Archivierung in der Cloud und CMIS-Readiness

Kärcher ist Hersteller von Reinigungsgeräten und -systemen. Der Konzern beschäftigt weltweit 17.000 Mitarbeiter in 85 Ländern. Wichtiger Bestandteil des international erfolgreichen Unternehmens ist nicht zuletzt eine umfassende IT-Struktur. Einer Neuausrichtung sah man sich bei Kärcher auch gegenüber, als der langjährige ECM-Provider seinen Rechenzentrumsbetrieb in Deutschland aufkündigte.

In der Vergangenheit hatte der Konzern ein umfangreiches ECM im Einsatz – aufgrund eines Umzugs des Rechenzentrums war Kärcher jedoch gezwungen, das Archiv in das neue Rechenzentrum zu migrieren. Wegen einer Nachlizenzierung des bisherigen Anbieters war das Thema Kostenersparnis ebenso ein wichtiger Faktor. Diese neuen Rahmenbedingungen wollten die Verantwortlichen nutzen, um einerseits eine moderne, Cloud-native Archivlösung zu implementieren und andererseits die Migration auf S/4 bestmöglich vorzubereiten, wobei es parallel selbstverständlich auch darum ging, compliant zu bleiben.

Moderne Cloud-Lösung auf AWS

Stefan Hummel, Squad Manager SAP Technology bei Kärcher erinnert sich: „Kärcher ist eine Cloud-Driven Company, das heißt, wir setzen sehr stark auf Hyperscaler – auch im SAP-Umfeld. Also haben wir eine Migration von unserem Bestandshoster zu AWS in der Metropolregion Frankfurt vollzogen, und zwar mit all unseren SAP-Systemen. Ziel war es, die Infrastruktur und Komplexität der Landschaften zu reduzieren und zukunftsweisende Cloud-Native-­Technologien zum Einsatz zu bringen.“

In diesem Kontext musste auch das Archiv umziehen. Gewünscht war eine kosteneffiziente Archivlösung ohne zusätzliche Datenbank, betrieben auf der AWS-Infrastruktur. Darüber hinaus sollte durch den Einsatz von Infrastructure-as-Code und Hot-Deployment eine flexible und wartungsarme Lösung etabliert werden.

Der langfristige Betrieb des neuen Systems sollte über die Kärcher-Tochter ZOE erfolgen. Zusätzlich wollte man das neue Archiv in die bestehende IT-Monitoring-Infrastruktur integrieren und die Lösung so aufbauen, dass zukünftig die Nutzung des Cloud-nativen Schnittstellenstandards CMIS möglich ist. Um gut vorbereitet zu sein, richtete man eine Testumgebung ein, nicht zuletzt, um die bevorstehende SAP-S/4-Migration optimal unterstützen zu können.

Aber die Herausforderungen, die Kärcher und die Spezialisten von KGS im Rahmen des Projekts zu bewältigen hatten, waren von großer Komplexität. Betroffen waren davon unterschiedlichste ERP-Systeme weltweit mit einem Datenbankvolumen von 12,5 Terabyte. Hummel: „Für unser S/4-­Projekt hatten wir uns zum Ziel gesetzt, die Datenmenge um 20 Prozent zu reduzieren. Darüber hinaus wollten wir Daten, die nicht mehr aufbewahrungspflichtig sind, aus den Systemen löschen, um die Menge um ein Drittel zu verkleinern.“ Für die neue Lösung setzte Kärcher auf Tia, die KGS-­Archivlösung, die sich nahtlos in SAP inte­griert und ohne eigene Datenbank auskommt.

Die Migration erfolgte mit einem automatisierten Migrations-Tool, das während des gesamten Prozesses einen unterbrechungsfreien Zugriff auf die Archivdokumente über den Proxy-Server sicherstellte. Verschiedenste Produktivsysteme, mehr als 100 Con­tent-Repositories sowie 175 Millionen Dokumente wurden in die neue, skalierbare Cloud-Architektur auf AWS überführt. Diese bildet nun die Grundlage für zukünftiges Datenwachstum und weitere Digitalisierungsprojekte. Wichtig war Kärcher bei der Migration auch, dass der Wechsel ruhig im Hintergrund stattgefunden hat und dass parallel das notwendige Know-how für den Betrieb einer cloudbasierten Archivlösung ohne Datenbank sowie für die neue SAP-Technologie aufgebaut wurde.

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„Wir wollten unsere Archivlösung so schlank wie möglich bereitstellen, um die Benefits der AWS-Cloud vollumfänglich nutzen zu können.“

Stefan Hummel,
Squad Manager SAP Technology
Kärcher

Erfolgreiche Migration

Zusammenfassend lässt sich feststellen, dass Kärcher seine Projektziele erfolgreich umgesetzt hat. Heute profitiert das Unternehmen von einer deutlich geringeren Systemkomplexität sowie niedrigeren Betriebskosten und weniger Wartungsaufwand. Die neue Archivplattform ist CMIS-­ready und kompatibel zu zukünftigen SAP-­Standards. Dass all diese Verbesserungen gelungen sind, ohne dass der Zugriff auf das Archiv auch nur eine Minute unterbrochen werden musste, sieht man bei Kärcher als große Errungenschaft und Ergebnis der reibungslosen Zusammenarbeit mit den Archivierungsspezialisten der KGS.

Hummel: „Dass wir es geschafft haben, den Umzug des Archivs in die Cloud parallel zum konzernweiten S/4-Projekt ohne Unterbrechung durchzuführen, ist unglaublich wertvoll. Heute freuen wir uns, dass wir das Archiv in der skalierbaren AWS-Architektur betreiben und an die verschiedensten Anforderungen anpassen können. So sind wir bestens auf weiteres Wachstum vorbereitet.“ Über das laufende S/4-Projekt hinaus will Kärcher weiterhin das Datenvolumen durch eine konsequente Archivierung möglichst gering halten. Zudem sollen Altdaten ohne gesetzliche Aufbewahrungspflicht systematisch gelöscht und für die verschiedenen Landesgesellschaften spezifische Archivierungskonzepte entwickelt werden.

Quelle: Kärcher

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