Genial einfach auch bei Aufträgen

Die Fischer-Gruppe ist mit 5200 Mitarbeitern und 49 Gesellschaften in 37 Ländern weltweit vertreten. Hauptaugenmerk legt das Unternehmen auf Innovationskraft und Qualität, auch bei den internen Prozessen, die man kontinuierlich über Abteilungs-, Bereichs- und Ländergrenzen hinweg optimiert. „Wir wollen unsere Auftragsbearbeitung möglichst zeitnah mit einem kompakten Team durchführen, und das natürlich so fehlerfrei wie möglich“, erklärt Michael Mader, Leiter Administration und Controlling.

Für Tangro hat man sich bei Fischer entschieden, weil die Lösung in SAP eingebettet ist.

„Die OCR-Erkennung läuft einfach im Hintergrund, ohne zusätzlichen Arbeitsplatz zur Vorerfassung. Der Sachbearbeiter sichtet und verarbeitet die eingegangenen Aufträge direkt an seinem Bildschirm“, sagt IT-Prozessmanager Thorsten Holl.

„Die Oberfläche ähnelt dabei der gewohnten SAP-Umgebung, sodass sich die Anwender sehr einfach in dem System zurechtfinden. Das hat uns gut gefallen.“

Bei der Verarbeitung wird das Auftragsbild zusammen mit den vom System erkannten Inhalten angezeigt. Das macht das Prüfen der Auftrags­daten besonders einfach. Aus Sicht der IT war nicht zuletzt die S/4-Fähigkeit der Tangro-Lösung ausschlaggebend, denn nächstes Jahr beginnt die Umstellung auf das neue ERP-System.

Gestartet wurde die Automatisierung der Auftragsverarbeitung in der deutschen Vertriebsgesellschaft des Geschäftsbereichs Fischer-Befestigungssysteme. Hier geht es vor allem um standardisierte Artikel, die über eine Artikelnummer ab Lager geliefert werden. An Baumärkte, den Baustoffhandel oder an den Produktionsverbindungshandel, der wiederum Handwerks­betriebe und Industriekunden mit den Fischer-Befestigungssystemen versorgt.

Ein Massengeschäft also, mit täglich hohem Auftragseingang. Und mit dem Anspruch der Tagfertigkeit und der schnellen Auslieferung: Alle Aufträge müssen am Tag des Eingangs verbucht sein. Wenn Sendungen noch am gleichen Tag das Haus verlassen sollen, muss die Verarbeitung sogar bis zur Cut-off-Zeit am frühen Nachmittag erledigt sein. Das geht nur, wenn die Auftragserfassung schnell, reibungslos und möglichst fehlerfrei erfolgt.

Bei Aufträgen, die elektronisch per EDI (Electronic Data Interchange) eingehen, ist das kein Problem. Diese Bestellungen sind maschinenlesbar und werden daher direkt in SAP verbucht. Über 65.000 Auftragsbelege im Jahr kommen bei Fischer aber nach wie vor per Fax oder E-Mail an. Die Inhalte dieser Bestellungen müssen erst einmal in SAP erfasst werden, was bei manueller Eingabe und einem Umfang von bis zu 60 Positionen pro Beleg enorm viel Zeit kostet. Mit Tangro läuft nun auch dieser Vorgang elek­tronisch ab: Rund 90 Prozent der Fax- und E-Mail-Aufträge verarbeitet die Software mittlerweile vollständig automatisch.

„Durch die automatisierte Auftragsverarbeitung mit Tangro haben wir einen enormen Zeitgewinn erreicht. Jetzt bekommen wir Tagfertigkeit noch besser hin“, sagt Thorsten Holl.

Tangro erfasst die relevanten Inhalte aus der Bestellung und befüllt die erforderlichen Feldwerte selbstständig mit den erkannten Daten. Dazu gehören zum Beispiel Kopfdaten wie Auftraggeber, Bestellnummer und Bestelldatum sowie das Lieferdatum und der bestellende Sachbearbeiter beim Kunden.

Auf Positionsebene erkennt das System unter anderem die Positionsnummer, den Artikel, die Menge, die Mengeneinheit und den Gesamtpreis. Damit sind alle relevanten Daten vorhanden, die zur Verbuchung der Bestellung in SAP benötigt werden – ganz ohne manuellen Aufwand.

„Die Mitarbeiter müssen nichts mehr abtippen“, so Thorsten Holl, „sondern können sich der Prüfung und dem Anlernen des Systems widmen.“

Das Antrainieren neuer Beleginhalte ist für die Auftragserfassung eine wichtige Funktion, weil der Vertriebsprozess damit ohne Stocken weiterlaufen kann. Vertriebsbelege sind individueller als Buchhaltungsbelege und haben wesentlich mehr Spezifitäten. Diese unterschiedlichen Layouts müssen dem System antrainiert werden.

Thorsten Holl: „Das Lernen neuer Auftragsbelege ist bei Tangro so einfach, dass die Sachbearbeiter diesen Part übernehmen können, als Teil der täglichen Auftragsverarbeitung.“

Im Tangro-Eingangsbuch werden sämtliche Aufträge, die per Fax beziehungsweise E-Mail eingegangen sind, aufgelistet und je nach Vertriebsweg und Sparte weiterverarbeitet. Gleiches gilt auch für Angebote und Retouren. Auch diese Belegarten werden mit Tangro automatisch erfasst.

Die Auftragsverarbeitung erhält damit einen weiteren Optimierungsschub: Wenn es zu einer Bestellung bereits ein zugehöriges Angebot gibt, erkennt Tangro dies sofort und erleichtert damit den Datenabgleich. So ist sichergestellt, dass beispielsweise vereinbarte Konditionen in den Auftrag übernommen werden. Dazu Thorsten Holl: „Das ist das Schöne bei Tangro: Wenn ich mich auf das Angebot beziehe, sehe ich direkt die Preise und kann diese abgleichen.“

Die spezifischen Anforderungen bei Fischer, etwa in Bezug auf die Selektionen im Eingangsbuch oder die Erkennung der unterschiedlichen Belegarten, konnten weitgehend über das Customizing abgedeckt werden. Nach dieser Erfolgsbilanz soll das System nun in weitere Landesgesellschaften ausgerollt werden, in Abhängigkeit davon, ob SAP im Einsatz ist und ob Mengen­gerüst, Faxeingang und die Art der Aufträge eine ähnliche Struktur aufweisen.