Automatisierung von Auftragsbestätigungen

Was aber passiert, wenn das ERP-System keine passende Lösung hat, um den Bedarf einer automatisierten Verarbeitung von Auftragsbestätigungen zu bedienen?

Papierablage wird abgelegt

Rund 65.000 Auftragsbestätigungen (ABs) gehen jährlich bei MAG dezentral an sieben Standorten ein. Das heißt, dass fast 180.000 Positionen in SAP abgeglichen und Dutzende ABs an die ausgedruckten und im Aktenordner aufbewahrten Bestellungen geheftet werden.

Was dies für einen immensen Zeitaufwand sowie Such- und Fehlerquellen darstellt, kann wahrscheinlich jeder nachempfinden. Und sicherlich ist es auch jedem bekannt, dass per Fax oder Brief eintreffende Auftragsbestätigungen verlegt werden können.

Taucht dann eine Rückfrage zum Vorgang auf, ist dies äußerst ungünstig. Auch hat das Papier den Nachteil, dass es langsam ist. Das bedeutet, dass Lieferanten schon mal versehentlich angemahnt werden, die überfällige AB zu senden.

Dabei war diese schon lange im Haus, nur leider ist der zuständige Sachbearbeiter im Urlaub oder krank – oder aber die Weiterleitung erfolgte an die falsche Person oder ging währenddessen verloren.

„Wir wollten in der Reaktions- und Bearbeitungszeit, vor allem aber in der Transparenz wesentlich besser werden“

erklärt MAG-Projektleiter Jürgen Geiger den Wunsch zur elektronischen Bearbeitung von Auftragsbestätigungen.

Der Einkaufsleiter bekräftigt dies, indem er verrät, „er habe einfach mal seine Mitarbeiter dabei beobachtet, was sie tun“.

„Irgendwie weiß man es ja, aber mal zuzusehen, wie viel Laufwege in der Einkaufsabteilung täglich gemacht werden, ist beachtlich“

so Markus Schulz.

Einkaufsprozess und SAP

Zur Auswahl einer geeigneten Software suchte die MAG zertifizierte Hersteller, die SAP-integrierte Softwarelösungen entwickeln, den Einkaufsprozess und SAP verstehen, flexibel auf Wünsche und Anforderungen reagieren und Erfahrung mit elektronischer Dokumentenverarbeitung haben. Aus diesen Gründen stieß die MAG auf AFI.

Willig und fähig

Es stellte sich heraus, dass die AFI alle Anforderungen erfüllte: bis auf eine. Die Softwarelösung passte nicht ganz auf die Prozesse der MAG. Das sorgte bei manchen im Projektteam zunächst für Irritationen.

„Wir haben aber schnell erkannt, dass die Geschäftsführung der AFI absolut willig und vor allem auch fähig war, die Software anzupassen. Auch war uns klar, was sich dadurch für eine Riesenchance für uns ergeben kann“

erinnert sich Markus Schulz.

„Uns bot sich die Möglichkeit, die Software mitzugestalten. So eine Gelegenheit widerfährt einem nicht oft.“

Die MAG führte noch mit anderen potenziellen Herstellern Gespräche und wollte ebenfalls von ihnen wissen, wie sie an die Umsetzung herangehen würden. Schnell stellte sich heraus, dass es auf dem Markt keine SAP-inte­grierte Auftragsbestätigungssoftware gab, die den Anforderungen der MAG gerecht werden würde.

Das war unerwartet! AFI legte ein Konzept zur Softwareanpassung vor und begann direkt mit der Entwicklung. „Heraus kam eine ideale Software, die unser tägliches Tun so viel erleichtert und mein Team unterstützt“, freut sich der Einkaufsleiter.

Lautlose Faxe

Um die ABs künftig direkt in digitaler Form zu erhalten, wurde die Fax-Hardware auf die Funktion „fax to folder“ umgestellt. Die ABs kommen zwar noch als Fax an, doch das Endgerät druckt diese nicht mehr auf Papier aus, sondern legt sie zentral als TIF oder PDF ab. Der erste Schritt zu maximaler Transparenz, verkürzter Bearbeitungszeit und einer lückenlosen Dokumentation!

Wie die mittels einer OCR erkannten Daten aus der AB an SAP übergeben werden, verlangt tiefes Wissen im ERP-System. Durch die detaillierte Kenntnis des AFI-Entwicklerteams ist es DirectConfirmationControl möglich, die ausgelesenen AB-Daten mit den SAP-MM-Bestelldaten abzugleichen.

Wird eine Bestellung vom Lieferanten als „bestätigt wie bestellt“ der MAG zugeschickt, erkennt das die AFI-Software. Die folgende Bearbeitung durch den Einkäufer ist dann eine Sache von Sekunden. Im Umkehrschluss sind Termin- bzw. Einteilungs-, Mengen- und Preisabweichungen sofort sichtbar.

Auch hier wird die Bearbeitung durch direkte Absprünge aus DirectConfirmationControl in die SAP-Transaktionen ME23N, MD04, MM02 oder ME12 deutlich effizienter. Es ist nicht mehr nötig, mühsam die SAP-Schlüssel einzugeben.

„Jetzt muss nur noch der Button ‚Bedarfs-/Bestandsliste‘ gedrückt werden und schon ist sichtbar, ob eine Abweichung tolerierbar ist“

beschreibt der Einkaufsleiter.

Automatische Korrektur bei Bedarf

Wird ein Rabatt oder Zuschlag auf der AB ausgewiesen, der jedoch nicht in der SAP-Bestellung vermerkt ist, erkennt dies die AFI-Software und greift in Echtzeit auf das ERP-System zu, um die ursprüngliche Bestellung zu überschreiben.

„Natürlich waren wir anfänglich skeptisch, dass eine Software die SAP-Bestellung automatisch verändert“

gesteht Markus Schulz.

„Der Nutzen der automatischen Korrektur lag jedoch auf der Hand. Im Testsystem haben wir beweisen lassen, dass optimal korrigiert wird, was korrigiert werden muss. Und dass alle Schritte lückenlos protokolliert werden“.

Aussagekraft von Nettopreisen

Wie wichtig die Zusammensetzung von Nettopreisen ist, weiß jeder Einkäufer. Dabei geht es nicht nur um die eigene Reputation in den wiederkehrenden Auswertungen und Analysen. Es geht vielmehr um die Transparenz und Nachvollziehbarkeit und die sich daraus ergebenden Ableitungen für künftige Kalkulationen.

„Nettopreise sind nur beurteilbar, wenn nachvollziehbar ist, wie sich diese zusammensetzen. Und das wiederum muss natürlich in SAP abgebildet sein“

so Markus Schulz über die Tatsache, dass DirectConfirmationControl, wenn nötig, Rabatte in die SAP-Bestellung schreibt und somit die ursprüngliche Bestellung verändert.

Transparenz wird auch durch die Filtermöglichkeiten sowie die elektronische Archivierung im SAP Content Server garantiert.

„Die umfangreichen Filter und Statusanzeigen im Monitor sind standortunabhängig und einfach zu verstehen“

weiß Jürgen Geiger.

„Jede unserer Einkaufsorganisationen kann für sich auswählen, was angezeigt werden soll. Ebenso ist der globale Überblick zu allen Auftragsbestätigungen im gesamten Unternehmen gewährleistet. Und soll das Original angezeigt werden, ist dieses per Knopfdruck sofort verfügbar.“