Auf dem Prüfstand

Egal ob in mittelständischen Firmen oder in Großunternehmen – IT-Verantwortliche stehen immer vor denselben Herausforderungen: Der Betrieb unternehmenseigener Systeme muss optimiert werden, zugleich muss ihre Weiterentwicklung im Sinne der digitalen Transformation gewährleistet sein und bei alldem sind die IT-Kosten im Griff zu halten.

Das erfordert eine klare Sicht auf die IT, speziell auf Kostentreiber in SAP ERP, der Business Suite oder in S/4: Eigenentwicklungen (Z-Transaktionen, Z-Reports) und IT-Prozesse, die nicht genutzt werden, Mängel in Bezug auf die Softwarequalität durch die Anzahl der User-Exits und Modifikationen, inaktive oder überzählige Lizenzen oder überflüssige Arbeitsschritte und Änderungen.

Bereits das Abschalten nicht genutzter Eigenentwicklungen, das Löschen individueller SAP-Berichte sowie das Reduzieren ungenutzter Prozesse und unnötiger Arbeitsschritte verringern die Komplexität der SAP-Landschaft und mindern die Kosten spürbar.

Die Erfahrung zeigt, dass selbst ein Mittelständler oft mehrere Hundert eigenentwickelte Transaktionen oder individuelle Reports einsetzt. Hohes Einsparpotenzial wird auch durch die Optimierung innerhalb des SAP-Lizenzmodells, eine Verringerung des Dokumentationsaufwands und durch die Verbesserung der Systemqualität ermöglicht.

Potenziale erkennen

MSG FIT liefert alle Informationen, die notwendig sind, um die Nutzung der SAP-Software im Unternehmen zu analysieren und Verbesserungspotenzial sichtbar zu machen.

Durch den Abgleich mit aktuellen Benchmarks etwa zum User-Verhalten lassen sich die Kostentreiber in der SAP-Landschaft exakt identifizieren. Auch die Komplexität der IT-Landschaft kann mithilfe der aussagekräftigen und verlässlichen Daten reduziert werden. Zu diesem Zweck extrahiert das Tool die Daten der Systemnutzung und der Performance, aber auch technische Informationen aus der SAP-Software und führt sie in einer Textdatei zusammen.

Nach einer umfassenden Analyse dieser Daten ist es unter anderem möglich, genau festzustellen, ob und wo es Regelverstöße bei User-Berechtigungen und bei der Funktionstrennung (Segregation of Duties, SoD) gibt. Diese Prozesse können dann so gestaltet werden, dass sie den Compliance-Anforderungen entsprechen und jedem Audit standhalten.

Schneller Umstieg auf S/4

Die S/4-Conversion-Methode von MSG ermöglicht darüber hinaus die Redokumentation der SAP-Landschaft anhand von SAP-Referenzmodellen oder gemäß individueller Prozessmodelle des Kunden – eine wichtige Voraussetzung für die zügige Konsolidierung der SAP-Systeme.

Eine Redokumentation zeigt außerdem auf, ob die Migration auf die Anwendungssuite S/4 Hana konkrete Vorteile mit sich bringt, etwa in Bezug auf neue Funktionen, und berechnet die Kosten, die bei einer solchen Transformation entstehen.

Kurzinterview mit Stefan Dehn

Was genau ist MSG FIT, und was leistet dieser Service?

Stefan Dehn: Das ist ein von der MSG- Gruppe angewandtes Verfahren, um SAP-Systeme schnell zu analysieren, zu vergleichen und zu optimieren. Binnen weniger Tage lässt sich damit die tatsächliche Nutzung von SAP-Funktionen und -Prozessen bis hinunter auf die Transaktionsebene automatisch auslesen.

Dadurch ist es möglich, die vorhandenen SAP-Systeme zu redokumentieren – ein klarer Vorteil im Vergleich zu manuellen Verfahren. Dazu wird in den relevanten SAP-Systemen ein spezielles Abap-Programm eingespielt, das die Daten, etwa zur Nutzung von Transaktionen, Customizing-Einstellungen und Berechtigungen, Performance-Indikatoren und technische Informationen, ausliest.

Was sind typische Einsatzszenarien?

Dehn: Der große Vorteil ist die Flexibilität. Das Verfahren eignet sich für unterschiedliche Einsatzzwecke. Zum Beispiel kann der Kunde damit ermitteln, ob eine Migration auf S/4 Hana ihm konkreten Nutzen bringt, etwa im Hinblick auf neue Funktionen, und welche Kosten dabei auf ihn zukommen.

In erster Linie prüft MSG FIT aber, wie effizient das SAP-System genutzt wird, das der Kunde aktuell einsetzt, also welche Prozesse, Funktionen, Eigenentwicklungen, Customizing-Einstellungen oder Modifikationen aktiv verwendet werden und welche nicht oder nicht mehr in Gebrauch sind.

MSG FIT analysiert darüber hinaus auch, wie die SAP-Lizenzen genutzt werden und ob alle Berechtigungen den Compliance-Anforderungen genügen und einem SAP-Audit standhalten.

Die Analyse der SAP-Systemlandschaft liefert dem Unternehmen eine valide Datenbasis, um Konsolidierungsprojekte oder den S/4-Umstieg, egal ob von SAP ERP on anyDB oder einer Business Suite powered by Hana aus, effizient, in möglichst kurzer Zeit und somit kostenschonend durchzuführen.

Die Kostenersparnis, die sich durch eine solche SAP-Optimierung auch für die Dokumentation von Prozessen erzielen lässt, ist enorm. In einzelnen Bereichen lassen sich nach unserer Erfahrung die Ausgaben um eine bis zu sechsstellige Summe senken.