Komplexer Außenhandel

Die Cloud, als eine Möglichkeit der virtuellen Datenhaltung, gewinnt mehr und mehr an Bedeutung. Wer sich als SAP-Bestandskunde in die Cloud wagen möchte, kann dies heute mit unterschiedlichen Angeboten tun.

Es gibt Public-Cloud-Szenarien zum Beispiel im CRM-Bereich oder auch stärker abgegrenzte Virtual-Private-Cloud-Szenarien, die in der SAP Hana Enterprise Cloud (SAP HEC) verwirklicht werden können.

Wie bei jeder neuen Technologie- und Betriebsoption stellt sich für Anwenderunternehmen die Frage: „Was davon ist speziell für uns sinnvoll?“

Kritische Vielfalt

Im Außenhandel sind die Herausforderungen für SAP-Kunden vielfach komplexer als etwa bei der Nutzung klassischer ERP-Softwaremodule in den Kernprozessfeldern.

Das SAP-GTS-System, als Standardlösung von SAP für den Außenhandel, muss zusätzlich neben den ERP-Vorsystemen betrieben werden.

Beim system­übergreifenden Prozessdesign steht die IT zudem vor der inhaltlichen Herausforderung, das breite Fachvokabular der unterschiedlichen Ansprechpartner aus den Bereichen Ausfuhrkontrolle, Zollabteilung Vertrieb und Versand zu verstehen, deren Anforderungen zusammenzuführen und in länderspezifische, gesetzeskonforme Buchungsabläufe umzusetzen.

Die GTS-Sub-Services Compliance-Management (Ausfuhrkontrolle), Customs-Management (Zollabwicklung), Risk-Management (Präferenzzollermittlung) und Electronic Compliance Reporting (ECR – Handelsstatistik) sind dabei als separate Fachgebiete zu betrachten, die zwar ineinandergreifen, aber durchaus eigenen Regeln folgen.

Gleichzeitig bietet die Welt des Außenhandels fachlich und systemseitig klar unterteilbare Abschnitte, deren Ergebnis – wie etwa eine genehmigte Zollanmeldung, eine korrekt zugewiesene und abgeschriebene Ausfuhrlizenz oder der nachvollziehbar ermittelte präferenzielle Status eines Endproduktes – durch die Behörden der jeweils beteiligten Länder „genormt“ ist.

Da ist die Frage berechtigt, ob die notwendige Zeit und Energie für die Beherrschung der Formalitäten inklusive ihrer IT-seitigen Abbildung tatsächlich von den eigenen Mitarbeitern aufgebracht werden muss.

Hinzu kommen die zunehmende Komplexität und damit die Beherrschbarkeit der Formalien, wenn die GTS-Lösung als zentrale Außenhandelsplattform genutzt und unternehmensweit ausgerollt werden soll. Wie beispielsweise eine EAR-600-Series-­Komponente korrekt im ACE-Filing angegeben werden muss oder was die Unterlagencodierungen 5EVU und 2ADP in Österreich repräsentieren und wann sie angegeben werden müssen, wissen nur Insider.

Auch die Tatsache der rechtlichen Verantwortlichkeit des eigenen Unternehmens vor den Behörden ist heute kein Argument gegen eine Auslagerung der Außenhandelsprozesse mehr.

Schließlich werden komplexe logistische Abwicklungen unter Zolllagergenehmigung häufig komplett an Speditionen ausgelagert.

Dies ist über ein IT-System genauso gut und mit größtmöglicher Transparenz möglich.

Anforderungskatalog für das gesamte Kundenproblem

Wie sieht der Anforderungskatalog für den Außenhandel aus, der das gesamte Kundenproblem erfasst? Dies ist die Leitfrage zur Bestimmung einer echten, rundum funktionsfähigen Cloud-Lösung im Außenhandel.

Zu klären ist, wer welche Aufgaben, die zur Bereitstellung einer bedarfsgerechten, softwaregestützten Prozessversorgung notwendig sind, verantwortlich übernimmt.

Ein SAP-GTS-Cloud-­Anbieter sollte deshalb vom Licensing bis zum Application Support in der Lage sein, alle Aufgabengebiete im Baukastenprinzip aus einer Hand liefern zu können.

Es geht nicht um Teilaspekte, nicht nur um Hosting, auch nicht um qualifizierte Services allein. Es geht darum, einen kompletten „Business Process as a Service“ für den Außenhandel zur Verfügung zu stellen.

Skalierbare, umfassende Versorgung

Der erste Punkt im Katalog der Anforderungen an einen Lösungspartner ist das Housing und Hosting des Systemservers.

Der Dienstleister übernimmt den Betrieb und die (COBIT-, ISO-zertifizierte) Sicherung der Server in seinem Rechenzentrum. Damit ist nicht nur das GTS-System und ein sicherer VPN-Tunnel zum Vorsystem gemeint.

Diese Dienstleistung umfasst auch die NetWeaver-Installation, die Bereithaltung der Converterlösung zur Kommunikation mit dem Zoll sowie die Document- und Content-Server zur druckkonformen Inhaltsdarstellung und Nutzung und Anbindung von Archivlösungen.

Möglich sind dabei zwei Lizenzierungsszenarien: Das klassische BYOL (Bring Your Own License) oder Angebote wie die Partner-Managed-Cloud (PMC).

Bei diesen Lizenzverträgen können Kunden direkt von den Vorteilskonditionen der SAP profitieren.

Basis-Maintenance

Die zweite Anforderung betrifft die so genannte Basis-Maintenance. Darunter wird die Überwachung der tagesaktuellen Verfügbarkeit und Funktionsfähigkeit des Systems verstanden.

Geprüft wird beispielsweise, ob Datenbank-Tabellen überzulaufen drohen, SAP Notes oder Upgrades anstehen, Schnittstellen und Nachrichtenaustausch funktionieren sowie XML-Daten­uploads stattfinden.

Kurz: Der verlässliche Betrieb und die technisch einwandfreie Nutzung implementierter Services wird sichergestellt.

Als dritte Komponente kommt die Implementierungskompetenz zum Tragen, also die klassische SAP-GTS-Beratung. Auf Erfahrung und Leading Practices aufbauende Analysen führen bei der Übernahme des GTS-Systems in die Cloud zu Quick Wins, also leicht erzielbaren Prozessverbesserungen.

Im weiteren Verlauf der Zusammenarbeit lassen sich auch bisher nicht genutzte GTS-Sub-Services komplett erschließen und in die bestehende Prozesslandschaft integrieren.

Mit einem Team von erfahrenen GTS-Beratern und -Technologen wird sichergestellt, dass ein in die Cloud ausgelagertes System dort nicht statisch verbleibt, sondern dass ein ständiger Rückfluss für Verbesserungen und Anpassungen garantiert ist.

Das kann etwa auch Schulungen für die unternehmenseigene User-Community umfassen.

Besser auf S/4 vorbereitet

Der Application Management Support rundet das Cloud-Paket ab.

Egal, ob der User gesperrt wurde, ein Ausfuhrbegleitdokument nicht ausgedruckt werden kann, die Lizenzzuweisung nicht wie gewünscht erfolgt oder ein Boykottlistentreffer unerklärlich scheint – mit einer effizienten, telefonisch erreichbaren, schnellen Supportorganisation an der Seite werden die technischen und fachlichen Hürden, die oft genug schon beim Formulieren des Pro­blems entstehen, leichter genommen.

Mit diesen vier Komponenten gelingt es, die Herausforderungen bei Planung, Betrieb und fachlicher Erweiterung von SAP GTS zuverlässig zu beherrschen. Zudem sind Unternehmen, die SAP GTS nutzen, im Hinblick auf einen späteren Umstieg auf S/4 Hana gut präpariert.

Mit einer Cloudlösung wird es leichter möglich, tatsächliche Systemstrategien zu entwerfen und zu bedenken (Rollouts, Länder- und Service-Fokus, Stammdatenaufbau), da sich unerwartete Incidents, regelmäßige Wartung, Daten-Updates und kommende gesetzliche Änderungen auch auf dem Radar des Dienstleisters befinden und quasi minimalinvasiv im Hintergrund erledigt werden.

Obwohl alle vier Services das Gesamtpaket ausmachen, ist die Ausgestaltung individuell skalierbar, sodass ein schrittweises Hineinwachsen in die Lösung durch Ausweiten der Zusammenarbeit möglich ist.

Die Kernfrage bei der Entscheidungsfindung bleibt in der Regel, ob eine Managed-Services-Lösung einen messbaren Mehrwert bietet.

Es ist, neben der Erkenntnis, dass die eigenen IT-Mitarbeiter wieder frei werden, um tatsächlich unternehmensspezifische Fragen zu klären, die Frage nach den Kosten, die den Ausschlag gibt.

Zur Ermittlung des quantitativen Mehrwerts ist es nötig, bisher nicht wahrgenommene Kostenfaktoren zu beziffern. Dies ist regelmäßig eine sehr unternehmensindividuelle Betrachtung, die auszulagernde Leistungen gezielt in den Blick nimmt und deren Effizienz sowie mögliche Einsparpotenziale bewertet.

Die Erfahrung zeigt, dass das quantitative Einsparpotenzial durch ein Cloud-Modell im Bereich GTS mit hoher Wahrscheinlichkeit bei etwa 35 Prozent im Vergleich zum On-Premise-Betrieb liegt.

Mit derart substanziellem Einsparpotenzial empfiehlt sich die Cloud für den Außenhandel auch in Carve-out-Szenarien, wenn Unternehmensteile aus einem Konzernverbund in die Eigenständigkeit he­rausgelöst werden.

In der Praxis kommt es vor, dass beim System-Redesign die Außenhandels­prozesse vernachlässigt oder sogar übersehen werden. Diese Fehler bei Großprojekten lassen sich durch den Einsatz erfahrener Berater und GTS-Systembetreuer verhindern.

Zertifizierte Komplettlösung

Bei der Auswahl des Dienstleisters spielen qualitative Aspekte wie Implementierungserfahrung, Teamgröße, Interdisziplinarität, klare Zuständigkeiten und das Nichtvorhandensein von weiteren Subunternehmern (Near-/Off-shoring) eine zentrale Rolle.

cbs besitzt die Erfahrung aus mehr als zehn Jahren Außenhandelsabwicklung mit SAP GTS bei mehr als 50 erfolgreichen Implementierungen.

Die cbs GTS Cloud ist derzeit die einzige, von SAP als Partner-Managed-Cloud (PMC) zertifizierte Komplettlösung für globale Exportkontrolle und effizientes Zollmanagement. Als Tochterfirma von Materna wissen die cbs-Berater, worauf es beim grenzüberschreitenden Prozessdesign ankommt.

Durch das Hosting im deutschen TÜV- und ISO27001-zertifizierten Rechenzentrum von Materna sind zudem höchste Standards in puncto Datenschutz und Sicherheit erfüllt. Aus dieser Erfahrung wurde die cbs GTS Cloud entwickelt, denn gerade die Außenhandelsprozesse bieten einen idealen Einstieg, um sich das Thema Cloud Schritt für Schritt zu erschließen.