Einkauf ohne Medienbrüche

Geht’s um die Ausschreibung und Angebotsabgabe zu bestimmten Bedarfen, ermöglichen eRfx-Lösungen (Electronic Request for x) eine einfache und schnelle Kommunikation zwischen Einkauf und Lieferanten.

Sie sind damit den herkömmlichen Ausschreibungswerkzeugen überlegen, deren Komplexität beide Seiten oft hoffnungslos überfordert. SAP Supplier Relationship Management (SRM) macht da keine Ausnahme und mutet den Nutzern Ausschreibungsfunktionen mit zahllosen – häufig überflüssigen – Eingabefeldern zu.

Eine Lösung scheint auch nicht durch die Migration auf S/4 Hana in Sicht, da SAP mit dem neuen Sourcing-und-Procurement-Modul nur noch rudimentäre Ausschreibungsprozesse zur Verfügung stellt.

Käme noch die Kollaborationsplattform SAP Ariba infrage – die sich allerdings mehr für standardisierte Einkaufsprozesse als für Einkaufsorganisationen mit branchenspezifischen und regionalen Anforderungen eignet.

Und diese haben nun einmal die meisten Unternehmen und öffentlichen Einrichtungen in Deutschland. Hinzu kommt, dass viele Anwender Bedenken hegen, sensible Geschäftsdaten in einer Public Cloud wie Ariba abzulegen.
Keine unnötigen Informationen

Mit modernen eRfx-Tools (Electronic Request for x) können SAP-Kunden diesem Dilemma entgehen. „x“ steht dabei als Platzhalter für den Preis oder konkrete Angebote zu den angefragten Bau-, Liefer- oder Dienstleistungen.

eRfx-Werkzeuge vereinfachen die operativen Ausschreibungsprozesse für die Einkäufer und Lieferanten beträchtlich, da sie sich auf den notwendigen Informationsaustausch beschränken und übersichtliche Benutzeroberflächen bieten.

Flexibel gestaltbare, intuitive Textfelder mit Fragebogenfunktionen erlauben es den Einkäufern, schnell und einfach ihre Anforderungen zu formulieren und an ausgewählte Bieter zu versenden.

Per E-Mail zeitnah über neue Ausschreibungen informiert, können die Lieferanten mit wenigen Klicks die Anfragen beantworten und ihr Angebot abgeben.

Sind elektronische Ordner in die eRfx-Tools eingebunden, lassen sich dort zusätzliche Dokumente oder Konstruktionszeichnungen herunterladen, mit denen die Einkäufer ihre Anforderungen konkretisieren.

Nach Eingang aller möglichen Angebote wertet das eRfx-Tool diese automatisch aus und filtert das beste heraus. Fließen neben dem Preis weitere Kriterien in die Beurteilung ein, etwa die Zuverlässigkeit oder vorhandene Zertifizierungen eines Lieferanten, steht zusätzlich eine Matrix zur Verfügung, die eine gezielte Auswahl bis auf Positionsebene ermöglicht.

Da sämtliche Schritte automatisch erfolgen, sparen eRfx-Werkzeuge den Anwendern viel Zeit, Geld und Papier und helfen zudem, die Fehlerraten zu senken. Gleichzeitig wird eine einheitliche, transparente Auftragsvergabe sichergestellt, die Korruptionsrisiken minimiert.

Damit sind eRfx-Lösungen bestens geeignet, die steigende Nachfrage nach leistungsstarken Ausschreibungswerkzeugen zu bedienen. Diese macht sich sowohl in den Unternehmen als auch in den öffentlichen Institutionen in Deutschland bemerkbar, zumal diese seit Oktober 2018 nach dem neuen EU-Vergaberecht verpflichtet sind, die Ausschreibungs- und Vergabeverfahren für Bau-, Liefer- und Dienstleistungsaufträge ab einer gewissen Größenordnung komplett digital abzuwickeln.

Schrittweise Ablösung möglich

Für SAP-Bestandskunden steht bei 2bits ein Werkzeug zur Verfügung, das als Add-on zu SRM, ERP und S/4 oder eigenständige Software genutzt werden kann. Als Zusatz zur SAP-Einkaufslösung schließt das Add-on die Lücke, die durch die wenig benutzerfreundlichen Ausschreibungsfunktionen in SRM entstanden ist.

Wer eRfx hingegen „Stand-alone“ einsetzt, kann damit einen Startpunkt für die Ablösung der SAP-Beschaffungsprozesse setzen. Dieses Vorgehen empfiehlt sich für alle SAP-basierten Einkaufsorganisationen, die nicht auf S/4-Sourcing-und-Procurement umsteigen wollen, da das funktional abgespeckte Beschaffungsmodul ihre Anforderungen nicht erfüllt.

Die Einführung von eRfx bietet die Möglichkeit, auf entsprechende Lösungen anderer Anbieter zu wechseln, mit denen sich die Beschaffung und das Lieferantenmanagement durchgängig automatisieren lassen.

So machte die DSAG-Umfrage zum Stand der Digitalisierung in den Mitgliedsunternehmen unmissverständlich deutlich, dass es in vielen Fällen spezifische – nämlich informatorische, technische und funktionale – Ursachen seitens der SAP-Lösungen sind, die die digitale Transformation behindern. Dies gilt auch für die Beschaffungsprozesse.