizienter zu gestalten. Die moderne Architektur von S/4 ermöglicht es, Echtzeitdaten zu nutzen, um fundierte Entscheidungen zu treffen und schneller auf Marktveränderungen zu reagieren. Durch die Integration von KI und maschinellem Lernen können Unternehmen zudem Automatisierungs- und Analysepotenziale besser ausschöpfen.

Der Umstieg auf S/4 erfordert jedoch eine sorgfältige Planung und eine klare Strategie. Unternehmen müssen ihre bestehenden Prozesse analysieren, mögliche Hürden identifizieren und die richtigen Partner an Bord holen, um den Übergang erfolgreich zu gestalten. Die Wahl zwischen Public Cloud, Private Cloud und On-premises hängt dabei von individuellen Anforderungen ab, etwa in Bezug auf Datenschutz, Compliance und spezifische Branchenbedürfnisse.

Insgesamt markiert der Umstieg auf S/4 den Beginn einer neuen Ära für viele Unternehmen. Es ist eine Gelegenheit, die eigene IT-Landschaft neu zu gestalten und die Weichen für eine erfolgreiche digitale Zukunft zu stellen. Angesichts der zunehmenden Bedeutung von Cloud-Lösungen und der strategischen Ausrichtung von SAP dürfte die Entscheidung, auf S/4 zu wechseln, für viele Unternehmen zu einem entscheidenden Schritt in ihrer digitalen Transforma­tion werden.

CMIS: Der neue Cloud-Standard

Die Transformation zu S/4 und die Verlagerung in die Cloud bringen für Unternehmen erhebliche Veränderungen mit sich. Besonders herausfordernd ist der Übergang von etablierten Schnittstellen wie ArchiveLink hin zu modernen Standards wie CMIS (Content Management Interoperability Services). SAP setzt bei seinen Cloud-Angeboten auf CMIS, wodurch Unternehmen vor neue Aufgaben gestellt werden.
ArchiveLink und SAP Information Life­cycle Management (ILM) bleiben für On-­premises- und Private-Cloud-Lösungen weiterhin relevant. Unternehmen, die ihre SAP S/4-Umgebung in der Private Cloud betreiben, also über einen Hyperscaler eigenständig hosten, können ArchiveLink noch nutzen. Jedoch gewinnt die Integration über CMIS in Verbindung mit der SAP Business Technology Platform (BTP) an Bedeutung und wird langfristig unverzichtbar.

Mit der Einführung von S/4 Hana in der Public Cloud, bei der SAP das System zentral für alle Kunden hostet, ändern sich die Spielregeln grundlegend. In dieser Umgebung ist CMIS das einzige verfügbare Interface für dokumentenbasierte Prozesse, während ArchiveLink keine Rolle mehr spielt. Dies stellt Unternehmen vor die ­Herausforderung, ihre bisherigen Archivierungsstrategien anzupassen.

Der CMIS-Standard bietet im Vergleich zu ArchiveLink zahlreiche Vorteile. Er ist moderner und erlaubt das Übertragen zusätzlicher Metadaten zu archivierten Dokumenten, was insbesondere für die Nutzung in anderen Systemen relevant ist. Allerdings wird dieser Teil des CMIS-Standards von der SAP-CMIS-Implementierung nicht unterstützt, was dazu führt, dass CMIS derzeit – und laut SAP auch in Zukunft – „genauso limitiert wie ArchiveLink“ ist. Das bedeutet, dass Unternehmen eigene Lösungen entwickeln müssen, um die volle Funktionalität von CMIS ausschöpfen zu können. Diese ­Lücke stellt eine Hürde dar, die aber überwunden werden muss, um die Vorteile der neuen Schnittstelle zu nutzen. Jedoch bietet ImageMaster eine Funktion, mit der die Metadaten aus SAP nach ImageMaster synchronisiert werden können. Dies funktioniert für über ArchiveLink und CMIS gespeicherte Dokumente.

Für Unternehmen bedeutet der Wechsel zu CMIS einen wichtigen Schritt in der Weiterentwicklung ihrer Dokumentenmanagementsysteme. Es ist entscheidend, diese Umstellung strategisch zu planen und entsprechende Maßnahmen zu ergreifen, um den Übergang reibungslos zu gestalten. Die Wahl der richtigen Partner und Technolo­gien spielt dabei eine zentrale Rolle.

Ein weiterer kritischer Punkt in der Migration ist die Einhaltung von Compli­ance-Anforderungen, wie etwa die zehnjährige Aufbewahrungsfrist für Rechnungen nach deutschem Handelsgesetzbuch (HGB) oder Abgabenordnung. Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre neuen Systeme diese gesetzlichen Vorgaben weiterhin erfüllen, um rechtliche Risiken zu vermeiden.

Es bleibt festzuhalten, dass der CMIS-­Standard eine wichtige Rolle in der Zukunft der SAP-Landschaften spielen wird. Unternehmen, die auf S/4 umsteigen und die Cloud als strategische Plattform nutzen, sollten die Vorteile von CMIS nutzen, gleichzeitig aber die damit verbundenen Herausforderungen nicht unterschätzen. Die Zukunft der Dokumentenverwaltung bei SAP ist mit CMIS eng verbunden, und Unternehmen müssen jetzt die richtigen Weichen stellen, um diese Transformation erfolgreich zu meistern.

Ansätze für SAP-Anwender

Für Unternehmen, die bereits ein Enter­prise Content Management (ECM)-System in Kombination mit SAP nutzen, ist es entscheidend zu prüfen, ob ihre Lösung eine SAP-zertifizierte CMIS-Schnittstelle besitzt. Eine aktuelle Liste der zertifizierten Lösungen bietet SAP auf seiner Website an. Allerdings zeigt sich, dass aktuell deutlich weniger ECM-Lösungen für CMIS zertifiziert sind als für die bisher gängige ArchiveLink-Schnittstelle. Dies wirft die Frage auf, wann eine Umstellung auf CMIS sinnvoll ist. Eine Migration zu CMIS sollte gut überlegt sein und macht erst dann Sinn, wenn die Schnittstelle uneingeschränkt genutzt werden kann. Dies kann entweder durch notwendige Anpassungen von SAP selbst oder durch den Einsatz von Drittanbieter-Archivlösungen erreicht werden, die die CMIS-Schnittstelle vollständig unterstützen. Ein Beispiel für eine solche Lösung ist ImageMaster, das bereits seit Jahren neben der CMIS-Zertifizierung über die Fähigkeit zur umfassenden Synchronisation von Indexdaten verfügt.

ImageMaster in der Public Cloud

ImageMaster ist eine Lösung, die nicht nur CMIS-zertifiziert ist, sondern auch sicherstellt, dass SAP-Daten in anderen Systemen, wie etwa Kunden-Webportalen, nutzbar bleiben. Diese Fähigkeit zur Übertragung und Nutzung von Indexdaten ist entscheidend, um eine nahtlose Integration der Daten in verschiedenste Geschäftsprozesse zu gewährleisten.

In Kombination mit S/4 Hana bietet ImageMaster zudem das Potenzial für nachhaltige Kosteneinsparungen und eine optimierte Dokumentenverwaltung. Wenn ein Unternehmen seine S/4-Datenbank mit einer Archivlösung konsequent entlastet, spart es Lizenz- und Wartungskosten. Und auch die Anforderungen an die Cloud-Infrastruktur sinken. Ein SAP-­System mit 1000 Nutzern kann so über zwölf Jahre hinweg mehrere Millionen Euro einsparen. Die langjährige Erfahrung von T-Systems in der Implementierung solcher Lösungen hat bereits zahlreichen Kunden geholfen, ihre Systeme erfolgreich auf SAP S/4 umzustellen.

Fazit

Die Einführung von CMIS in der SAP-Umgebung eröffnet viele neue Möglichkeiten, bringt jedoch auch Herausforderungen mit sich. Unternehmen müssen sorgfältig abwägen, ob beziehungsweise wann eine Migration sinnvoll ist. Dabei gilt es sicherzustellen, dass alle Compliance- und rechtlichen Anforderungen weiterhin erfüllt werden.

Mit einer durchdachten Strategie und Lösungen wie ImageMaster können Unternehmen die Vorteile von CMIS voll ausschöpfen und gleichzeitig langfristige Einsparungen realisieren. Mit ImageMaster bietet T-Systems eine zukunftssichere Lösung und unterstützt umfassend von der Beratung bis zur Umsetzung, um Unternehmen sicher durch den Umbruch zu führen.

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