Gut optimiert – ist das „cool“

Der oberösterreichische Aluminiumspezialist HAI erreicht Wirtschaftlichkeit und Qualitätssicherung durch Produktion des recycelten Vormaterials, Strangpressen der Aluminiumprofile und mechanische Weiterverarbeitung bis zum Fertigteil.

2018 machte HAI mit mehr als 1200 Mitarbeitern in den drei Produktionsbereichen Casting (Gießerei), Extrusion (Strangpressen) und Processing (mechanische Weiterverarbeitung) einen Umsatz von rund 500 Millionen Euro. Prominente Referenz: die neuen Wagenkästen der Wuppertaler Schwebebahnen, die von HAI gefertigt wurden.

Das Unternehmen verfügt über sechs Standorte in Österreich, Deutschland und Rumänien. Hauptsitz ist das österreichische Ranshofen. Hier ist auch die Finanzbuchhaltung mit der Rechnungsprüfung angesiedelt.

Rund 49.000 Rechnungen von sechs Firmen an drei Standorten fallen hier jährlich zur Verarbeitung in SAP an – zum allergrößten Teil PDFs und nur noch ein paar wenige Papierrechnungen.

Als Eingangskanal fungiert eine zentrale E-Mail- Adresse, an die PDF-Belege direkt und bei Papierbelegen das gescannte Dokument gesendet wird.

Die gesamte Verarbeitung dieser Rechnungen in SAP erfolgt mit Tangro nun durchgängig digital. Und entspricht damit dem Ziel des Automatisierungsprojekts, wie Franz Biereder von HAI erklärt:

„Unsere Vision war das papierlose Büro. Mit Tangro haben wir dieses Ziel in der Rechnungsverarbeitung erreicht.“

Fünf Mitarbeiter sorgen dafür, dass Rechnungen erfasst, geprüft und in SAP verbucht werden. Das geht bei Rechnungen mit Bestellbezug, die rund 80 Prozent aller Rechnungsbelege ausmachen, besonders schnell und fast ohne manuellen Eingriff:

Die Tangro-Software erkennt die Inhalte automatisch, gleicht sie in Echtzeit mit den Stamm- und Bewegungsdaten in SAP ab und generiert einen Vorerfassungsbeleg.

Eine kurze Überprüfung durch den Sachbearbeiter, und die Rechnung wird per Knopfdruck gebucht. Theoretisch könnten diese Belege sogar vollständig automatisch in den Zahllauf gehen, bislang ist ein letzter prüfender Blick aber bewusst gewollt.

Auch bei den restlichen 20 Prozent der eingehenden Rechnungen, die ohne Bestellbezug vorliegen oder bei denen es noch Klärungsbedarf gibt, erleichtert die neue Software die Verarbeitung erheblich.

So erkennt die Software den Kreditor und die Bestellnummer automatisch und automatisiert die Workflows zur Freigabe und Kontierung. Wobei die Abläufe hier so einfach wie möglich gehalten wurden:

Nach dem Vieraugenprinzip geht der Beleg zunächst an den zuständigen Genehmiger und dann an den Sachbearbeiter oder Einkäufer, der den Wareneingang überprüft und die Kontierung vornimmt. Das alles erfolgt per Mausklick direkt aus dem Tangro-Cockpit und geht automatisch an den oder die richtigen Empfänger.

„Das zeitaufwändige Hin-und- her-Schicken der Rechnungspapiere auf dem Postweg oder per Mail hat dank Tangro ein Ende“

sagt Franz Biereder. Und die Suche nach dem richtigen Ansprechpartner ebenso.

Auch die Gefahr, dass ein Beleg verloren geht oder irgendwo vergessen wird, ist jetzt gebannt: Sobald ein geplanter Bearbeitungszeitraum überschritten wird, bekommen die zuständigen Bearbeiter automatisch eine Erinnerungs-E-Mail.

Die fünf Mitarbeiter im Rechnungswesen haben den vollen Überblick über alle eingegangenen Rechnungen und sehen jederzeit genau, bei wem eine Rechnung gerade zur Bearbeitung liegt.

Im Nachhinein lässt sich der gesamte Vorgang dank des Workflow-Protokolls nachvollziehen. Diese umfassende Transparenz erleichtert auch das Controlling.

„Beim Monatsreporting ist der Status der noch anstehenden Rechnungen sofort ersichtlich. Damit sind jetzt auch ungeplante, größere Rechnungen einplanbar“

erklärt Finanzleiter Franz Biereder. Zudem fällt der Gang ins Archiv weg.

„Wir mussten unser Ordnerarchiv aus Platzgründen schon auslagern, was natürlich mit Kosten verbunden war. Nun hat die Papierablage endlich ein Ende. Die Belege sind elektronisch abgelegt und jederzeit wieder aufrufbar.“

Bei der Suche nach einer geeigneten Lösung für die Rechnungsverarbeitung spielte vor allem die Kompatibilität zu SAP eine wichtige Rolle. Ein Kriterium, bei dem Tangro durch seine direkte Einbettung in SAP – ohne Schnittstellen – besonders punkten konnte. Auch deshalb, weil damit der Switch auf S/4, der in einigen Jahren kommen soll, ohne Komplikationen erfolgen kann.