Automatisierte HR-Datenpflege

SuccessFactors: Die Arbeit von zwei Tagen in nur zehn Minuten erledigen

Mainova beliefert etwa eine Million Menschen in und um Hessen mit Strom, Gas, Wärme und Wasser. Gleichzeitig ist das Unternehmen mit Sitz in Frankfurt am Main ein bedeutender Arbeitgeber für rund 2800 Mitarbeitende in der Region. SAP SuccessFactors ist dabei seit der Implementierung im Jahr 2020 zum wichtigen Motor der Personalarbeit geworden: So bildet Mainova zum einen das gesamte Talentmanagement mit den entsprechenden Modulen der cloudbasierten Software ab. Zum anderen dient SuccessFactors Employee Central als wertvolle Datendrehscheibe für die Stammdaten der Mitarbeitenden, wie Jonas Brauburger, Spezialist für die HR-IT-Systeme der Mainova, erklärt. 

“Wenn die Kostenstellen geändert werden, wird dies in SuccessFactors nicht automatisch an die zugeordneten Planstellen weitergegeben.“

Jonas Brauburger ist der Spezialist für die HR-IT-Systeme bei Mainova und war bei der Implementierung von Ingentis eng mit eingebunden.

Datenvererbung und Auswertung

Das Fehlen einer Funktion für die Datenvererbung und für Auswertungswege stellte das Unternehmen bei der Überführung des Organisationsmanagements in die Cloud jedoch vor große Herausforderungen. Aufgrund des Fehlens von Strukturregeln in SuccessFactors Employee Central müssen organisatorisch untergeordnete Objekte bei einer Anpassung des Elternelements von Hand angepasst werden. Jonas Brauburger verdeutlicht es an einem Beispiel: „Wenn etwa für ein Department die Kostenstelle geändert werden soll, wird dies in SAP SuccessFactors nicht automatisch an die zugeordneten Planstellen und Mitarbeitenden weitergegeben. Die Datenanpassung muss also jeweils manuell angestoßen werden, um später bei der Personalabrechnung die korrekte Kontierung sicherzustellen. Das ist sehr aufwändig und im Zuge größerer Umstrukturierungen einfach keine Option! Auch für operative, kleinere Änderungen sind laufende Datenkorrekturen an untergeordneten Objekten nur schwer nachzuhalten.“

Um die Aktualisierung der Vielzahl von Datensätzen effizient und fehlerfrei erledigen zu können, testeten die Verantwortlichen bei Mainova etliche Szenarien. „Leider war das alles nicht zufriedenstellend, wenn man das Organisationsmanagement in der Cloud führen will“, blickt Brauburger zurück. „Durch Online-Recherchen entdeckten wir dann jedoch Ingentis Business Rule Trigger – ein Tool, das sich genau unserer Problemstellung angenommen hat und eine Lösung dafür bietet.“

Trigger und Aktualisierung

Business Rule Trigger erkennt Änderungen und veranlasst daraufhin alle untergeordneten Objekte innerhalb eines frei konfigurierbaren Auswertungspfades, die neuen Informationen abzurufen. Auf diese Weise wird die gesamte Organisationsstruktur über alle Hierarchien hinweg aktualisiert. Neben den Kostenstellen betraf dies bei Mainova im Rahmen der Umstrukturierungen insbesondere auch den Anwendungsfall Managerwechsel. „Seitdem ist das Thema bei uns aber ziemlich gewachsen! Wir vererben mittlerweile deutlich mehr – sämtliche strukturrelevanten Veränderungen in der Organisationshierarchie ebenso wie Änderungen an HR-Verantwortlichkeiten bei beispielsweise unseren HR-Business-Partnern. Nutzen bringt uns die Lösung außerdem auch hinsichtlich der sogenannten Cross Portlet Rules, die im SuccessFactors-Umfeld nur sehr limitiert angeboten werden. Ingentis Business Rule Trigger erlaubt es uns, ganz beliebig und frei von einem Objekt auf ein anderes zu schreiben und hier sogar Workflows auszulösen.“ 

Der IT-Spezialist macht die große Zeitersparnis mit konkreten Zahlen deutlich: „Arbeit, für die wir früher manuell oder per Massenupdate ein oder sogar zwei Arbeitstage benötigt hätten, können wir jetzt in nur zehn Minuten erledigen! Das spart uns wirklich einiges an Manpower!“ Der Prozess kann entweder bei Bedarf angestoßen oder in individuell festgelegten, regelmäßigen Zeitabständen – bei Mainova beispielsweise sehr engmaschig alle fünf Minuten – automatisch durchgeführt werden. Indem sämtlicher manueller Aufwand entfällt, lässt sich auch die Fehleranfälligkeit des Aktualisierungsprozesses auf ein Minimum reduzieren. Neben Zeit gewinnt Mainova durch den Einsatz von Ingentis deshalb auch eine spürbar höhere Qualität der HR-Daten, wie Jonas Brauburger betont. „Der Mehrwert dieses Tools wird leider noch vielfach unterschätzt – dabei ist er wirklich groß!“