Informationsmanagement – Belegtourismus ade

Wenn Autos tanken müssen, Haushalte und Unternehmen Strom benötigen, Industrie und Handel Gase verwenden, dann ist die Westfalen-Gruppe mit Hauptsitz in Münster da.

Das Unternehmen mit über 1700 Mitarbeitern und insgesamt 23 Tochter- und Beteiligungsgesellschaften ist international aktiv. Diese Erfolgsgeschichte hat auch mit dem „Westfalen Way to Win“ des inhabergeführten Familienunternehmens zu tun: dem Streben, Prozesse in Produktion und Verwaltung ständig auf den Prüfstand zu stellen und sie immer effizienter zu gestalten.

Diese Maxime führte auch zur Einführung eines elektronischen Archivs und Dokumenten-Management-Systems in der Westfalen-Gruppe. Sie verfolgte mehrere Ziele:

Es sollte ein zentraler Zugriff auf Dokumente ohne aufwändiges Verschicken geschaffen werden, um die Bearbeitungszeiten drastisch zu verkürzen. Das gewünschte System sollte eine enge Integration in SAP ermöglichen, gleichzeitig aber auch unabhängig von SAP funktionieren.

Die Struktur der Westfalen-Gruppe mit der Zentrale in Münster und internationalen Standorten erforderte als zentrale Lösung ein stabiles und dennoch flexibles System mit vielseitigen Ausbaumöglichkeiten, an das sukzessive die Niederlassungen angebunden werden konnten.

Tiefe SAP-Integration

Die Westfalen-Gruppe setzt im Informationsmanagement Doxis4 von SER als unternehmensweite ECM-Plattform ein. Seit dem Start mit einem elektronischen Belegarchiv vor beinahe 20 Jahren wurden die SER-Lösungen bei der Westfalen-Gruppe kontinuierlich ausgebaut.

Zu den implementierten ECM-Lösungen gehören heute unter anderem das zentrale elektronische Archiv, ein separates Personalarchiv mit Anbindung an SAP HR, DMS und Invoice Management im Rechnungswesen sowie die Anbindung an das Westfalen-Kundenportal.

Voraussetzung für die unternehmensweite Nutzung des ECM war die tiefe Integration mit dem SAP-System. Bei der Westfalen-Gruppe im Einsatz sind unter anderem die SAP-Module für Finanzbuchhaltung, Human Resources, Materialwirtschaft, Produktionsplanung und Instandhaltung (HR, MM, FI, CO, AM, PP, PM). Archiviert werden nicht nur die Dokumente und Daten aus SAP, sondern auch Reorganisationsdaten aus den SAP-Datenbanken.

Es besteht eine enge Kommunikation zwischen den SAP-Modulen und dem ECM-Client. Hinterlegte Automatismen vereinfachen und beschleunigen beispielsweise die Dokumentenablage und vermeiden fehlerhafte Indizierungen.

Soll z. B. ein Dokument zu einem bestehenden, bereits archivierten Vertrag hinzugefügt werden, wird die bei der Ablage des Dokumentes eingegebene Kontraktnummer für eine Prüfung gegen das SAP-System genutzt.

Die in SAP hinterlegten Metadaten werden dann zur Indizierung des neuen Vertragsdokumentes herangezogen. Das initiale Projekt bei der Westfalen-Gruppe hatte die Abschaffung des „Belegtourismus“ bei der Rechnungsverarbeitung zum Ziel.

Aufgrund der räumlich dezentralen Struktur der Unternehmensgruppe, mit verteilten Niederlassungen und einem zentralen Rechnungseingang in Münster, waren die papierhaften Rechnungsbelege zur Prüfung früher per Post durch die Lande geschickt worden.

Ein digitales SER-Archiv mit entsprechendem Workflow verkürzte die Durchlaufzeiten bei der Rechnungsprüfung erheblich. Später wurde dann auch die weitere Verarbeitung der Eingangsrechnungen optimiert.

Nach der Archivierung der Rechnungsbelege werden die rechnungsrelevanten Daten mit der Invoice-Management-Lösung von SER aus den gescannten Rechnungen automatisch ausgelesen und an SAP zur weiteren Verarbeitung bis zur Freigabe der Buchung übergeben.

Auch PDF-Rechnungen, die das Unternehmen per E-Mail erreichen, durchlaufen diesen Prozess. Die Mitarbeiter brauchen heute nicht mehr zeitaufwändig nach Rechnungen und dem dazugehörigen Vorgang zu suchen, sondern können alle Belege in digitalisierter Form aus SAP heraus aufrufen.

Entsprechend positiv wurde die Lösung in der Kreditorenbuchhaltung aufgenommen. Die Arbeitsprozesse wurden dadurch erheblich schneller. Abgenommen haben auch Nachfragen von Lieferanten, denn die Auskunftsfähigkeit der Abteilung hat sich spürbar verbessert.

Personalarchiv mit SAP-HR-Integration

Personaldokumente der Westfalen-Gruppe werden digitalisiert und in einem separaten Mandanten innerhalb des elektronischen Archivs sicher aufbewahrt. Nur die Mitarbeiter der Personalabteilung haben Zugang dazu.

Das Archiv ist an das führende SAP HR angebunden. Die Suche nach den archivierten Personalbelegen erfolgt über die Mitarbeiternamen komfortabel über den Windows Client des ECM-Systems.

Die digitalisierten Personalunterlagen enthalten verschiedene Rubriken für Arbeitsverträge, Lohn- und Gehaltbestandteile, Bewerbungsunterlagen etc., die von der Personalabteilung definiert wurden.

Die Arbeitserleichterung für die Personalsachbearbeiter ist deutlich spürbar, seit sie keine Aktenordner mehr wälzen müssen. Die Datenhaltung findet im SAP-System statt, alle zusätzlichen Dokumente sind im angegliederten Archiv abgelegt.

Eine Lösch­funktion ermöglicht die Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen nach Löschbarkeit bestimmter Dokumente. So können z. B. Abmahnungen nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist aus den Personalunterlagen auch wieder entfernt werden.

Automatisierte Zählerkarten

Die Inbound-Management-Komponente des ECM-Systems wird auch für die automatisierte Verarbeitung von Zählerkarten eingesetzt. Mit dem InboundMaster werden aus den Zählerkarten die gemeldeten Zählerstände für den Gasverbrauch der Westfalen-Kunden automatisch ausgelesen und an das führende SAP-System übergeben.

Ohne Software-Unterstützung war die manuelle Datenerfassung sehr langwierig und fehleranfällig. Mithilfe des auf den Zählerkarten enthaltenen Barcodes werden die Zählerkarten außerdem automatisch indiziert und der richtigen elektronischen Kundenakte zugeordnet.

Im Kundenportal der Westfalen-Gruppe können sich die Kunden mit ihren Log-in-Daten anmelden. Dort haben sie jederzeit Zugriff auf ihre Bestell- und Lieferdaten sowie auf Produktinformationen wie Sicherheits- und Produktdatenblätter.

Für Westfalen bedeutet diese Art der Informationsbereitstellung eine große Arbeitserleichterung, müssten die Dokumente doch sonst als Papierausdruck, per Fax oder E-Mail an die Kunden verschickt werden.

Das SER-Archiv ist mit dem Intrexx-Kundenportal integriert und dient als Content Repository für die über das Portal bereitgestellten Inhalte. Alle zur Digitalisierung bestimmten Eingangsdokumente wie Rechnungen, Lieferscheine, Bestellungen, Kundenakten, Zählerkarten, Inventurbelege etc. treffen heute in der Westfalen-Zentrale in Münster ein und werden von den Mitarbeitern der Poststelle an die Scanabteilung weitergeleitet.

Dort werden jeden Tag Tausende Dokumentseiten eingescannt und automatisiert in die elektronischen Postkörbe der Fachabteilungen zur weiteren Bearbeitung weitergeleitet.

Die ECM-Plattform ist in SAP integriert. Die im Archiv aufbewahrten Belege stehen in allen SAP-Anwendungen direkt auf Knopfdruck zur Verfügung. So werden die Geschäftsprozesse der Gruppe optimal unterstützt, alle Bereiche arbeiten äußerst effizient.

„Durch Doxis4 sind wir besonders performant und reaktionsschnell, sowohl Kunden als auch Lieferanten gegenüber“

konstatiert Ingo Köster, Leiter IT-Applikationsmanagement der Westfalen-Gruppe. In den vergangenen 20 Jahren ist das SER-System immer weiter ausgebaut worden.

„Wir haben mittlerweile nahezu alle Abteilungen und Unternehmensbereiche mit der ECM-Lösung ausgestattet, von der Instandhaltung über die Produktion bis hin zum Vertrieb, der z. B. die elektronisch abgelegten, kundenbezogenen Dokumente intensiv nutzt“

so Ingo Köster.

Alle Geschäftsbereiche und Sparten der Westfalen-Gruppe nutzen die Funktionen des Archiv-Systems sowohl national als auch international in allen Gesellschaften.

Das Projekt im Überblick

Thema: Von der automatisierten Beleglesung über papierlose Vorgangsbearbeitung bis zur Kundenportalanbindung

Branche: Gase, Energieversorgung, Tankstellen

Mitarbeiter: Circa 1700

Zusammenarbeit: SER-Kunde seit 1998

ECM-Lösungen: Doxis4 iECM-Suite, u. a. mit Archiv, DMS und Invoice Management im Rechnungswesen, Personalarchiv sowie Anbindung an das Kundenportal

SAP-Module: SAP HR, MM, FI, CO, AM, PP, PM u. a.

User: 500 Westfalen-Mitarbeiter, bis zu 100.000 Kunden über das
Kundenportal