Alles richtig machen! – Tipps für Ihre SAP S/4HANA Vertragsumstellung

SAP läutet das Ende seiner erfolgreichen R/3-Software ein. Die Standardwartung für diese Software endet 2027. Spätestens zum Ende des Extended Supports im Jahr 2030 muss jeder SAP-Kunde auch seine Lizenzverträge für das Nachfolgeprodukt S/4HANA umgestellt haben. Dies umfasst eine oft jahrzehntelange Vertragshistorie, die aufgearbeitet werden muss.

Um die bereits getätigten Investitionen in SAP-Software zu retten, bietet SAP ihren Kunden zwei Wege an: Die Product Conversion und die Contract Conversion. Für wen eignet sich welcher Weg? Wie stelle ich die Weichen für die Zukunft richtig?

Product Conversion – Vertragsumstellung „light“ 

Die Product Conversion ist die einfachste Form, Ihre Bestandslizenzen in die S/4-Welt zu überführen. Dazu muss das Produkt „S/4HANA Enterprise Management for ERP Customers“ erworben werden. Dadurch bleiben alle alten Nutzungsverträge für SAP-Software auch in der S/4HANA-Umgebung gültig. SAP gewährt sogar für den gesamten Migrationszeitraum ein „Dual-Use-Right“. D. h., man darf die Lizenzen bis zum lizenzierten Umfang sowohl in der R/3-Umgebung als auch in der S/4-Umgebung nutzen.

Eine Umwandlung auf S/4-Lizenzen ist nur für die Produkte notwendig, für die es in der neuen Welt keine Entsprechungen gibt. Beispielsweise wird das R/3-Produkt „SAP EHS Management, product safety“ in das neue Produkt „SAP S/4HANA for product compliance“ umgewandelt.

Der gezahlte Vertragspreis wird für die Lizenzierung des neuen Produktes zu 100% angerechnet. Hier kommt es darauf an, den Rabatt für die Nachfolgeprodukte so zu verhandeln, dass keine zusätzlichen Kosten entstehen.

Tipp 1: Wenn das S/4HANA-Nachfolgeprodukt Ihnen keinen zusätzlichen Nutzen bringt, bestehen Sie darauf, dass der Rabatt für dieses Produkt dazu führt, dass Sie nichts zusätzlich zahlen müssen.

Vorteilhaft ist diese Form der Vertragsumstellung für alle Kunden, die sehr viele „günstige“ Nutzertypen verwenden. Viele Nutzertypen für die eingeschränkte Nutzung des SAP-Systems, wie Worker User, Project User, Logistics User, gibt es in der S/4-Preisliste nicht mehr. Mit einer Product Conversion darf man diese weiter nutzen und auch nachlizenzieren. Auch alle vertraglich eingeräumten Sonderrechte bleiben bei der Product Conversion erhalten. 

Tipp 2: Analysieren Sie Ihre Vertragshistorie inklusive aller Nebenabreden auf wichtige Sonderrechte. Wenn Sie diese nicht verlieren wollen, schließen Sie eine Product Conversion ab oder sorgen Sie dafür, dass SAP Ihnen diese Rechte auch nach einer Contract Conversion gewährt.

Bezüglich der „indirekten Nutzung“ des SAP-Systems verändert sich Ihre rechtliche Position bei der Product Conversion nicht. Sie sind nicht verpflichtet dazu, das Lizenzmodell „Digital Access“ zu akzeptieren. Einerseits bleibt damit die Unsicherheit bestehen, inwieweit SAP berechtigt ist, für indirekte Nutzungen des Systems, z. B. durch Schnittstellen zu Lieferanten, Dienstleistern oder Kunden, Lizenzgebühren zu verlangen. Andererseits können Sie sich noch gegen diese Forderungen wehren und andere Vereinbarungen mit SAP schließen, um konkrete Nutzungsszenarien lizenzrechtlich abzusichern.

Tipp 3: Überprüfen Sie Ihr Risiko bezüglich der indirekten Nutzung und ermitteln Sie Ihren aktuellen und zukünftigen Lizenzbedarf für das Modell „Digital Access“. Auf dieser Basis entwickeln Sie eine Verhandlungsstrategie, um die indirekte Nutzung möglichst kostengünstig und zukunftssicher zu lizenzieren.

Contract Conversion – viele Risiken, aber auch viele Chancen

Die Contract Conversion ist tatsächlich der harte Schnitt mit der Vertragshistorie. Alle Altverträge werden mit dieser Vereinbarung beendet und durch einen neuen Vertrag abgelöst. Diese Vertragskonsolidierung kann man auch im Rahmen der Product Conversion durchführen, bei der Contract Conversion ist dieser Schritt jedoch eine Voraussetzung. 

Bei der Contract Conversion werden zunächst die gezahlten Vertragspreise für die Altprodukte addiert. Die Summe wird dann zu 100 Prozent auf den Kaufpreis der neuen S/4HANA-Produkte angerechnet. Der Vorteil liegt bei diesem Verfahren darin, dass damit auch nicht genutzte Altprodukte mit angerechnet werden und damit „Shelf-ware“ in wieder nützliche Produkte getauscht werden kann.

Eine große Herausforderung bei der Contract Conversion ist die Definition der neuen S/4HANA-Bill-of-Material. Die in der R/3-Welt genutzten Funktionalitäten sind in der S/4HANA-Preisliste auf verschiedene Produkt verteilt worden. Es ist eine detaillierte Analyse der Bedarfe notwendig, um die richtige Konfiguration festzulegen. Werden hier Funktionen übersehen, die nur durch zusätzliche Produkte abzubilden sind, kann sich die Kostenkalkulation dramatisch ändern.

Tipp 4: Beziehen Sie rechtzeitig die nutzenden Fachbereiche in die Vertragsvorbereitung mit ein, um ein vollständiges Bild über die benötigten Funktionen und damit die zu lizenzierenden S/4-Produkte zu erhalten.

Eine Nebenbedingung ist bei dieser Conversion noch zu beachten. Die Anrechnung der Altprodukte erfolgt nur auf maximal 90% der neuen Vertragssumme. D. h., die Wartungsbasis muss sich bei der Con-tract Conversion um mindestens 10% erhöhen. Für Kunden, die nicht vorhaben, ihr SAP-Engagement auszubauen, ist diese Vertragsumstellung daher selten sinnvoll.

Mit der Contract Conversion ändern sich auch die verfügbaren Nutzertypen. Für die Named-User-Lizenzierung stehen nur noch vier Typen zur Verfügung: Professional Use, Functional Use, Productivity Use und Developer Access. Bisherige Umstellungsprojekte haben gezeigt, dass die neuen User–Typen zu höheren Lizenzkosten führen, da viele günstige Nutzertypen wegfallen und dann oft der Professional Use benötigt wird. Seit Ende 2020 sind allerdings die Rechte für „Display Use“ und „Approval Use“ bereits im günstigsten Nutzertyp „Productivity Use“ enthalten. SAP-Kunden, die viele User verwenden, die nur lesend zugreifen oder Freigaben im SAP-System durchführen, können hier erhebliche Einsparungen erwarten.

Tipp 5: Analysieren Sie das Nutzungsverhalten Ihrer SAP-User und schätzen Sie möglichst genau ab, wie viele Lizenzen Sie je Nutzertyp aus der S/4HANA-Preisliste benötigen. Der Einsatz eines Simulationstools kann hier wertvolle Hilfe leisten.

Mit der Contract Conversion will SAP auch dem Lizenzmodell „Digital Access” zum Durchbruch verhelfen. Da viele Kunden aus diesem Grund keine Contract Conversion durchführen wollten, ist SAP in Einzelfällen bereit, darauf zu verzichten. Es gelten dann die alten Regelungen zur indirekten Nutzung.

Wer „Digital Access“ lizenziert, stimmt vertraglich zu, dass SAP das Recht hat, für jeden Beleg (jede Belegzeile), der nicht über einen SAP-Dialog angelegt wurde, zusätzliche Lizenzgebühren zu verlangen. Ausgenommen sind nur Belege, die aus anderen SAP-Applikationen (Concur, CRM, Ariba …) übertragen wurden. Die Lizenzpflicht entsteht auch, wenn der Beleg im Fremdsystem durch einen User angelegt wurde, der eine gültige Named-User-Lizenz besitzt.

Bisher gibt es nur unzureichende und fehlerbehaftete Möglichkeiten, die Anzahl der lizenzpflichtigen Dokumente zu ermitteln. Das macht es schwierig, die aktuellen und zukünftigen Kosten für „Digital Access“ abzuschätzen. Die Listenpreise für „Digital Access“ sind abstrus hoch und SAP hat schon immer Rabatte oberhalb von 90% darauf gewährt. Als Kunde hat man zusätzlich wenig Einfluss auf das Belegwachstum. Gerade die Digitalisierung wird dazu führen, dass immer mehr Prozesse über Schnittstellen mit SAP-Systemen kommunizieren, sodass ein exponentielles Wachstum erwartet werden kann.

Tipp 6: Versuchen Sie mit geeigneten Hilfsmitteln die lizenzpflichtige Anzahl „Digitaler Dokumente“ zu ermitteln. Sichern Sie sich hohe Rabatte bei diesem Produkt und begrenzen Sie Möglichkeiten zur Preissteigerung nach Ablauf der Rabattvereinbarung. Legen Sie vertraglich fest, wie die Anzahl der Belege ermittelt wird, solange SAP keine zuverlässige Vermessung gewährleisten kann. Sichern Sie sich Rücktrittsklauseln für dieses Produkt, falls Gerichte der Lizenzierung der indirekten Nutzung widersprechen.

Wie sieht der ideale Weg zur
Vertragsumstellung aus?

• Analyse der Altverträge (Produkte, Vertragspreise, Sonderrechte)

• Ermittlung der zukünftigen Bedarfe in der S/4-Preisliste (neue Nutzertypen, Engines, Digital Access)

• Festlegung der Verhandlungsziele für a.) Contract Conversion, b.) Product Conversion

• Verhandeln mit SAP

Falls kein akzeptables Angebot für eine Contract Conversion verhandelt werden kann, kann eine Product Conversion abgeschlossen werden. Zu jedem Zeitpunkt kann auch später noch die Contract Conversion durchgeführt werden. Manchmal lassen sich wichtige Forderungen zu einem späteren Zeitpunkt besser durchsetzen. Mit den Erfahrungen aus vielen Umstellungsverhandlungen unterstützt SAMtoa Sie gerne auf Ihrem Weg nach S/4HANA.